El papel de la capacitación dentro de una implementación ERP exitosa

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EL PAPEL DE LA CAPACITACIÓN DENTRO DE UNA IMPLEMENTACIÓN ERP EXITOSA

Introducir a una empresa un sistema de Planificación de Recursos Empresariales, ERP, por sus siglas en ingles se trata de un proyecto de negocios, y los negocios son interacciones entre personas. La compra de un artículo se trata a fin de cuentas de una persona haciendo entrega del producto a otra persona que es el cliente.

Uno de los factores fundamentales para asegurar el éxito de una implementación de un sistema ERP, es recordar que no se trata de un “proyecto tecnológico”, se trata de una herramienta que va a ayudar a todas las personas que laboran dentro de la organización a realizar sus actividades de forma más eficiente para que puedan enfocarse en cumplir objetivos de crecimiento.

Para asegurar que el panorama descrito sea una realidad es importante asegurar que todas las personas que van a tener interacción con la plataforma conozcan como realizar sus actividades adecuadamente; que solo puede lograrse con un programa de entrenamiento y un acompañamiento que les permita ir aclarando cualquier duda que surja en las primeras etapas de uso.

Cuando se esta en las primeras etapas de una implementación, y antes de pasar al entorno productivo es importante asegurar que todos los usuarios conocen como iniciar sesión y realizar toda las transacciones que su puesto de trabajo necesita y sobre todo que son capaces de realizarlas sin ningún tipo de asistencia. Este debe ser el punto más básico para asegurar que la introducción de la nueva herramienta va a ser exitosa y no dejada de lado después de un tiempo por la poca funcionalidad que llegue a representar para los usuarios.

Para lograr esta meta el proveedor del sistema debe proporcionar sesiones de capacitación que incluyan la explicación de cada una de las funcionalidades de la herramienta, un entorno de prueba con datos reales donde puedan ensayar como ir realizando sus actividades, aclaración de cualquier duda que pueda ir surgiendo y un acompañamiento para asesoría una vez realizada la migración al entorno productivo.

Por otro lado, también la empresa debe comprometerse con la implementación y sus empelados proporcionándoles el espacio de tiempo necesario para que asistan a las capacitaciones y posteriormente realicen las pruebas y practicas en el entorno de pruebas de la nueva herramienta antes de pasar al entorno productivo para que aclaren dudas, aprendan a realizar sus actividades sin problemas, así como canales de contacto con el proveedor para que puedan consultar cualquier comentario.

Este periodo de prueba que el usuario realice en el sistema les a permitir, además ir evaluando el sistema y detectar si existen módulos que estén mal configurados y que no se ajusten a los requerimientos particulares que tiene la organización y de esta forma el proveedor pueda hacer las modificaciones necesarias para que al pasar el entorno productivo la empresa pueda hacer uso completo de la plataforma.

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Muchas empresas visualizan la introducción de este tipo de herramientas como un proyecto del área tecnológica. Sin embargo, como ya comentamos en el articulo Introducir un ERP a una empresa, ¿es tarea del área de sistemas?, si bien ese departamento son los que van estar en contacto con el proveedor y resguardar la información vital de la empresa como el caso de los casos maestros; se trata de un proyecto de negocios que va a afectar todos y cada uno de los departamentos y que debe estar supervisado directamente por la gerencia, que son a fin de cuentas los que conocen cuales son los objetivos de crecimiento que están buscando y el rumbo que quieren para la organización.

Es importante dar a la capacitación de usuarios la importancia que realmente tiene. En muchas ocasiones me he tomado con empresas que comentan que únicamente se le estaría dando capacitación al área de sistemas y que el encargado la iría pasando a los demás departamentos. Esta estrategia si bien suena bastante acertada hay que recordar que este departamento no conoce cuales son las funciones que cada área realiza y; aunque se las hayan comentado, igualmente quedarán puntos fuera que no serán abordados y funcionalidades del sistema que no serán tomadas en cuenta; que tarde o temprano van afectar el éxito de la implementación, llevando a los usuarios a seguir usando su vieja herramienta, por ejemplo, o hacer uso de hojas de calculo que harán que la toda la información de la empresa no este disponible para la toma de decisiones estratégicas.

Es importante visualizar la introducción de un sistema ERP como un proyecto de negocios que ayudará a la organización a cumplir objetivos empresariales, a apalancar lo que la diferencia de la competencia y a asegurar su lugar en el mercado. Desde esta perspectiva todas las etapas de un proceso de implementación son igual de importantes y ser consideradas de esta forma tanto por el proveedor como la empresa.