La contabilidad electrónica y los asientos contables

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LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA Y LOS ASIENTOS CONTABLES

Una entrada en el diario de contabilidad o asiento contable es el método utilizado para introducir una transacción económica en los registros contables de una empresa. Estos registros se agregan al libro mayor, o pueden ser añadidos a una variedad de libros auxiliares, que luego se van a unificar en el libro mayor. Toda esta información se utiliza para construir los estados financieros al final de un determinado período de información. Los estados financiero muestran el resultado de las operaciones económicas de una empresa, las perdidas y utilidades generadas y el balance general de las mismas.

Dicho de esta forma suena bastante sencillo de entender; sin embargo, a todos los profesionales que tenemos un campo de acción diferente a la contabilidad estos son conceptos algo complicados de asimilar y mucho más difíciles de aplicar tomando en cuenta que la contabilidad no se limita únicamente a realizar la captura de los movimientos económicos llevados a cabo por la empresa, si no que tiene una área de acción y aplicación más amplia.

Contar un profesional del ámbito contable es una pieza fundamental para una empresa, no solo para poder presentar las declaraciones fiscales producto de nuestras actividades económicas; si no sobre todo por toda la información sobre el desarrollo de nuestra empresa que nos puede proporcionar.

Sin embargo, y a pesar de estos beneficios, hasta el momento en muchas ocasiones las relaciones entre los contadores y las pymes, es decir las pequeñas y medianas empresas, han sido bastante complicadas.

Esta relación se veía afecta por el exceso de trabajo de oficina que tenían encima los contadores que obligaba a que el contacto se limitara a proporcionar por parte de las empresas los comprobantes de gastos e ingresos y a recibir las notificaciones correspondientes a haber presentado los ejercicios fiscales correspondientes, todo esto si que las empresas y sus directivos tuvieran en muchos de los casos conocimiento alguno sobre los criterios empleados ni resultados obtenidos. Además, en muchos casos era prácticamente imposible solicitar esta información por la evidente falta de tiempo del contador para poder cumplir con todos los requerimientos solicitados.

La entrada en vigor de la contabilidad electrónica hizo necesaria la incorporación de un software para registrar los asientos contables y entregar a través de medios electrónicos los reportes generados. A pesar de esto existe todavía un gran número de pequeñas y medianas empresas donde el trabajo del contador sigue siendo solicitar la información impresa de cada una de las transacciones económicas realizadas, realizar las conciliaciones contables en un software de uso particular y presentar los reportes a la autoridad. En resumen, siguen estando llenos de trabajo debido a que en la mayor parte de las ocasiones su trabajo es completamente independiente a la gestión realiza al interior de la empresa.

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A todo esto se le suma que en caso de que le presenten a la parte directiva de la empresa algún reporte financiero en la mayor parte de los casos estos son destinados a llenar carpetas de resultados que nadie consultará mientras que la empresa se enfoca en lograr el crecimiento a través de aumentar el volumen de ventas pero sin tener información que soporte que aumentar las ventas proporcionará mayores rendimientos, lo que puede ser cierto pero también puede ser que el problema radique en que el producto no este siendo manejando al costo adecuado lo que esta generando perdidas.

Así, existen un gran número de estrategias como a través de las cuales se puede potenciar el crecimiento de una empresa, ya que no siempre vender más es sinónimo de ganar más, como se explica en el articulo Análisis de ingresos como instrumentos para el crecimiento empresarial.

Por otro lado, existe un nuevo panorama que el empleo de las tecnologías de la información está abriendo; no solo para la forma en que se realizan los procesos al interior de las empresa; si no, y más importante, en la forma en la que nos relacionamos con los contadores. Contar con un sistema de gestión empresarial que tenga además integrada la contabilidad electrónica va a permitir a los contadores no solo reducir el tiempo que tardan en realizar los asientos contables, ya que esta información ya ha sido generada y se encuentra únicamente en espera de su confirmación, si no que el acceso a la misma es en tiempo real lo que les permite generar reportes financieros actualizados; y poder contar con el tiempo necesario para que esta información financiera sea interpretada y presentada para que la gerencia de la empresa pueda hacer uso de la misma para el desarrollo de nuevas estrategias.

El trabajo de los contadores esta evolucionando para adoptar una visión más pro activa que brinde información de utilidad no solo a los grande complejos empresariales, si no que ahora sus conocimientos serán de gran utilidad para el progreso de las pequeñas y medianas empresas donde participarán proporcionando información que impacte la toma de decisiones sobre las operaciones diarias asegurando su permanencia y competencia en el mercado.