Mitos de la contabilidad electrónica

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MITOS DE LA CONTABILIDAD ELECTRÓNICA

Ya hace más de un mes que entró en vigor la reforma a la miscelánea fiscal 2014 y sin embargo todavía hay mucha desinformación y muchas dudas sobre sus verdaderos alcances y funcionamiento, en especial lo relativo a la llamada Contabilidad Electrónica.

Como proveedores de sistemas, hemos oído muchas opiniones distorsionadas sobre lo que significa la Contabilidad Electrónica, originadas principalmente por la falta de información. En este artículo tratamos de despejar algunos de esos falsos conceptos.

1.- Necesitas un software especializado para hacer contabilidad electrónica

Este es uno de mis favoritos porque está siendo propagado por vendedores de uno de los softwares de contabilidad más populares del país. Lo están usando como un arma de ventas para impulsar la venta de su software. Básicamente lo que dicen es que el SAT pide que tu software de contabilidad esté homologado y que ellos son los únicos que cuentan con la homologación oficial del SAT.

Obviamente estas afirmaciones son totalmente falsas. En realidad lo que hizo el SAT fue publicar una formato que debe seguirse para presentar los archivos que contengan la información correspondiente a las declaraciones de la contabilidad de las empresas.

Al SAT no le importa si llevas tu contabilidad en Excel, aquí hay un artículo que explica como desde Excel se puede exportar la información en formato XML, o en un sistema especializado como SAP. Lo que realmente le importa al SAT es que se presenten las declaraciones siguiendo un formato que publicaron.

2.- Los archivos XML necesitan estar timbrados

De manera similar al mito anterior, este mito está siendo propagado por las empresas que se dedican a vender timbrado de facturas electrónicas y con la intención de continuar expandiendo su negocio. Lo que el SAT pide, de manera opcional, es que los archivos XML entregados como parte de las declaraciones, sean firmados con el mismo Cello de Certificado Digital que se usa para la emision de comprobantes CFDI, de ahí el origen de la confusión.

Sin embargo, dado que la comunicación se hace de manera directa entre el contribuyente y la autoridad fiscal sin intermediarios, no es necesario ningún timbrado. El timbrado en realidad constituye un aviso por parte de la autoridad de que ya está enterada de las operaciones que se están llevando a cabo entre particulares.

Odoo CMS - a big picture

3.- La contabilidad electrónica implica más trabajo para los contadores

Una de las partes de la contabilidad electrónica que han suscitado más controversia es donde se pide al contribuyente que realice el registro de su contabilidad de forma detallada y analítica. Por detallada y analítica se entiende que se tiene que realizar un desglose de cada uno de los comprobantes fiscales que amparan una determinada póliza contable.

De ahí que muchos contadores, aquellos que todavía trabajan a la manera antigua escribiendo las pólizas contables a mano, hayan empezado a propagar el mito de que la contabilidad electrónica va a ser un proceso muy complicado y les va a requerir un trabajo mucho mayor. Y por lo tanto sus servicios van a ser más caros.

La realidad es que, con los nuevos sistemas de información, OpenERP/Odoo por ejemplo, en los cuales cualquier persona, que tenga un mínimo de nociones de administración, puede capturar facturas y pagos, el trabajo de los contadores se simplifica ampliamente.

Lo que si es importante decir es que el trabajo de los contadores en las empresas va a cambiar de manera fundamental. Antes, los contadores cobraban por estar escribiendo las pólizas contables que les servían para preparar unos estados financieros con un par de meses de atraso. En el mejor de los casos los estados financieros se entregaban 10 días después de terminado el mes.

Ahora el contador debe tomar el papel de un asesor, ayudando al contribuyente a elegir el mejor software de contabilidad y la forma correcta de configurar ese paquete contable. Después de esa configuración inicial, el contador puede dejar que sea el mismo contribuyente el que realice el trabajo fuerte de la carga de información contable y dedicarse a sugerir mejores formas para invertir o para pagar menos impuestos.

La ventaja añadida, para el empresario, será que podrá contar con la información financiera de su empresa mucho antes de que se acabe el mes, por lo que podrá realmente tomar decisiones que le ayuden a crecer.

4.- Con la contabilidad electrónica el contribuyente ya no necesita contar con la asesoría de un contador

Este es la otra cara de la moneda, en este caso son los contribuyentes los que piensan que con conseguir un software de contabilidad que les permita generar los archivos XML correspondiente a la contabilidad electrónica, entonces ya no necesitan para nada la ayuda de un contador.

Ciertamente los nuevos software de contabilidad disponibles en el mercado han avanzado mucho y pueden realizar muchas tareas para las que antes contratábamos a un contador, realizar la escritura de pólizas por ejemplo. Si embargo, ningún software por muy bueno que sea, podrá reemplazar a un ser humano en la interpretación de leyes y reglamentos, y ahí es donde entra nuevamente el contador.

Como ya comentaba en el mito anterior, lo más importante es que como empresarios, debemos darnos cuenta de que los negocios están cambiando y las tecnologías de la información nos brindan nuevas y mejores oportunidades con las que nuestros abuelos apenas pudieron soñar.

Como cualquier implementación nueva, la contabilidad electrónica viene cargada de nuevos retos y está rompiendo muchos paradigmas, pero con la ayuda de las herramientas adecuadas y el seguimiento de personas expertas seguramente podremos sacar provecho de esta ley y mejorar nuestras empresas.