Cuando pones en foco en la meta sin planear la ruta

Caso de éxito

María José Cruz Lozano

Esto es lo que pasa cuando pones en foco en la meta sin planear la ruta.

La empresa más importante a nivel mundial en la renta y gestión de flotilla de automóviles: LeasePlan tenia el sueño de volverse una empresa 100% digital para llegar a más clientes.

Con este objetivo inició su proceso de Transformación Digital de 3 maneras:

  • La creación de un nueva plataforma CarNext.com para la venta de automóviles por internet.

  • Un nuevo modelo de negocios Car-as-a-service.

  • La implementación del sistema ERP, SAP 4HANA para todas sus sucursales 35 en 32 países diferentes.

Como antecedente hay que aclarar que hasta el momento cada una de estas 35 sucursales se gestionaban y llevaba su administración de forma autónoma y completamente independiente.

Además, el CIO de la empresa promocionó su plan como extremadamente agresivo para implementar la nueva tecnología. La meta consistía en realizar la Transformación Digital en un lapso de 4 años.

Así, en el año 2016 y después de haber realizado un ambicioso plan de trabajo que incluía la puesta en marcha del sistema en productivo para su matriz en Países Bajos para el 2017 y la posterior puesta en marcha de una instancia única para 15 países para el año 2020 en 2 etapas: abril y octubre. Se trataba de un lanzamiento “big bang” sus sucursales.

Para realizar este plan de trabajo se tomo como modelo la implementación del sistema ERP que se había realizado en la sucursal de Australia, y se evaluó su viabilidad en varios piases europeos. Sin embargo, no se tomo en cuenta que en esta filiar la implementación había tardado 4 años en estar lista y 3 años más para asentarse y estabilizarse después de que se hubo puesto en funcionamiento.

Para el año 2019 se cancelo definitivamente el proyecto desconectando la solución de SAP por completo y perdiendo la inversión realizada de cerca de 100 millones de euros que afectó las finanzas de la empresa.

El CEO de LeasePlan en la junta con los accionistas puso como razón para la cancelación del proyecto: “El sistema no es adecuado para el propósito de un Transformación Digital flexible que estaban buscando. La naturaleza rígida del sistema SAP dificulta la capacidad para realizar mejoras continuas de productos y servicios en un momento de cambio tecnológico acelerado”.

“Actualmente LeasePlan esta apostando por le proyecto “Arquitectura Digital de Próxima Generación” donde van a combinar las mejores soluciones de sistemas de gestión para las diferentes áreas de su empresa con las mejores prácticas existentes en el mercado para dar forma a su nueva infraestructura”.

A pesar de los buenas intensiones que tiene la empresa en lograr su Transformación Digital, existen varias banderas rojas que se observaron desde el inicio del proyecto y que si no se solucionan van a llevar a un nuevo fracaso y la perdida de más dinero:

  • El proyecto consistía en consolidar 35 sistemas en uno, esto solo ya es un trabajo titánico.

  • Se estaban implementado 3 proyectos de Transformación Digital de gran escala al mismo tiempo, lo que disminuye recursos tanto económicos como de la atención de las personas de la organización.

  • El equipo de trabajo reconoció que la gestión de cambios sería difícil, pero que la tenían bajo control con un plan de gestión de cambios integral, ¿porque no se utilizó el sistema entonces?

Para lograr un proyecto de Transformación Digital hay recordar que debe estar asentado en 3 pilares fundamentales e inamovibles: personas, procesos y sistemas, en ese orden de importancia.

En el área de las personas es importante estar seguros de que el proyecto de Transformación es un parte de la estrategia de negocios de cada organización. Es decir, es un instrumento que ayuda a alcanzar la meta que la organización busca alcanzar, pudiendo ser más mercado, más ventas, más productos y lineas de servicios, etc.

Con esto en mente, antes de lanzarse a la aventura es importante como primer paso establecer un plan de negocio y un modelo de operación, para poderle hacer saber a las personas que colaboran dentro de la organización a donde se quiere llegar y, a partir de ahí, buscar las herramientas tecnológicas que ayuden a alcanzar los beneficios que se están esperando.

Otro punto importante a tener en cuenta es la capacidad de las personas que colaboran dentro de la organización. En el caso de LeasePlan al poner en marcha 3 estrategias distintas estas mismas jugaron en contra una de la otra por la necesidad de disponer de recursos y atención de las personas involucradas para cada uno de los proyectos.

También es importante tener con antelación una estrategia de gestión del cambio, que permita a cada uno de los colaboradores irse adaptando a las nuevas formas de trabajo que ofrece la nueva herramienta. Es importante recordar que no por tratarse de una gran organización se debe aplicar estrategias agresivas, al contrario, se debe dar un mayor espacio de tiempo, sobre todo si estamos hablando de personas y procesos completamente distintos entre sí.

Otro punto importante a tener en cuenta son los procesos, como es la forma de trabajo que se tiene hasta el momento, a donde se quiere llevar y cual va ser el mecanismo en el que se va a usar la tecnología para que sea una herramienta facilitadora y no todo lo contrario.

Cuando un director general cancela un proyecto de Transformación Digital porque la tecnología era demasiado rígida y no se ajustaba a su forma de trabajo, lo que deja ver de fondo es una gran problemática para poder definir y expresar claramente las reglas, formas de operación y la manera en la que están esperando relacionarse con la tecnología.

Independientemente del sistema del que se trate un buen desarrollador puede hacer cualquier cambio o desarrollo que se necesite, la clave aquí es saber decirle con claridad que es lo que se espera lograr, en caso contrario van a estar dando palos de ciego sin llegar a ningún lado.

Al final del día la tecnología es más flexible que los procesos, y los procesos son más flexibles que las personas.

Si tu empresa esta planeando embarcarse en una aventura de Transformación Digital o la estrategia que han seguido hasta el momento no les ha resultado, si me das de 25 a 30 minutos de tu tiempo en una sesión 1 a 1 te cuento cuales son las tácticas que utilizamos en OpenPyme para tener proyectos exitosos.

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