Hoy nuestro equipo de soporte recibió este correo:
Agradezco el seguimiento y reitero mi admiración con y hacia ustedes, me sorprende como trasladan la responsabilidad de procesos que deberían ser internos de OpenPyme y la forma en que lo exponen como corresponsabilidad.
El correo llega después de que solicitamos a este cliente que nos haga llegar la evidencia de que su equipo realizó un mínimo de pruebas de uso antes de que actualicemos su sistema a la versión 4.0 del CFDI.
Nos pasa a veces con algunos clientes, especialmente cuando llega un nuevo responsable de sistemas.
La mayoría de los informáticos piensan que el objetivo de hacer pruebas al sistema es, únicamente, para asegurar que el software en cuestión no contiene errores.
Otros, como en este caso, creen que les estamos pidiendo que hagan nuestro trabajo.
Pero en realidad, no es así.
Además de asegurar de que el sistema funciona desde un punto de vista meramente técnico, las pruebas también nos sirven para garantizar que el sistema está alineado con los procesos de la empresa, con la gente y que hace lo que la empresa necesita que haga.
Nos permiten entender como va a impactar este cambio a la organización y como se va a ver afectado el personal con los nuevos procesos.
Y finalmente, generan un mayor entendimiento del sistema ya que las pruebas son una parte importante del proceso de aprendizaje.
Lo que debes de hacer para asegurar que tu ERP funciona ahora y siempre es:
- Involucra a todo tu equipo en las pruebas. Es muy fácil presentar excusas de porque tus empleados no tienen tiempo para probar el sistema. Aunque estas excusas sean totalmente válidas, en realidad no hacen más que entorpecer el funcionamiento de tu empresa.
- Crea un espacio para realizar las pruebas. Permite que dentro de la semana laboral de tu personal haya un espacio para realizar esta tarea y anima a tu equipo a que se apoyen mutuamente en el proceso.
- Apunta a una cobertura del 110% con la esperanza de que el 95% de los escenarios que se puedan presentar hayan sido probados. Recuerda que la acumulación de errores y problemas de funcionamiento debido a escenarios no probados pueden crear una grave interrupción en tus operaciones.
- No delegues todo el trabajo a los consultores. Para que las pruebas sean efectivas se requiere que quien las diseña tenga alto conocimiento del proceso que se va a probar. Los consultores solamente son tus guías.
- Automatiza las pruebas de actualización. Probar todo el sistema cada vez que hay una actualización puede ser un gran reto, pero puedes aprovechar la tecnología a tu favor y facilitar todo el proceso. No encontrarás otro uso más adecuado para el RPA (Robot Process Automation).
Hasta ahora no he conocido una sola empresa que se arrepienta del tiempo y esfuerzo dedicado a probar su sistema antes de ponerlo en operación.
Cuando se delega la responsabilidad de que el ERP funcione en el proveedor siempre surgen sorpresas que interrumpen la operación y afectan a tu equipo y a tus clientes.
El problema es que el proveedor no va a lidiar con las consecuencias de estas interrupciones, pero tú si.
No lo hagas.
Si has conectado con mi forma de ver las cosas, apúntate a una sesión estratégica conmigo
