Para las empresas uno de los retos más importantes es asegurar los niveles de artículos en inventario adecuados para dar respuesta a todas las necesidades de sus clientes.

Cuidar el inventario no solo repercute a nivel servicio al cliente, ya que, cuando se tiene el tiempo suficiente para realizar compras de productos sin prisas, es posible negociar mejores precios y tiempos de entrega con los proveedores. Se puede realizar procesos de licitación para elegir la empresa que ofrece precios más competitivos, mejores facilidades de compra, etc.

Para hacer realidad este panorama es necesario que la empresa tenga el control de cual es el número exacto de artículos que tienen en el almacén.

Las estrategias para que la empresa tenga el control de sus niveles de inventarios se dividen en las metodologías. Los beneficios de cada una de ellas dependerán en gran medida del tamaño de la organización, su modelo de comercialización y sus objetivos de venta.

Para definir cual es el más adecuado haremos el análisis de los beneficios de cada uno:

Inventarios periódicos

Consiste en contar manualmente cada cierto tiempo cuales son los artículos que verdaderamente hay en el almacén.

La frecuencia de esta revisión puede ser semanal, quincenal, mensual, bimestral, etc. y va a depender de los objetivos de la organización.

Es el método empleado por las empresas cuando inician sus operaciones y se le conoce como inventario inicial. Cuando se hace la compra de más producto y se hace la cuenta de los niveles de artículos al final de un periodo es posible conocer el costo de los bienes vendidos sumando el costo inicial del inventario, más las compras realizadas menos los niveles finales del inventario.

Esta estrategia, cuando se realiza semanalmente, permite además llevar un control estricto sobre los artículos que verdaderamente hay en los almacenes para poder evitar robos o perdidas de productos.

Sin embargo, realizar el conteo manual de todos los productos de un almacén sobre todos si se trata de una almacén grande con un alto número de estanterías y lugares de almacenamiento significa emplear mucho tiempo en realizar esta tarea que puede reflejarse en suspender temporalmente operaciones, trabajar horas extras, etc.

Una solución a este problema es alargar la duración de los tiempos para realizar el conteo manual; esto tiene la desventaja de que mientras más tiempo se pase sin conocer el estado real de los artículos en el almacén, menos control hay para identificar cuando es necesario realizar el surtimiento de las existencias. Esta falta de control incluso dificulta identificar perdidas de inventario por robos, daños o perdidas.

Este problema se hace más grave a medida que se tiene más de una ubicación o bodega, un espacio físico más grande o se incorporan más lugares para almacenar productos.

Inventarios perpetuos

Es una estrategia de seguimiento que actualiza los niveles de inventarios a medida que entran o salen productos del almacén de forma automática y continua. Esta metodología también incluye la actualización cuando se realizan devoluciones o compras mostrando la disponibilidad de artículos en tiempo real.

Es una forma efectiva de saber en todo momento cuales son los niveles de inventario sin necesidad de estar contando productos todo el tiempo.

Con esta información actualizada también es más sencillo realizar previsiones de ventas para comprar artículos con anticipación ya que teniendo disponible como se han ido presentado la entrada y salida de productos es posible identificar la frecuencia de ventas y hacer estimaciones a futuro.

Esta estrategia no va a descartar el hecho de que se necesiten hacer conteos manuales de las piezas de un almacén para verificar que se tengan los datos correctos. Sin embargo, estos chequeos pueden limitarse a una vez al año o hacer unicamente el conteo por estantes y partes del almacén sin necesidad de tener que detener las operaciones ya que la mayor parte del trabajo se realiza de forma transaccional, es decir, en el momento en que ocurre.

Lo importante de esta metodología es el hecho de que para poder realizar actualización en tiempo real es necesario el uso de alguna herramienta tecnológica donde se haga la captura de las entradas y salidas del almacén para tener la información actualizada.

Una ventaja adicional de este tipo de software es que se puede complementar con otras herramientas, como son los lectores de código de barras que hacen aun más eficiente la actividad de registrar la entrada y salida de artículos del almacén.

De esta forma el software es la herramienta que se encarga de vincular cualquier pedido de compra, ventas, devoluciones, etc para poder identificar que sucede con un artículo determinado desde el momento que el proveedor lo surte hasta que se le entrega al cliente.

Llevar el seguimiento por medio de almacenes perpetuos también permite hacer la valoración del costo de los bienes vendidos en cualquier momento en que se necesite.

¿Cual estrategia es la mejor?

Hablando de una empresa no existe una metodología que sea mejor o peor que otra. Simplemente se trata de cual es la que le permite a la organización alcanzar los objetivos deseados.

Realizar inventarios periódicos puede ser una estrategia efectiva para las pequeñas empresas que no tienen un gran volumen de inventario y tampoco cuentan con el presupuesto necesario para adquirir una plataforma tecnológica que les ayude con esta tarea.

Incluso si hablamos otros modelos de venta como puede ser el caso de una galería de arte, por ejemplo, que tiene un nivel de productos y ventas generalmente bajo es factible realizar el conteo manual de sus productos.

Por otro lado, cuando se tienen varios almacenes o un gran volumen de ventas como sucede en las farmacias o supermercados, aplicar el método de inventarios perpetuos va a permitir generar cronogramas sobre cual es el momento adecuado de realizar compras, negociar con los proveedores, etc. Además, tener el seguimiento preciso de los artículos permite identificar errores en el inventario y monitorear cualquier problema de robo.

Para esto es de gran utilidad contar con una herramienta tecnológica que permita la creación de más de un usuario y que cada persona que interactúa con la plataforma tenga su propia cuenta para poder tener un seguimiento de las operaciones y quien fue el encargado para poder delimitar responsabilidades.

Una ventaja adicional de las herramientas tecnológicas es que puede elegirse entre una gran variedad de ellas. Si se escoge un sistema de gestión empresarial no solo se va a tener un mejor control sobre el área de almacén; los beneficios se van a extender y aplicar a cualquier área o departamento de la organización.

Lo importante al momento de determinar cual es la estrategia más adecuada a la empresa es tener claro cual será el impacto de tener o no los datos actualizados para la toma de decisiones estratégicas.

En OpenPyme contamos con un sistema de gestión que se adapta a las necesidades de la empresa permitiendo aplicar tanto los inventarios periódicos y perpetuos. Nuestros paquetes y servicios se especializan en ofrecer soluciones al alcance de las micro, pequeñas y medianas empresas.

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