7 componentes críticos para su sistema de Cuentas por Pagar

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7 COMPONENTES CRÍTICOS PARA SU SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

Mantener bajo control las cuentas por pagar es un componente de vital importancia para asegurar el cumplimiento de las normas tributarias y la Contabilidad Electrónica. Una vez que el departamento de Cuentas por Pagar acepta la factura electrónica de un proveedor, el SAT considera que esta transacción es correcta y utiliza la información contenida en el archivo XML para verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales correspondientes. Si por alguna razón la factura contiene errores y por tanto, la obligación fiscal que genera es incorrecta, realizar la corrección después de que el equipo de Cuentas por Pagar a aceptado la factura es un proceso complejo y que involucra a varios departamentos de la empresa. Por tanto, para minimizar el riesgo de una auditoría electrónica es de vital importancia proporcionar al equipo de Cuentas por Pagar de las herramientas tecnológicas necesarias para facilitar el cumplimiento de las normas fiscales.

A continuación encontrará siete aspectos importantes que deberá considerar a la hora de escoger una solución tecnológica para su departamento de Cuentas por Pagar.

1. Utilice un sistema ERP para realizar el registro de sus operaciones. La forma más fácil para lograr el cumplimiento exacto de sus obligaciones fiscales originadas por sus Cuentas por Pagar es llevar un registro de sus operaciones en un sistema ERP. El uso de cualquier otro tipo de sistemas contables y/o externos abre la puerta a la manipulación de los registros, la aparición de discrepancias y errores de captura. Para minimizar el riesgo de incumplir con sus obligaciones fiscales necesita tener una sola fuente de verdad para sus cuentas por pagar y los impuestos por pagar que estas generan.

2. Procure importar los XML de sus proveedores en su sistema ERP. Si aceptamos que un sistema ERP es crucial para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, es importante contar con una forma de relacionar los archivos XML que reciba de sus proveedores con los registros contenidos en su ERP. De esta forma podrá relacionar los registros de su sistema ERP con los documentos fiscales aprobados por el gobierno y tendrá usted un rastro verificable en cada una de sus transacciones que le ayudará a defenderse en caso de una auditoría.

3. Elimine la necesidad de capturar manualmente las facturas. La herramienta que utilice para llevar el control de sus Cuentas por Pagar deberá obtener toda la información que necesite directamente del archivo XML proporcionado por su proveedor. Si su sistema requiere que el equipo de Cuentas por Pagar capture de forma manual los datos de su operación no solo es ineficiente sino que además se está arriesgando; cualquier error, incluso los pequeños errores de dedo, pueden ser el origen de una multa. Considere que un folio fiscal está compuesto por 30 caracteres alfa numéricos y que distingue entre mayúsculas y minúsculas y se podrá dar cuenta de lo fácil que puede ser cometer un error. Sin mencionar que capturar el Folio Fiscal de forma manual es una tarea que requiere una considerable cantidad de tiempo de forma totalmente inútil teniendo en cuenta que toda esa información ya se encuentra en el archivo XML y que puede ser extraída fácilmente sin necesidad de intervención humana.

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4. Proporcione la forma de relacionar las facturas de proveedor con la Orden de Compra y la Recepción de productos correspondientes. Su sistema debería permitirle asociar y verificar de forma automática el XML de la factura que reciba de un proveedor contra las ordenes de compra y la recepción de productos. De esta forma usted estará en posición de garantizar la exactitud de sus reportes contables y fiscales.

5. Asocie de forma automática sus archivos XML con sus pólizas de diario. A través de su departamento de Cuentas por Pagar, los archivos XML deben llegar a sus registros contables. De esta forma usted tendrá las herramientas necesarias para validar sus documentos y cálculo de impuestos en caso de una auditoría.

6. Mantenga un archivo de los XML. El SAT solicita que usted conserve sus archivos XML por mínimo de cinco años. Su sistema deberá proporcionar una forma fácil de mantener estos archivos.

7. Facilite el financiamiento de su cadena de suministro. También hay buenas noticias para aquellas empresas que busquen cumplir con las nuevas disposiciones del SAT: busque una herramienta que le ayude a cumplir de forma pro activa optimizando la eficiencia, reduciendo los cotos y mejorando el flujo de efectivo. Una manera de hacerlo es facilitando el financiamiento de la cadena de suministro. Gracias a la estandarización de las facturas electrónicas y la automatización del registro de las cuentas por pagar, los tiempos administrativos necesarios para llevar a cabo el pago a sus proveedores se reducen considerablemente. De esta forma usted podrá negociar mejores condiciones de pago, incrementar el control sobre su flujo de efectivo y mejorar las relaciones con sus proveedores.

Recientemente el SAT anunció que empezará a realizar auditorías de forma automática y en tiempo real por lo que la completa exactitud y cumplimiento de las normas en el registro de las Cuentas por Pagar es una necesidad real. Puede utilizar los puntos anteriores como un apoyo para la evaluación y selección de la herramienta tecnológica que utilizará para garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y minimizar el riesgo de una auditoría.

En OpenPyme hemos desarrollado un ERP basado en Odoo que le ayuda pro activamente a cumplir con los requerimientos fiscales del SAT. Aquí encontrará como algunos de nuestros clientes como NsGlobal Trade o el Hotel Lastra pudieron cumplir con la Contabilidad Electrónica y, al mismo tiempo, mejoraron su negocio al implementar nuestro sistema ERP.

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