¿Estás harto de tener que tomar tus decisiones comerciales con base en sentimientos porque los estados financieros de tu empresa están mal o incompletos?
Realizar un cierre contable eficiente, preciso y transparente es un paso esencial para facilitar el procesamiento oportuno y preciso de los estados financieros. Si en tu empresa tardan más de 2 días en realizarlo, seguramente es porque hay algo en tu organización que no termina de funcionar.
En este post te voy a compartir algunos tips para que la información financiera mensual de tu organización esté más actualizada y mejor analizada:
1. Diseña tus sistemas contables de forma que permitan a los usuarios registrar con precisión y de forma estandarizada las transacciones financieras de cada día.
2. Invierte y aprovecha la tecnología para automatizar la creación de pólizas, las asignaciones de costo de los productos y de los procesos de cierre.
3. Designa a algunos miembros de tu equipo para que sean los responsables del proceso de cierre.
4. Prepara un calendario de cierre que contenga los procedimientos, los entregables, las fechas límite y las responsabilidades de cada miembro del equipo.
5. Revisa las actividades de cierre para ver cuales se pueden eliminar, cuales se pueden diferir hasta el cierre trimestral o anual y cuales se pueden mover fuera del periodo de cierre.
6. Separa las actividades de cierre para que la mayoría puedan completarse de manera independiente sin tener que esperar a que otras se terminen.
7. Sigue un orden predeterminado para cerrar cada uno de los libros auxiliares de forma que facilites el cierre del libro mayor.
8. Lleva a cabo reuniones de trabajo antes y después del cierre para mantener informado al equipo.
9. Fomenta la colaboración y comunicación entre todos los departamentos desde el nivel de liderazgo hasta los usuarios finales.
10. Define un Runbook operativo. Un Runbook es una compilación de los procedimientos que los usuarios llevan a cabo todos los días.
No hay una varita mágica que de repente te vaya a permitir eliminar todas las causas de retraso en el proceso de cierre, las transacciones incompletas o los errores de usuario, nada, son cosas que tienes que mejorar poco a poco y con el paso del tiempo vas a aprender a trabajar con estas técnicas.
Si sigues estas recomendaciones conseguirás que tu equipo financiero tenga más tiempo para investigar lo que está pasando y anticipar tendencias futuras.
Además podrán trabajar junto con el equipo operativo para identificar la causa raíz de las variaciones financieras, revaluar los procesos y actualizar los objetivos operativos gracias a la actualidad y precisión de la información.
Si quieres empezar a aplicar estas mejoras que te permitan reducir entre un 40 a 60 por ciento del tiempo del ciclo de cierre contable
