4 cosas que su contador hace mejor que su sistema contable

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4 COSAS QUE SU CONTADOR HACE MEJOR QUE SU SISTEMA CONTABLE

El creciente avance en las tecnologías de la información y el gran número de alcances y aplicaciones que tienen han llevado a plantearse seriamente la duda sobre cual es la opción que más se necesita y a la cual dar mayor prioridad: un contador o un sistema contable?

Esta es una pregunta que todos los dueños de pequeños negocios se hacen en algún momento. Y puesto que en OpenPyme nos dedicamos a ayudar a los pequeños y medianos negocios a sacar provecho de un sistema de información empresarial seguramente pensarán que nos vamos a inclinar por recomendar la adquisición de un sistema contable. Pero están equivocados, al menos en parte. Déjenme explicarles:

La realidad es que un sistema contable y un contador proporcionan cada uno un valor único a los pequeños negocios. Invertir inteligentemente en cada uno de ellos proporcionará un elevado Retorno de la Inversión. La inversión en uno de ellos no anula la inversión en el otro sino que se potencian mutuamente.

Sin embargo existe el concepto equivocado de que al contar un sistema contable se puede eliminar por completo la necesidad de disponer de un contador. Es un error comprensible puesto que los sistemas contables realizan hoy en día muchas de las tareas que los contadores solían hacer. Hasta hace algunos años lograr eficiencia y confiabilidad en la actualización de los libros contables de la empresa requería de un especialista. Ahora los sistemas contables automatizan la mayoría de estas tareas básicas.

Pero mejorar la eficiencia en la realización de tareas repetitivas es solamente uno de los retos del ámbito contable a los que se enfrentan actualmente las empresas. Y para poder librar los desafíos más importantes relacionados con tomar buenas decisiones desde el punto de vista financiero, los contadores siguen desempeñando un papel fundamental como consejeros.

Hay cuatro grandes áreas donde los contadores todavía pueden aportar mayores beneficios que un sistema contable:

  1. La planificación fiscal o preparación del pago de impuestos. Nadie puede decir que la Miscelánea Fiscal, especialmente las mexicana, sean fácil de entender e interpretar. Debido a esta complejidad en las leyes fiscales trabajar con un contador puede ayudar a su negocio a evitar multas y penalizaciones. Siguiendo los consejos de un Contador puede optimizar el funcionamiento de su negocio desde el punto de vista fiscal y de pago de impuestos tomando mejores decisiones sobre: el mejor momento para emitir una factura, el método a utilizar para registrar el costo de inventario, la forma de realizar el registro de las depreciaciones de los activos fijos, la estructura legal para su negocio que le permita obtener los mayores beneficios fiscales, la mejor forma de realizar el pago de los salarios, y muchos otros factores que pueden afectar su carga fiscal. ¡Saber como evitar una auditoría tampoco está mal!
  2. Auditorías. Los sistemas contables le ofrecen la funcionalidad necesaria para evitar errores de calculo y otros errores simples, pero no van a detectar todos los errores ni todas las formas de fraude posibles. Validar y justificar los resultados contables a través de un servicio de auditoría externa es no solo una buena práctica desde el punto de vista financiero, sino que también puede ser un requisito para obtener un crédito o una inversión. Un contador puede llevar a cabo servicios de auditoría que verifiquen las reconciliaciones, se asegure que se están siguiendo los estándares necesarios para el registro contable de las operaciones del negocio, y descubrir oportunidades para reforzar los controles internos y mejorar los procesos.
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  1. Asesoramiento financieros. ¿Cómo puede lograr hacer más con menos? Para responder a esta pregunta un contador puede ofrecerle ayuda de diversas formas. Desde un punto de vista puramente técnico, un contador público puede proporcionar conocimientos útiles sobre temas como el diseño de un plan de cuentas contables para recopilar de forma útil la información importante de la empresa. Pero los contadores también pueden ofrecer conocimientos analíticos sobre los temas más importantes del negocio como la planeación financiera necesaria para soportar el crecimiento de la empresa, mejorar el flujo de efectivo, tomar la mejor decisión entre comprar y rentar, y lograr obtener algún crédito empresarial.
  2. Outsourcing de tareas financieras. En la actualidad los sistemas contables hacen la escritura de las pólizas contables asociadas con los inventarios, activos, empleados, clientes, facturas, proyectos, departamentos y procesos sea relativamente fácil. Pero no tan fácil como cuando se contrata a alguien más para que las realice. Contratar los servicios de un contador externo poco a poco va dejando de ser la práctica común en los pequeños negocios como era antes, sin embargo todavía existen algunos escenarios donde es perfectamente válido con el fin de liberar algunos recursos internos. En particular para realizar el pago de nóminas y para la elaboración de algunos reportes financieros avanzados.

Debido a los grandes cambios que han impulsado la aplicación de las plataformas tecnologías en el ámbito empresarial muchas de las actividades que tradicionalmente se realizaban han sido suprimidas, sin embargo, los conocimientos y aplicaciones de las distintas áreas de estudio como en este caso la contable no pueden ser sustituidas por automatizaciones de procesos; estas deben evolucionar de la misma manera pasando proporcionar.