Esta semana sostenía una reunión con un cliente potencial, y una de sus principales demandas era poder utilizar OpenERP para presentar al SAT la Contabilidad electrónica a finales de abril, es decir nos daba un plazo de dos semanas para implementar el sistema. Porque, además, esperaba que nosotros lleváramos a cabo la migración de los datos y la configuración del sistema para no distraer a su equipo de trabajo que estaba ocupado en otros proyectos. Ante estas exigencias no me quedó más remedio que rechazar el proyecto.

Desgraciadamente es cada vez más frecuente que nos lleguen clientes potenciales que no entienden porque la implementación de Odoo ha de costar tanto tiempo. Por eso que me decidí a escribir este artículo, para poder profundizar sobre las razones detrás del tiempo necesario para implementar Odoo.

Odoo es un ERP

Sin importar el discurso de marketing o la cantidad de módulos web que vengan incluidos en el sistema, Odoo es un ERP. De acuerdo en que es un sistema modular, flexible y de código abierto, pero no por eso deja de ser un sistema tan complejo como cualquier otro ERP.

Normalmente un proyecto de implementación de un sistema ERP ronda al rededor de los tres meses, y eso solo en el caso de que el sistema se vaya a utilizar el sistema tal cual como viene de fábrica. En cuanto se habla de adaptar flujos de trabajo o realizar algún tipo de personalización al sistema, los tiempos necesarios para el desarrollo, las pruebas y la validación hacen que la duración de la implementación crezca considerablemente.

Implementar no es lo mismo que instalar

En muchas ocasiones se usan indistintamente las palabras implementar e instalar para referirse al proceso de puesta en marcha de un sistema informático, sin embargo la instalación es tan solo el primer paso de la implementación. Implementar un sistema es integrarlo a la rutina de trabajo diario de la empresa, para eso se requiere capacitar a los usuarios, y la capacitación requiere de tiempo.

Recuerdo un proyecto en el que nos pidieron dar una capacitación general de una semana para todo el personal administrativo de una empresa. Además, la capacitación se tuvo que dar en las oficinas del cliente para que los participantes no tuvieran que descuidar sus actividades diarias. Por descontado que nadie prestó la atención que debería.

Un año después el Director general nos llamó porque el ERP no estaba dando los resultados esperados, sentía que su gente no le sacaba todo el provecho que debería a la aplicación. A sugerencia nuestra contrató a un consultor externo para que diagnosticara el origen del problema de forma imparcial. El resultado del diagnóstico hizo evidente que los usuarios no hacían uso de la aplicación porque no conocían todas las funcionalidades que ofrecía. La solución, impartir cursos especializados para cada una de las áreas funcionales y la creación de una biblioteca de recetas o “Cookbooks” para guiar a los nuevos usuarios. En total cerca de tres meses de trabajo.

La implementación no depende solo del proveedor de servicios

Muchos empresarios consideran que la implementación de un ERP es un proyecto de sistemas, y que los consultores del proveedor son los que deben encargarse de todo. No pueden estar más equivocados.

En la actualidad, uno de los cambios clave a los que se enfrenta una empresa es, precisamente, la implementación de un ERP, tanto por el costo, no solo económico, de implementación como por el cambio en la forma de trabajo interna

Hay muchas tareas dentro del proceso de implementación que deben estar apoyadas y auditadas por los usuarios del sistema. Por ejemplo, la depuración de los datos de el o los sistemas anteriores o la recopilación de aquella información que no se tenía documentada en ningún lugar.

Uno de los mayores errores en el proyecto de implementación es trasladar o migrar la información del sistema anterior al nuevo sin que esta haya sido revisada o auditada de ninguna forma. Con esto lo único que se consigue es trasladar las carencias, limitaciones y errores al nuevo sistema. Además, esta auditoría solo puede ser realizada por personal que tenga un fuerte conocimiento de las reglas del negocio ya que la introducción de datos incompletos o erróneos tendrá como resultado la falta de credibilidad en la información proporcionada por el ERP. Desgraciadamente en muchas empresas este tipo de recursos suelen ser los que más carga de trabajo tienen y, por lo tanto, los que menos tiempo pueden dedicarle a la implementación de un nuevo sistema.

La empresa no está lista para implementar un ERP

En ocasiones las empresas abordan el proyecto de implementación de un ERP presionadas por circunstancias externas: cambios en la legislación, software obsoleto que termina su tiempo de vida, cancelaciones inesperadas de contrato, etc., pero eso no significa que estén realmente preparadas para realizar un proyecto de esta magnitud.

Desde no tener personal calificado, tener la información dispersa o que no haya cooperación entre la gerencia y los usuarios, las razones pueden ser muchas. En estos casos la empresa deberá pasar primero por un proceso de adaptación que hará que la implementación del sistema se alargue todavía más, pudiendo incluso a llegar a durar más de 12 meses.

Seguramente habrá otras razones por las que no es posible implementar Odoo en dos semanas, pero creo que estas son las más significativas. Les invito a que me dejen sus opiniones en los comentarios.