Calculando los niveles óptimos de inventario

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CALCULANDO LOS NIVELES ÓPTIMOS DE INVENTARIO

Para las empresas que tienen algún ciclo de fabricación o se dedican a la venta de productos que incluya tenerlos disponibles en almacén, tener un volumen de seguridad que garantice que se va a dar una respuesta satisfactoria y entregar en tiempo los pedidos de los clientes es de gran importancia.

Un nivel de inventario de seguridad es el que va a sacar de apuros a la empresa cuando se trata de cubrir una demanda inesperada por parte de algún consumidor, remplazar algún artículo dañado, corregir algún inconveniente cuando en la linea de producción se detecta algún problema en los productos recién terminados, etc.

Además, una situación donde no se tiene inventario suficiente para cubrir las necesidades de un cliente trae consigo resultados mucho más graves que el simple hecho de que no haya habido ingresos económicos a la empresa.

Un cliente insatisfecho seguramente no regresará una segunda vez, y lo más probable es que externe su descontento con sus conocidos haciéndole una mala publicidad a la organización.

Si hablamos de una empresa que tiene algún ciclo de manufactura la falta de alguna de la materia prima le va a afectar todo el ciclo productivo, ya sea perdiendo tiempo en sustituir materiales para poder iniciar con la producción de un nuevo artículo o esperando hasta que haya materia prima suficiente.

Para asegurar que estas situaciones no se presenten existen 3 técnicas que pueden emplearse para garantizar que la empresa cuente con un nivel de inventario de seguridad:

Método estadístico

Se trata de un método que emplea la estadística y formulas matemáticas para determinar cual es el nivel de inventario adecuado basado en la información de ventas de la empresa tomando en cuenta la media matemática.

Para calcular cual es el nivel de inventario utiliza la campana de Gauss, mientras más lejos del centro ese encuentren los niveles de inventario hay más probabilidades de que si un cliente llega no se vaya a poder surtir su pedido de compra.

Esta metodología tiene ventajas y desventajas. Mientras que esta basado en formulas matemáticas que dan la seguridad de que se tratan de datos con un minino porcentaje de error el problema es que se basa en datos fijos que no cambian a través del tiempo.

El problema aquí es que los negocios no son lineales y las situaciones que se presentan no hay forma de asegurar que sean predecibles. Siempre hay circunstancias que van a estar fuera de cualquier pronostico.

En esas situaciones no van a ser suficiente los cálculos matemáticos.

Incluso pudiera ser que el aplicar este método de forma general a todos los artículos llevara a calcular inventario de seguridad sobre productos que ya no se van a vender o materias primas que ya no se van a utilizar en el área de manufactura.

Hacer compras sobre estos artículos no tienen ya ninguna finalidad para la empresa y se convierte en una pérdida de dinero.

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Método ajustado

Otra forma de asegurar los niveles de inventario consisten en que el encargado del área de producción o el encargado de almacén determine una cantidad fija para el nivel de seguridad del inventario.

Si se utiliza un sistema de gestión empresarial (ERP) esta cantidad de fija a través de la plataforma y cuando el nivel mínimo de inventario este cerca del limite establecido se generara ya sea una alerta o una orden de compra en borrador para ser validada por el encargado.

De esta forma cuando las condiciones del mercado o las demandas de los clientes cambien, se deje de producir algún artículo determinado o se vaya a modificar algún ciclo de producción se puede modificar la cantidad a cero sin ningún problema.

Basado en un periodo de tiempo

Determinar un inventario basado en un periodo de tiempo se centra en dos condiciones importantes. La primera corresponde a la producción esperada por parte del área de manufactura en un espacio determinado de tiempo, una semana, quince días, un mes, etc.

La segunda se refiere aun análisis de la demanda obtenida en años anteriores y en una época del año determinada.

De esta forma es posible tener un pronostico basado no solo en las condiciones del mercado si no tomando en cuenta la respuesta que, dependiendo la época del año, pudieran tener los clientes generando demandas inesperadas o sorpresivas para la empresa.

Los sistemas ERP ayudan a realizar este calculo tomando en cuenta la estacionalidad, los crecimientos esperados por el departamento de ventas y marketing, etc. Si quieres conocer más sobre como funciona este método puedes consultar el artículo ¿Qué es el programa maestro de producción (MPS)?.

Cualquier que sea el método empleado para determinar un nivel de inventario de seguridad, lo importante a tener presente es que se debe hacer una constante auditoría para realizar las modificaciones necesarias dependiendo de los cambios del mercado.

Hay que tener en cuenta que el hecho de tener inventario el almacén representa un gasto asociado con los gastos de compra, almacenamiento, flujo de efectivo, etc.

Tener artículos que ya no se venden o se utilizan para producir otros representa un costo innecesario para la empresa que afectará su economía.

Si quieres conocer como en OpenPyme puede ayudarte a asegurar que tus niveles de inventario te permitan atender en todo momento las necesidades de tus clientes mándanos un correo a [email protected] o a través de este formulario.