ERP: ¿Qué es y porqué lo necesita?

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ERP: ¿QUE ES Y PORQUE LO NECESITA?

El software de gestión empresarial ha pasado de ser un artículo de lujo a ser una necesidad. No importa si su negocio es una PyME o un gran corporativo, contar con un sistema contable y de gestión empresarial adecuado a sus necesidades puede ser la diferencia entre sobrevivir y prosperar.

Probablemente habrá oído hablar de los sistemas ERP. Seguramente le habrán contado cosas fantásticas y maravillosas de lo que puede hacer un ERP. Pero si tiene bien claro el concepto de que es un ERP, difícilmente podrá entender de que manera puede aplicar uno de estos sistemas en su negocio.

De acuerdo a los estudios realizados por la empresa Aberdeen Group1, un ERP proporciona información precisa y en tiempo real del funcionamiento de su negocio al mismo tiempo que le ayuda a reducir los costos operativos y de administración en un 20% aproximadamente.

Un ERP le proporciona un sólo sistema para realizar las operaciones de su negocio en lugar de tener un sistema para ventas, un sistema para inventarios, un sistema para contabilidad.

Como resultado su empresa ahorra tiempo, dinero y asegura que los datos estén correctos y actualizados ya que todo el personal utiliza la misma fuente de información. Se puede controlar de cerca el proceso de datos, crear reportes actualizados y tomar decisiones con base en la última información disponible, todo desde un solo sistema.

¿Se beneficiará su empresa de un sistema ERP?

Ahora que conoce que es un ERP y que hace, la pregunta que queda pendiente de responder es, ¿su empresa necesita un ERP?

Si usted se identifica con cualquiera de los siguientes síntomas, lo más probable es que su empresa consiga un beneficio significativo si implementa una solución ERP.

¿Pasa mucho tiempo traspasando datos de un sistema a otro?

Una de las mayores pérdidas de tiempo en una empresa es la necesidad de repetir el trabajo. Por ejemplo, cuando el personal tiene que usar varios sistemas diferentes para llevar a cabo su trabajo.

¿Sus vendedores registran las ventas en el mismo sistema que utilizan sus almacenistas para administrar los inventarios?¿Es el mismo sistema que utilizan en el departamento de contabilidad? Si vende productos por internet, ¿su sistema se integra con su tienda virtual? Es muy probable que la respuesta a estas preguntas sea NO.

Si usted se da cuenta de que usted mismo o su personal pasa mucho tiempo traspasando datos de un sistema a otro, seguramente que su empresa se beneficiaría de la implementación de un sistema ERP.  Con un ERP todo su personal tendrá acceso a la misma información, los datos estarán disponibles en tiempo real y se evitarán los errores humanos ocasionados por estar capturando los datos en múltiples sistemas distintos.

La productividad mejorará, podrá tomar decisiones más rápidamente, reducirá la necesidad de estar revisando constantemente la integridad de los datos y tendrá más tiempo para hacer crecer su negocio.

¿Lucha para obtener la información que necesita?

Registrar los datos es una cosa, tener la capacidad de generar informes precisos que representen fielmente el estado actual de su negocio es otra cosa muy distinta. Si para obtener la información que necesita para tomar decisiones le toma horas de trabajo tedioso manipulando datos en una hoja de cálculo (Excel), sin lugar a dudas debería buscar un sistema ERP.

¿Por qué? Pues porque cuando termina de hacer sus reportes, la información ya está obsoleta y por lo tanto las decisiones importantes para su negocio las está tomando con información imprecisa. Con un sistema ERP los reportes siempre estarán basados en la última información disponible e incluso podrá visualizar fácilmente la información en forma de gráficas lo que le ayudará a tomar decisiones más precisas.

Analizar la información de su negocio no tiene porque ser una carga o un juego de azar. Si quiere empezar a tomar mejores decisiones para su negocio, la respuesta es implementar un sistema ERP.

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¿Registra todas sus operaciones de forma manual?

Si su negocio se quedó atascado en la década de los 50’s y utiliza lápiz y papel para registrar su información, seguramente su personal pasará una parte considerable de su tiempo ahogado en el papeleo. Un ERP será para ellos como un salvavidas. El papeleo es tedioso, llevar a la contabilidad a mano es aburrido y muy propenso a errores. Dedicar horas a vaciar la información de las facturas de papel a otro papel es un tiempo que estaría mejor empleado en otras actividades que aportaran más valor al negocio.

En los negocios el tiempo es equivalente al dinero y la pérdida de tiempo equivale a perder ingresos. Así que si cuadrar sus estados financieros es una tarea que dura por siempre su negocio, definitivamente se beneficiará con la implementación de un sistema ERP. Un sistema ERP puede personalizarse para satisfacer las necesidades individuales de su negocio y simplificar sus tareas diarias al mismo tiempo que le ayuda a aumentar la productividad de su personal y reducir drásticamente los costos de administración y operación.

¿Sufre porque a veces tiene mucho inventario y otras veces muy poco?

Cuando un negocio crece también crece su complejidad y por lo tanto la necesidad de gestionar correctamente el inventario. Para lograr un adecuado retorno de la inversión se necesita satisfacer las demandas de los clientes evitando tanto la falta de existencias como terminar con los almacenes llenos de excedentes. Si su departamento de ventas, servicio al cliente y su personal de almacén no están usando los mismos datos, esto es imposible de lograr.

Por ejemplo, el aumento en la demanda de un producto fácilmente puede ocasionar que se agoten las existencias simplemente porque su equipo de compras no conoce la cantidad de producto que necesita realmente. Y si un cliente llama para preguntar la disponibilidad de un producto y la fecha en que le puede ser entregado y su personal no puede darle una respuesta correcta puede llegar a perder a ese cliente para siempre.

¿Cómo puede ayudarlo un sistema ERP? Un sistema ERP pone la misma información a disposición de todos sus departamentos. De esta forma sus departamentos de ventas y servicio al cliente pueden dar información precisa a sus clientes al mismo tiempo que su departamento de compras mantiene bajo control los inventarios.

Decisiones, decisiones

La decisión de dar el paso e implementar un sistema ERP es difícil y no se debe hacer de una forma impulsiva. Puede estar experimentando solamente uno de los problemas en particular, como errores en los datos o informes imprecisos, pero pueden ser soportables.

Sin embargo, si usted detecta que su negocio experimenta dos o más de los problemas señalados, muy probablemente es el momento de empezar a pensar en cambiar su sistema de gestión empresarial por un ERP totalmente integrado. Por lo menos es un buen momento de empezar a considerar sus opciones.

Si necesita ayuda para empezar puede leer como otras empresas como la suya han realizado con éxito la transición a soluciones ERP con ayuda de OpenPyme. Aquí encontrará como empresas como Internet comunícate, Republic Nail o el Hotel Lastra mejoraron su negocio al implementar un sistema ERP.