El éxito de un proyecto de implementación de un sistema ERP se define por una gran cantidad variables directas e indirectas. Estas variables no solo se refieren a la parte tecnológica en si; en realidad es importante considerar la tecnología para elegir la plataforma adecuada a nuestra rama empresarial, pero el impacto que tiene sobre el éxito final del proyecto es mínimo. El punto donde radica la mayor parte del éxito de un proyecto es en las personas que como yo desconocemos como programar cualquier cosa por pequeña que sea, pero que soportamos el día a día de las operaciones de la empresa.
Al introducir un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) hay que considerar que la empresa esta formada por personas que son las que le dan vida y en las que va a recaer el importante papel de evaluar el sistema, de hacer uso del mismo y en fin de hacer que la implementación sea un éxito.
Desde este punto de vista es importante considerar que cualquier situación nueva y desconocida va a suponer una serie de problemas para los usuarios mientras que se acostumbran y asimilan las nuevas características, disposiciones y particularidades de su trabajo diario.
Estas situaciones constituyen una respuesta natural ante cualquier situación estresante a la que nos enfrentemos como seres humanos, y la forma en que las podemos enfrentar y canalizar para que no afecten el desarrollo del proyecto tienen mucho que ver con el enfoque que le demos.
- Reacción de alarma: siempre que se trata de algo nuevo y desconocido reaccionamos de manera instintiva poniéndonos a la defensiva. Esta es una reacción común cuando la dirección de la implementación se delega en alguien con poca experiencia en gestión de proyectos empresariales. Muchas veces se provoca desde el momento en que se hace la requisición de cotizaciones para el proyecto de implementación; una persona con poca experiencia va a aceptar tantas propuestas como sea posible sin que se haya realizado con anterioridad un estudio a fondo de cuales son las necesidades y objetivos particulares de la empresa. Como resultado, se contratará al proveedor que haya proporcionado el precio más bajo lo que al final provocará que el proveedor sea incapaz de cumplir con los objetivos deseados o que se apliquen cargos extras por las discrepancias existentes entre los tiempos, requerimientos y/o funcionalidades requeridas en el sistema.
- Resistencia al cambio: un proyecto de implementación incluye a todas las áreas de la empresa y va a afectar el trabajo de todos los usuarios por lo tanto es fundamental que las decisiones y argumentos para el mismo vengan soportadas desde la visión estratégica de la empresa custodiada por la dirección. Cuando se delegan estos proyectos a un solo departamento, en muchas ocasiones el departamento de Tecnologías de la Información, la comunicación con los encargados de las diversas áreas puede llegar a no ser la adecuada afectando la relación con los usuarios finales quienes se van a sentir excluidos, frustrados y, por tanto, resistentes al cambio. Es importante entender que la implementación de un sistema ERP es un proyecto empresarial que debe traer cambios organizacionales y funcionales que necesariamente van a afectar a los empleados; por esta razón no se puede delegar en manos del departamento de TI si no que debe estar liderado y supervisado por la gerencia para que el trabajo con todas las áreas de la empresa pueda ser incluyente de forma que nadie se sienta relegado y se tome en cuenta su opinión para que el proceso de asimilación de la nueva plataforma sea más rápido y asertivo.
- Fracaso de proyecto: Cuando un sistema de esta magnitud se impone en una empresa genera aversión por parte de los empleados o usuarios finales. Esto provoca que si bien deben hacer uso del mismo ante las responsabilidades cotidianas de su cargo y la carga de trabajo que esto conlleva, se vayan retrasando las tareas relativas a la implementación y uso de la plataforma lo que necesariamente afectará los estados de resultados ofrecidos a final de mes y esto repercutirá en las estrategias y rumbo de la empresa para los meses posteriores. El resultado va a ser el fracaso del proyecto que puede no solo costar el tiempo, dinero y personal invertido; incluso hay casos de implementaciones que han llevado al cierre de la empresa en cuestión.
Si bien la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es siempre un proyecto de gran volumen y alcance que afecta el funcionamiento de una empresa provocando cierto grado de tensión, este proceso no tiene por que ser desgastante ni estresante.
Con el apoyo del proveedor adecuado, que involucre desde las primeras etapas del proyecto a un consultor especializado el cual busque lograr los alcances deseados basándose en un presupuesto y calendario real, teniendo en cuenta las limitaciones que puedan presentarse; que incluya a todas las áreas de la empresa y que se de el tiempo necesario para ayudar en el proceso de capacitación y asimilación del nuevo sistema por parte de los usuarios finales.
Pero sobre todo, que trabaje de la mano con la dirección de la empresa para alcanzar los objetivos deseados y en lograr que el ERP se constituya en la herramienta de gestión que ayude a la empresa a crecer.
