Es muy común escuchar hoy en día noticias de empresas que se encuentran atravesando una situación complicada de liquidez y que no pueden atender los pagos que estas tienen, lo que afecta su reputación para poder recurrir en determinado momento a la financiación externa.

Para evitar estas situaciones, las cuentas por cobrar deben ser una de las áreas a las que deben una mayor atención las empresas; ya que representan activos exigibles que permiten mantener un flujo de efectivo para continuar las operaciones de la empresa.

La facturación por es otra de las tareas que requieren cuidado debido al hecho de que los cobros dependen de esta, lo que nuevamente va a repercutir en el flujo de efectivo. Una factura generada debe tener una fecha limite de pago, de acuerdo a los términos que se hayan negociado con los clientes; sin embargo, en muchas ocasiones no se cuenta con una planeación de cobro adecuado para las facturas generadas, quedando una cantidad considerable de las mismas sin ser cubiertas a final de mes o incluso generándose más facturas a un cliente que esta teniendo problemas de pago.

Bajo la premisa de que con una venta se están entregando recursos de la empresa, una adecuada administración de cuentas por cobrar inicia en el momento en que se cierra un trato con un cliente para tener una recuperación en forma de efectivo y poder continuar con el ciclo de vida de la organización.

Se estima que el 62% de las empresas tienen problemas financieros debido a la disponibilidad de fondos derivados de las cuentas por cobrar.

Con este panorama se puede determina la importancia que tiene una adecuado manejo de las cuentas por control de incidencias, localización de los deudores, información sobre posibles incumplimientos de plazos de pago, etc.; y generar soluciones alternativas para poder cancelar una deuda, sin que esto afecte la buena relación y comunicación con el cliente.

Para lograr esta gestión es de gran ayuda contar con plataformas que nos ayuden a realizar un seguimiento de los clientes y las fechas límite de pago y/o periodos de pagos negociados, para que los clientes los tengan presente por medio del envío de mensajes preventivos, recordando la fecha máxima de pago, o incluso recordatorios de pagos vencidos.

A través de una plataforma de gestión de cuentas por cobrar el personal encargado puede llevar un seguimiento automático de las facturas generadas en el mes, cual es la fecha límite para completar el pago de las mismas y generar los recordatorios a los clientes a través de la generación de correos masivos que ayuden a facilitar estas tareas reduciendo el tiempo invertido en el envío de estas notificaciones y posibles errores como que haya clientes a los que no se les de a conocer esta información.

Las ventajas que ofrecen las herramientas tecnológicas, como los ERP, es la del envío automático de las facturas por vencer o el número y saldo de facturas vencidas, por ejemplo. Además, permiten hacer un seguimiento de las algunas opciones adicionales:

• Fecha del último seguimiento realizado al cliente.

• El nombre del encargado del seguimiento.

• La próxima acción a realizar establecida para este cliente.

• Los asientos contables relacionados a dicho adeudos.

• Imprimir pagos vencidos.

En OpenPyme nos preocupamos por ofrecer a las pequeñas y medianas empresas una herramienta que les ayude a hacer más sencilla la gestión de las cuentas por cobrar; nuestro sistema ERP cuenta con la opción de proporcionar toda la información relacionada con el pago de facturas generadas para poder realizar un completo seguimiento de los pagos; sin que esto afecte al relación ni la comunicación que se tiene con el cliente.

Establece las políticas de pago con tus clientes, envía recordatorios con la fecha límite dándole a conocer el número de facturas pendientes de pago o que ya están vencidas y sobre todo asegura el flujo de efectivo de tu organización.

Si quieres conocer más información sobre como gestionar tus cuentas por cobrar a través del sistema OpenPyme ERP ponte en contacto con nosotros.