Una de las herramientas empresariales de las que más se habla actualmente son los sistemas de gestión de recursos empresariales ERP. Estas plataformas son muy populares y es cada vez mayor el número de empresa que buscan incluirlas dentro de sus actividades diarias.

Independientemente de la popularidad de estas plataformas lo cierto es que para muchos dueños o gerentes de pequeñas y medianas empresas aun no les quedan claras las ventajas de las que se va a ver beneficiada su organización.

Existe un gran número de empresarios con los que he platicado que no realizan la contratación de un sistema ERP bajo la premisa de que los costos se salen de su presupuesto, aun no son lo suficientemente grandes para este tipo de proyectos o simplemente tienen otros gastos.

Desde mi punto de vista esta respuesta se debe, principalmente, a que se visualiza la herramienta como un gasto más para la organización y no queda claro cuales son los tiempos de retorno de la inversión, posterior al adquirir la plataforma.

Y es que hablando de costos, la realidad es que los pudieran ser más elevados a adquirir, por ejemplo, un nuevo escritorio o equipo de oficina. Sin embargo, los beneficios que empezará a ver la empresa mucho antes de percibir el retorno de la inversión al final vale la pena el gasto.

Incluso estos beneficios se pueden percibir ya desde el corto plazo ya que más allá del retorno económico el impacto que ha de haber en la eficiencia y la productividad de todos los usuarios.

¿Sabes la cantidad de tiempo que una persona puede invertir en vaciar datos e información para rellenar hojas de cálculo? Eso sin tomar en cuenta los errores que se pueden llegar a cometer durante este proceso.

Esta captura de información afecta a todas las áreas de una empresa, desde las compras, ventas, almacén, incluso el área de contabilidad invierte día a día una cantidad significativa de tiempo en esta tarea.

A parte hay que sumar el tiempo que se invierte en la recopilación y realización de reportes para presentar durante las juntas mensuales de las empresas .

En una ocasión platique con una persona que trabajaba en el área de sistemas de una empresa, cuando se necesitaba un reporte las demás áreas se quejaban que no sabían como obtener la información, así que lo llamaban a él, que empleaba 2 o 3 días en identificar la información, buscarla y recopilarla para presentarla a gerencia. Al final era tiempo que perdía, en lugar de dedicarlo a las actividades propias de su área.

Todas estas horas de trabajo manual se pueden reducir cuando se cuenta con una plataforma que permite centralizar la información para que haya una sola fuente de datos. Además, cuando se abren las lineas de comunicación entre los diversos departamentos se puede acceder a los datos generados por otras áreas que afecten o interesen a los demás departamentos.

De esta forma cuando se realiza una venta el área de almacén no se necesita perder tiempo capturando la información cuando ventas realizo esta parte, unicamente necesita validar la salida de productos. Lo mismo pasa con la contabilidad para elaborar la factura correspondiente.

De esta forma todos los interesados tienen, no solo, la información actualizada y real, además, tienen acceso a tableros y reportes que les permiten hacer análisis al momento para realizar cualquier toma de decisiones.

Toda esta armonía, en cuanto a la disponibilidad e información, va a ser de gran beneficio para las empresas, ya que esta precisión en los datos les va a permitir tomar decisiones que garanticen la visibilidad de la organización, por parte de los consumidores.

Retomando el tema del retorno de la inversión, no se trata unicamente de aplicar una formula matemática, pero si la empresa ganara conocimiento sobre cuales son los gastos excesivos, los cuellos de botella que frenan el crecimiento o donde se esta fallando, para ofrecer al cliente un servicio de calidad, etc.

Este acceso y visibilidad de la información va a permitir detectar cuales son los procesos o etapas que frenan el cumplimiento de objetivos.

Si bien, el retorno de la inversión en un proyecto de implementación es un hecho que se presentará a un mediano o largo plazo, los beneficios a corto plazo valen la pena el esfuerzo de embarcase en este tipo de proyectos.

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