Contabilidad electrónica: Preguntas frecuentes

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CONTABILIDAD ELECTRÓNICA: PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Cual es la versión en la que se desarrollo el módulo de contabilidad electrónica?

Actualmente se encuentra implementado en las versiones 7 y 8.

2.¿Qué pasa con la nueva versión de Odoo?

Se realizaron las implementaciones en versión 7 por que es la que se encontraba más estable en esos momentos, actualmente ya se ha realizado la migración a la versión 8.

3.¿Se puede llevar la contabilidad de una empresa haciendo uso del sistema?

Si, la gestión se realiza registrando las entradas, salidas y pagos. Esto se gestionará a través de los módulos de contabilidad, cheques y transferencias bancarias.

4.En compras a crédito donde primero se registra una póliza de diario para provisionar la compra y posteriormente se registra la póliza de egreso para pagar, ¿ambas pólizas se puede asociar al mismo xml?

En el sistema de forma automática se relacionan las facturas que se introducen con las pólizas de pago, de manera que el sistema extrae toda la información necesaria para realizar los asientos contables y presentar la información relacionada tal y como la pide el SAT.

5.En caso de un requerimiento de la Autoridad solicitando las pólizas, ¿cómo y de donde se envía el reporte de éstas?

Desde el menú Configuración >> Informes >> Informes legales >> Informes contables se selecciona el periodo requerido para generar las pólizas y generar el xml correspondiente.

6.¿Los xml de los CFDI’s que se mandan a una dirección correo, cómo se incorporan al sistema?

Del correo se deben descargar a un directorio del disco duro; una vez ahí se va a la factura y se agrega en el menú adjuntar, el sistema automáticamente relaciona la factura con la póliza correspondiente.

Estamos trabajando en un nuevo módulo que permitirá tener una cuenta de correo dedicada de forma exclusiva a recibir los correos electrónicos con las facturas de proveedores. Dicho módulo procesará todos los correos que se reciban, realizará la extracción de los archivos XML que se tengan y  validará los archivos XML ante el SAT.

7.Si en el momento en que se hace la captura de la factura no tengo los xml’s, ¿puedo anexarlo posteriormente?

Para poder validar una factura es necesario que se tenga el xml o el folio fiscal de dicha factura que puede ser obtenido del formato impreso de pdf de la factura. De haberse validado con el folio fiscal el xml puede introducirse posteriormente adjuntándolo a la factura.

8.¿Se tienen que adjuntar los xml a las pólizas en el sistema a partir de las actividades de Julio 2014?

De acuerdo con la séptima resolución a la Miscelánea Fiscal, la Contabilidad Electrónica obliga a partir del día 1 de enero para personas morales que hayan tenido ingresos mayores a $4 millones de pesos durante el 2013.

9.¿La contabilidad electrónica implica que las ventas y cobros diarios también los debo registrar por separado o bien deben ser al día?

En el sistema OpenERP puede registrar pólizas por movimiento o por día. La obligatoriedad fiscal le recomendamos consultarlo con su fiscalista o el SAT.

10.¿La balanza de comprobación, el catálogo de cuentas y las pólizas se tienen que mandar uno por uno o solo un archivo los tres?

Cada archivo tiene una estructura distinta entre si, por lo que se van a genera por separado e introducir de esta manera en la pagina del SAT. También la periodicidad de entrega es diferente lo que contribuye a que sean archivos distintos.

11.¿Dentro del concepto de la póliza se tiene que señalar el folio fiscal de los comprobantes o vinculando el XML es suficiente?

No se debe capturar el UUID, al asociar el xml a las partida el sistema obtiene los datos necesarios para generar el detalle de la transacción, estos son folio fiscal, RFC emisor y receptor, fecha, entre otros.

12.¿Puedo adjuntar más de un xml por cada factura?

No, cada factura esta asociada a su respectiva póliza, de manera que solo hay una póliza por cada factura.

13.¿Se registra la fecha en la que se realiza la asociación del comprobante o es irrelevante?

No, estos datos no corresponden a los requerimientos de SAT, por lo que no se registran.

14.¿En el catálogo de cuentas para OpenERP, ya se tienen asignados los Códigos agrupadores del SAT?

Si, el sistema ya viene configurado con todos las catálogos de cuentas publicados por el SAT.

15.¿Las cuentas bancarias de los proveedores, podrán ser modificadas si el proveedor cuenta con varias?

Si, el sistema solo realiza las capturas a manera de sugerencia, pero estas se pueden modificar en cada partida.

16.¿Tenemos que desglosar Proveedores y Clientes uno por uno en nuestro catálogo de cuentas?

Las especificaciones indican que se deben anexar los folios fiscales de los xml por partida cuando son comprobantes del asiento contable. Sin embargo, en OpenERP no tiene sentido desglosar las cuentas Clientes y Proveedores en el catalogo puesto que el sistema es capaz de identificar cada una de las transacciones de manera independiente.

17.¿Se puedes agregar los xml de facturas y validarlas sin haberlas asignado a una póliza en específico?

OpenERP genera de forma automática una póliza por cada factura que se valida.

18.¿Quiénes son los obligados a enviar la Contabilidad Electrónica y a partir de que fecha?

La disposición indica que todas las personas morales, así como físicas con actividad empresarial están obligadas a llevar y presentar su contabilidad de manera electrónica a partir del mes de Julio de 2014 entregándola en Enero de 2015.

19.¿Cuál es la fecha para subir el catálogo de cuentas por el Buzón Tributario y en que formato sería?

Se debe llevar la contabilidad electrónica a partir de mes de Julio 2014; la fecha para realizar la primera entrega será a partir de Enero 2015 para personas morales y el 27 de Febrero 2015 para personas físicas. El formato para presentar los archivos es el xml.

20.¿Se tendrán que anexar los xml de los recibos de nómina de todos los trabajadores a las pólizas de nómina?

Hasta lo que sabemos la Autoridad requiere los xml por partida cuando son comprobantes del movimiento, sin embargo es conveniente que de manera conjunta con su Contador se les cuestione este tipo de casos al SAT directamente.

21.¿Se debe anexar a todas las pólizas un comprobante xml o cualquier otro en pdf?

El sistema permite adjunta para cada factura los formatos PDF y xml, sin embargo, para entregar al SAT y extracción de la información solo es necesario el archivo xml.

22.¿Las facturas de compras de importaciones que no tienen CFDI como se van a registrar?

El registro contable lo debe realizar como están acostumbrados y si tiene alguna duda, le recomendamos consultarlo con su fiscalista o con el SAT.

23.¿Si no tengo xml, por compras en el extranjero que debo integrar?

Una compra en el extranjero al no tener xml ni folio fiscal, lo que recomendamos es la creación de dos diarios, un diario de compras nacionales y otro con compras en el extranjero para poder ir asentando en este este tipo de salidas.

24.¿Dónde encuentro los Códigos agrupadores para el catálogo de cuentas?

En el menú Contabilidad › Configuración › Cuentas › Catalogo agrupador se pueden ver y consultar todos los Códigos agrupadores publicados por el SAT hasta el momento.

25.¿La Contabilidad se puede seguir haciendo de manera global o se tiene que contabilizar una póliza por cada registro?

De acuerdo a las nuevas disposiciones se busca que las declaraciones se hagan de la manera más detallada posible, de esta manera al asociar una póliza con cada una de las facturas que se cargan en el sistema resulta más sencillo realizar los cierres de mes obteniendo los reportes detallados para presentarlos al SAT.

26.¿Qué pasa cuando una empresa paga a varios terceros con un cheque?

Este tipo de actividades normalmente corresponden a las de la caja chica o fondo fijo, por lo que se sugiere que se utilice un módulo alternativo para poder manejar este tipo de operaciones.

27.Los XML se van a subir al SAT a través del buzón tributario y no habrá oportunidad de corregir un reporte después del día 15 del mes siguiente. ¿Que procederá cuando el contribuyente detecte un error evidente posterior a esta fecha?

Esta es una de las áreas que no han sido aclaradas por el SAT, la razón de que ahora se pida la información de manera electrónica es con la finalidad de agilizar la revisión de los reportes por parte de la autoridad. Por otro lado, se pueden establecer controles para evitar errores; sin embargo, propiamente que es lo que vaya a proceder en caso de que se presente un error, aun no se ha aclarado ni detallado ni se ha dado a conocer ningún lineamiento para seguir en esos casos. Le recomendamos consultarlo con su fiscalista o con el SAT.

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