La introducción de las Tecnologías de la Información y los diferentes modelos de sistemas de gestión empresarial como son los CRM o Gestión de la Relación con los Clientes (CRM), los MRP o Planificación de Requerimiento de Materiales (MRP), o sistemas más completos que integran los anteriores y abarcan todas las áreas de una empresa como son los ERP; ha abierto un gran panorama de oportunidades para las empresas.

La entrada de la contabilidad electrónica en México fue otro detonante que llevó a las empresas a introducir forzosamente una plataforma tecnológica para gestionar sus actividades contables. Este momento fue aprovechado por muchas organizaciones para incursionar en la incorporación de herramientas de gestión más especializadas.

Sin embargo, esta gran cantidad de información generada diariamente ha llevado a algunos dueños de pequeñas y medianas empresas a sentirse agobiados durante el proceso de asimilar los beneficios de las herramientas, encontrar los datos que necesitan para realizar sus actividades de dirección, etc.

Para hacer frente a esta situación existen algunos pasos que las pequeñas y medianas empresas pueden seguir a fin de que sea más sencillo el proceso se asimilar la nueva plataforma.

Definir una estrategia

Antes de elegir cual será el sistema que se va a implementar dentro de la organización, es importante que la empresa haya realizado una cuidadosa planificación sobre que es y lo que se espera lograr recopilando información.

Esta planificación debe incluir una comprensión de cuales y de donde llegan los datos que se espera recopilar y cual será el destino de los mismos para tener una comprensión del estado actual de la organización.

Este análisis va a ayudar a la empresa a tener una claridad desde el principio para poder ir estableciendo reglas sobre cual será el tratamiento de la información sin caer en contradicciones o la toma apresurada de decisiones. Que al final del día les permita extraer todos beneficios de contar con todos los datos integrados y disponibles en tiempo real en una misma plataforma.

Unificar el enfoque de la organización

El beneficio que ofrecen las herramientas de gestión es, entre otras cosas, el de centralizar la información que se desprende de todas sus actividades. Esta centralización permite que cada área pueda visualizar los datos que necesita para sus actividades.

De esta forma el área de marketing, a través de las tendencias de compra y venta puede plantear nuevas estrategias para la creación de nuevos productos, atacar nuevos mercados, etc.

Todo esto debe de servir para centrar esfuerzos y orientarlos a sus objetivos particulares de crecimiento.

Una empresa que busca aumentar el volumen de ventas necesitan aprovechar descuentos y tarifas preferenciales por parte de sus proveedores. Mientras que una empresa que busca ofrecer a sus consumidores el valor agregado de calidad a sus productos va a enfocarse en asegurar la procedencia de los artículos con el proveedor restando importancia al costo de los mismos.

Cuando una empresa tiene claros sus objetivos puede enfocar la estrategia que se va a seguir a través de su plataforma tecnológica para lograr la lealtad y retención de sus consumidores de acuerdo al valor agregado que ofrece.

Enfocar esfuerzos

La centralización, almacenamiento y análisis de información solo tiene sentido si se hace con un fin especifico. Tener una gran cantidad de información almacenada si no te tiene un plan sobre que y para que realizar un determinado análisis solo va a llevar generar confución.

Además, si las bases de datos no se tienen actualizadas los análisis que se realicen no van a servir de mucho. Por ejemplo, si no se capturan correctamente los datos de los clientes o no se actualizan debidamente van a entorpecer el trabajo de marketing al momento de que quiere implementar campañas para rescatar clientes de los que no se ha ido en un largo tiempo.

Toda la compañía debe tener conocimiento sobre cuales son los objetivos de la organización y cuales serán las estrategias de crecimiento que se llevarán a cabo para que puedan colaborar todos desde sus puestos de trabajo a facilitar el cumplimiento de estas metas.

Contar con un sistema de gestión empresarial tiene importantes ventajas para las organizaciones, la centralización y disponibilidad de la información es una de ellas; sin embargo, antes de plantearse la posibilidad de incluir un sistema de esta naturaleza es importante que se tenga metas claras sobre lo que se espera lograr y no unicamente se siga la moda.

Si una implementación no se realiza con los objetivos adecuados la herramienta va a convertirse en un impedimento para la organización que va a entorpecer sus actividades y agobiar a los usuarios.

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