Para que las pequeñas y medianas empresas (pymes), particularmente de manufactura o que cuenten con algún ciclo de producción, logren sobresalir y mantenerse en el mercado, es indispensable que empleen estrategias que les permitan fortalecer sus procesos que pueden ir, desde disminuir costos de adquisición de materia prima, disminuir costos de producción, tener procesos más eficientes, un mejor servicio al cliente, etc.
Existen herramientas adaptadas al área de manufactura y que ayudan a las organizaciones a lograr estos objetivos; un sistema de gestión de recursos materiales o MRP, por su siglas en ingles, permite a las organizaciones centralizar sus operaciones de fabricación para tener un mayor control sobre estas, agilizar procesos y hacerlos más eficientes.
Actualmente, son las grandes empresas las que cuentan con un MRP incorporado para gestionar sus actividades que les permite obtener importantes beneficios. Sin embargo, hablando de las pequeñas y medianas empresas (pymes) es todavía grande el número de organizaciones que no cuenta con un sistema de gestión.
En el mercado existen un gran número de sistemas MRP de donde puede elegir una pyme. Las opciones son muy variadas, desde software propietario hasta de código abierto; otra opción de gran valor son las que integran el MRP a una plataforma de gestión empresarial ERP que adicionalmente permite contar con información financiera, compras, ventas, materia prima disponible, de recursos humanos y desempeño necesarios para garantizar un flujo de trabajo productivo óptimo.
Esta integración significa para la pyme una automatización que les permitirá ahorrar de tiempo y dinero a través de la reducción de costos y una mayor eficiencia para poder competir con las grandes empresas.
De forma general existen 3 grandes beneficios que les va a a permitir a las pymes colocarse en un punto estratégico y adecuado para competir en el mercado y asegurar su posición.
Manejo eficiente de tareas. Muchas veces cuando no se cuenta con una herramienta de gestión que permita unificar las actividades de una empresa se pierde una considerable porción de tiempo en realizar tareas duplicadas. Muchas pymes llevan el control de sus actividades en hojas de Excel lo que les dificulta conocer a los diversos departamentos cual es la volumen de producción necesario para hacer frente a la demanda y por lo tanto no se tienen conocimiento de cual es la materia prima que se necesitan tener disponible.
Como plus la disponibilidad de la información sin realizar el doble trabajo de captura facilita al departamento de producción sentirse más satisfechos en el trabajo ya que el tratar de emparejar los datos y reportes para poder realizar su trabajo puede traer una gran porción de frustración y hacerlos sentir descontentos con su trabajo.
Libertad. Hablando de pequeñas y medianas empresas, tienen flujos de trabajo de manufactura que son supervisados de forma directa por el dueño que en muchas ocasiones tiene el cargo de gerente. Sin embargo, esto a la larga significa un problema al no poder llevar a cabo ninguna actividad sin contar con su previa aprobación; lo que hace imposible tomar cualquier decisión de forma rápida si no esta presente. Un sistema de gestión MRP que proporciona en todo momento la información necesaria y actual necesaria para realizar sus actividades le va a permitir a todo el personal ser más eficientes y estar seguros de que cuentan con todas las herramientas para llevar a cabo su ciclo de trabajo,desde la materia prima disponible, hasta el volumen de productos esperados; sin que esto signifique que el dueño desconozca las actividades de sus empleados ya que puede hacer un seguimiento de sus actividades en todo momento.
Organización. La falta de comunicación entre los diferentes departamentos con el área de producción entorpece el flujo de trabajo, ya que muchas veces no se cuenta con el stock de materia prima suficiente en almacén para hacer frente a los pedidos; o ventas ofrece productos sin que producción tenga conocimiento y, por lo tanto, no se realiza la elaboración de mismos. Estos son escenarios que a la larga van a afectar la reputación de la pyme y provocar que los clientes busquen otro proveedor.
Contar con un sistema de gestión que ayude al área de producción a garantizar que se va a cumplir la demanda de producto solicitada por los clientes, poder garantizar que se cuenta con la materia prima para hacer frente a la demanda, y que el resto de los departamentos se aseguran de garantizar que se tengan las herramientas necesarias, asegura que la pyme es una organización que pueda competir con los grandes corporativos y tiene su lugar en el mercado garantizado asegurando a su vez la fidelidad de los clientes y teniendo una reputación de empresa seria que pone en todo momento los intereses de sus consumidores en primer lugar; donde, además, los trabajadores están satisfechos con su trabajo.
