México es el segundo país del mundo por el número de facturas electrónicas que se emiten cada día, tan solo por detrás de Brasil. Además, México se está convirtiendo rápidamente en uno de los países con las regulaciones más sofisticadas del mundo. En algunos aspectos ya está empezando a superar a Brasil en el nivel de sofisticación; especialmente en la capacidad que tiene el gobierno de relacionar cada una de las transacciones comerciales directamente a la declaración de impuestos de las empresas.
Por otra parte, con la publicación del SAT de las nuevas formas y procedimientos para realizar auditorías electrónicas a través del funcionario Aristóteles Núñez en entrevista para CNN, y con la próxima entrada en vigor de la versión 3.3 de la especificación para la emisión de facturas electrónicas (CFD) que permitirá al gobierno tener una mayor visibilidad de las operaciones realizadas por las empresas, este 2016 se perfila como el año en que se revolucionará completamente la forma de hacer negocios en México.
El SAT ya ha logrado cerrar varias de las lagunas que existían en la Miscelánea Fiscal lo que le ha permitido aumentar la recaudación de impuestos hasta en un 34% sin la necesidad de llevar a cabo ninguna auditoría electrónica. Ahora centrará sus esfuerzos en disminuir la evasión en el pago del IVA pues estima que las pérdidas por este concepto representan entre un 25% y un 50% de los ingresos potenciales del estado por concepto de recaudación de impuestos.
Ante este panorama es importante que su empresa esté preparada para cumplir con los nuevos requerimientos y de esta manera evitar hacerse acreedor a una multa las cuales pueden llegar a ser superiores a los 4,000 dólares. Las siguientes preguntas le ayudarán a evaluar si no está dejando su empresa en una posición vulnerable y propensa a errores y por tanto a auditorías.
¿Está sobrestimando su capacidad tecnológica?
México es uno de los pocos países donde la autoridad ha externado la emisión de las facturas electrónicas en empresas particulares conocidas como PACs. Estos PACs son responsables de la mayor parte del proceso de facturación pero en última instancia, la creación del contenido de la factura es únicamente responsabilidad de su empresa.
Esto implica que su sistema ERP, la fuente de la información que utilizará para preparar sus facturas electrónicas, deberá estar preparado para estos nuevos requerimientos. Dependiendo del software con el que trabaje muy bien podrá llegar a necesitar actualizaciones y/o desarrollos que supongan un esfuerzo importante de su parte antes de estar en posición de cumplir con las nuevas reglamentaciones.
¿Ha considerado el esfuerzo adicional que debe realizar para mantenerse al día en el cumplimiento de los requisitos fiscales?
En México y en el mundo, la adopción de las Tecnologías de Información por parte de los gobiernos está haciendo que los requerimientos para realizar operaciones comerciales cambien más rápidamente cada vez. Aquellas empresas que todavía realizan sus operaciones de forma manual cada vez tienen que hacer mayores esfuerzos para mantenerse al día en el cumplimiento de estos requisitos fiscales y/o comerciales.
En caso de que en su empresa hayan decidido adoptar software desarrollado por un tercero para cumplir con estos requisitos, deberá asegurarse de contar con un contrato de mantenimiento vigente, y de que dicho contrato incluya como parte del alcance la interacción con los sistemas gubernamentales, tales como el Buzón Tributario, y en caso de ser necesario, la adecuación de sus datos contables.
¿Su empresa realiza operaciones de exportación? Si es así, ¿ha actualizado sus procesos de facturación para incluir los nuevos datos obligatorios?
A partir del 1o de julio del 2016, es SAT ha ordenado que todas aquellas empresas que venden mercancía al extranjero incluyan en las facturas electrónicas que amparan estas operaciones un complemento (información adicional).
Para algunas empresas este cambio puede significar nuevas versiones de su sistema y la aplicación de actualizaciones y pruebas de regresión de su infraestructura en forma global.
¿Archiva sus facturas electrónicas y CFDIs por 5 años?
La custodia de los archivos XML es de vital importancia en caso de una auditoría, y las multas por cada uno de los archivos faltantes van desde los 300 hasta los 4602 dólares. Por este motivo, a medida que el SAT empiece a realizar auditorías electrónicas el llevar este archivo correctamente se hará cada vez más importante, ya que la autoridad podrá ser capaz de identificar rápidamente los archivos faltantes.
¿Su solución incluye las áreas de emisión de facturas, cuentas por pagar y la emisión de reportes?
Las autoridades mexicanas han creado un ambiente de trabajo donde todas transacciones que se registran en su Libro Mayor de contabilidad deben estar relacionadas con un archivo XML a través de un Folio Fiscal (UUID). De esta suerte, automatizar la emisión de facturas y las cuentas por pagar, así como contar con un buen juego de reportes que permita identificar errores fácilmente se vuelven factores críticos para evitar auditorías.
La mejor forma de mantener estos tres componentes alineados es a través del uso de un sistema ERP. Pero en muchas ocasiones, las empresas trabajan con aplicaciones aisladas y comparten la información entre los diferentes departamentos de forma manual aumentando con eso el riesgo de cometer errores y, por consecuencia, de auditorías.
¿Sus procesos incluyen validaciones de los CFDIs emitidos y recibidos?
Debido a este entorno donde le gobierno mexicano aprueba cada venta, cada compra y cada nota de crédito que va a ser reflejada en la declaración de impuestos, el más mínimo error en cualquier punto de la cadena se convierte inevitablemente en una auditoría electrónica.
Contar con un sistema contable que permita ir amarrando y validando de forma automática cada una de las pólizas que se registren para identificar cualquier información faltante o incorrecta es otra pieza de vital importancia para evitar las auditorías.
Gracias al Big Data, actualmente los gobiernos tienen la capacidad de procesar grandes volúmenes de datos. Es de suma importancia que su empresa esté preparada para el cumplimiento de la normativa a través de una herramienta avanzada porque las hojas de cálculo no van a ser suficientes para defenderse del grado de conocimiento que puede llegar a tener la autoridad sobre sus operaciones.
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