Cuando una empresa se encuentra en el proceso de selección sobre cual es la plataforma de tecnologías de la información más adecuada a introducir, se encuentra ante un gran abanico de soluciones que ofrecen muchas características, desde alojamiento en la nube, integración con distintas plataformas, e-commerse integrado, etc., las opciones son muy amplias. Antes este panorama era un poco complicado, las empresas suelen basarse en la percepción y muchas veces se olvidan de buscar a herramienta que mejor se ajuste a sus necesidades particulares.

Pensar en las necesidades de una empresa implica conocer desde cuales son los motivos por los que una empresa se embarca en un proyecto de esta naturaleza. Muchas veces se da por sentado que al hacer uso de estas plataformas se resolverán los problemas de procesos que se venga arrastrando; sin embargo, cuando se tienen procesos ineficientes y no se realiza la optimización y depuración necesaria, lo que se va a lograr es transferir estos problemas al sistema, dando como resultado que la implementación falle.

Lo más importante es reconocer cuales son los dolores en la estrategia o funcionamiento de la empresa. Su corrección, en ocasiones, no necesita la introducción de una nueva plataforma, siendo la depuración de procesos la que va a potenciar a la plataforma tecnológica conque que ya se tenga para ser el trampolín que impulse aquellas características que identifican a la compañía.

Una de las características más importante del sistema de gestión y/o planificación de recursos empresariales (ERP) adecuado, es que su implementación e uso debe permitir el retorno de la inversión; de esta forma cuando se evalúa un nuevo sistema se deben considerar cuales son los beneficios esperados, el costo de adquisición, y el tiempo estimado para completar el retorno de inversión que ofrece el proveedor.

Determinar cuales son los requerimientos particulares de la empresa, iniciando desde aquellas características fundamentales para sus funcionamientos y pasando por las áreas a tomar en cuenta: compras, ventas, inventario, etc., va a ser fundamental para determinar el tipo de herramienta por la cual decidirse.

Por ejemplo, en el caso de una tienda de abarrotes, no servirá de mucho tener una completa herramienta para el departamento de ventas con CRM y Punto de Venta para atención eficiente a los clientes si no esta integrado a un sistema de gestión de almacén para tener un control de cuales son los niveles de inventario y responder a las necesidades y demanda de los clientes evitando llegar al nivel 0 de un producto de gran demanda, o tener productos parados que ningún cliente compra sin hacer nada al respecto.

También puede ser que la empresa este buscando características adicionales que se puede decir no son vitales para su funcionamiento de la empresa; pero serán de gran valor para lograr objetivos, como es el caso de los reportes financieros que le permitan saber a la dirección o al departamento de ventas que articulo se esta quedando rezagado y sobre el que necesitan realizar campañas de marketing y promociones para que los clientes se interesen por él.

Contar con el apoyo de un consultor externo puede se de gran ayuda en la realización de todo este proceso por que al tener un panorama más abierto permite ver las cosas de forma objetiva y aportar experiencia adicional realizando las evaluaciones y procesos necesarios que ayuden a la compañía a garantizar el éxito de la implementación.

La selección de un sistema de gestión empresarial (ERP), es una de las decisiones más importantes y trascendentales para una empresa ya que tendrá un impacto no solo en los procesos sino en el desarrollo y desenvolvimiento de empleados, clientes, directivos, etc., y en últimos términos tiene un papel importante para maximizar o no la rentabilidad. Por lo que, antes de embarcarse, una compañía debe hacer todo lo posible por mitigar cualquier tipo de riesgo y tomar las medidas necesarias que garanticen el éxito.