Uno de los objetivos fundamentales y más importantes para que toda empresa pueda seguir operando, crecer o llegar a nuevos mercados se traduce en generar un negocio rentable y solvente.
Rentabilidad es cuando la venta de cada uno de los productos o servicios de la empresa genera una utilidad.
Solvente se refiere a que tenga el suficiente flujo de efectivo para poder pagar sus gastos y cuentas diarias.
Para que esto se cumpla la empresa debe empezar por tener una contabilidad efectiva donde se registren todas las operaciones de la empresa, para tener claro la información de rentabilidad y flujo de efectivo.
La contabilidad es el registro de todas las operaciones económicas de una empresa para saber de donde han venido sus recursos, ha donde han ido y cuanto es el dinero en efectivo que queda disponible para la empresa y cuanto en utilidades para seguir creciendo.
Su finalidad es ofrecer una imagen financiera del negocio y, aunque sirve como base para el pago de las obligaciones fiscales, lo contabilidad abarca muchos más beneficios para la empresa.
Una de las ramas de la contabilidad menos explotada es la contabilidad financiera, a través de esta la empresa puede saber cual es el estado en la relación con cada uno de nuestros clientes, las ventas de cada producto y la utilidad generada.
Para facilitarnos el trabajo, actualmente existen herramientas como los software contables que facilitan y simplifican la recopilación de información financiera, almacenando y organizando las transacciones económicas de la empresa.
A través de estas herramientas se puede realizar la gestión y el seguimiento de transacciones de compra y venta, pagos recibidos, pagos realizados, nómina, etc. de forma más eficiente.
Su finalidad es automatizar las tareas rutinarias del área contable, como la generación de pólizas y la generación de facturas electrónicas, con el fin de evitar errores y hacer más sencilla la gestión contable a través de la facilidad de uso, flexibilidad y acceso desde cualquier lugar.
Por otro lado existen también las plataformas de gestión empresarial o ERP, que integran no solo el módulo contable, si no las actividades de los diferentes áreas y departamentos de la empresa.
Esta integración permite que cada una de estas actividades de las diferentes áreas genere la información contable correspondiente de forma automática, lo que le permite a los contadores liberarse de estas tareas de captura y enfocarlas en actividades estratégicas para la organización.
Entonces, la principal diferencia entre un software contable y un sistema ERP se encuentra en el grado de automatización que podemos tener para los registros contables.
Con un software ERP podemos lograr una implementación de inventarios perpetuos, es decir, registrar que de cada movimiento del almacén se genere su correspondiente movimiento en el área contable ganando control físico y financiero.
En el área de manufactura cada orden de producción se puede contabilizar toda la materia prima que se va utilizando en la fabricación, mano de obra y generar automáticamente el costo correspondiente para cada uno de los productos terminados que se están generando.
Elegir entre un software contable o un software ERP depende mucho de la etapa en la que se encuentre la empresa y los objetivos que quiera alcanzar.
Aunque la automatización siempre va a ser más fácil utilizando un ERP.
Ahora bien, si tu empresa ya cuenta con una herramienta tecnológica para gestionar sus finanzas dejame hacerte una pregunta: ¿puedes, menos de 10 minutos, decir cuanto es el dinero que ha entrado en el mes, cuanto dinero ha salido, cuanto va a entrar, cuanto va a salir y cuanto es lo que deben?
Si no has podido responder de forma afirmativa dejame decirte la razón: la tecnología por si sola no define un negocio, no genera ninguna ventaja competitiva, ni te permite tener ese aprendizaje que te prepare para el cambio.
Para que realmente puedas disponer de información real y actualizada al alcance de tu mano para la toma de decisiones estratégicas necesitas contar con un Sistema de Información Empresarial.
Este sistema debe estar compuesto por personas, procesos y tecnología, donde las personas son el componente más importante.
Debes asegurarte que, al menos el 80% de las personas dentro de tu organización, la utilicen las herramientas para capturar sus actividades diarias en tiempo real.
Para que la información sea un reflejo real y actualizado de la realidad de tu empresa y te sea de utilidad para ese proceso de aprendizaje y toma de decisiones.
Define por escrito el modo de trabajo que se sigue para realizar cada una de las tareas de tu empresa y asegurate que estén orientados hacia los objetivos estratégicos de tu organización.
Involucra a todos los interesados en cada uno de los procesos para hacerlos más eficientes o eliminar aquellas tareas que hace más lento el proceso.
Por último asegurate de que tu herramienta tecnológica realmente te permite agilizar los procesos y reducir la carga operativa en las personas, de que ayuda a mejorar la comunicación entre los diferentes departamentos y áreas de la empresa.
Si buscas algo más consistente para poder ayudarte a que tu empresa se prepare para el cambio y tenga la información necesaria en menos de 10 minutos para su aprendizaje, reserva una sesión estratégica para conocer la metodología OpenPyme.
