Como crear un plan de comunicaciones que facilite la aceptación de tu ERP

Vence la resistencia al cambio de tus empleados

Agustín Cruz Lozano

Si estás intentando implementar un sistema ERP sabrás que uno de los mayores retos a vencer es la resistencia de tus empleados a cambiar su forma de trabajo.

Implementar un ERP es una tarea difícil y estresante pero importante. La mejor forma de reducir el cuestionamiento natural de porque se tomó esta decisión es mantener informados a tus colaboradores.

Mantener el proyecto en secreto afecta de forma negativa las actitudes de tu personal, y les genera sentimientos de ansiedad y frustración al no poder comunicar de forma efectiva sus necesidades.

Para evitar que crezca esa sensación de estar fuera de contacto, aumentar el grado de confianza y la satisfacción general de toda tu empresa debes establecer un plan de comunicación del proyecto.

Este plan se utilizará durante todo el proceso de implementación y hasta la etapa posterior a la puesta en marcha del sistema.

Para lograr que el plan sea efectivo toma en cuenta los siguientes puntos:

  • Identifica las diversas audiencias de empleados en tu empresa y las necesidades específicas de comunicación de cada una de ellas. Es importante adaptar el mensaje a sus necesidades específicas debido a que diferentes grupos de personas en diferentes sitios o departamentos pueden no tener el mismo nivel de información a su alcance.
  • Designa a una persona o grupo específico para que esté a cargo de la comunicación con el resto de la organización. Esto ayudará a reducir la confusión haciendo que toda la comunicación provenga de una fuente centralizada.
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  • Define el método por el cual se realizará la comunicación y envía mensajes de manera constante y consistente. Los métodos de comunicación pueden ser: correo electrónico, reuniones públicas, foros de preguntas y respuestas, actualizaciones en video, etc.
  • Crea agentes de cambio que actúen como enlaces entre los líderes del proyecto y el resto de la compañía. Ellos responderán de forma natural a las preguntas e inquietudes de sus compañeros en su área de influencia.

Además, para que la comunicación sea efectiva debes continuar promocionando el proyecto entre tus colaboradores a lo largo de la implementación.

  • Creando una imagen clara de cómo la iniciativa va a beneficiar a tus empleados de forma que puedas despertar en ellos el entusiasmo por los beneficios del nuevo sistema.
  • Explicando por qué es necesario el cambio y qué sucederá si la empresa no cambia. Esto te permitirá crear un sentido de urgencia que comunique y justifique la iniciativa.
  • Promoviendo y celebrando los hitos y logros del proyecto. Explicando de manera completa y honesta cuando debas ajustarlos.

¿Qué te parece? ¿A que ahora te resulta más fácil abordar la creación de un plan de comunicación?

Pon este plan en marcha y empieza a implementar un sistema que te permita conocer la utilidad real de cada unidad de negocio, disminuir costos de operación, mejorar el servicio al cliente y aumentar tus ventas.

Y si quieres que te ayude a implementar tu sistema ERP.

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