Todos los días platico con empresarios y Directores Financieros (CFOs) a través de correo electrónico, en LinkedIn o en sesiones de trabajo.
Y, dentro de todas esas reuniones, casi siempre hay alguien que pregunta lo mismo:
"Agustín, ya implementamos el ERP pero seguimos tardando más de 6 días para cerrar los libros contables a fin de mes. ¿Escogimos mal el ERP? o ¿qué más nos hace falta hacer?"
Por eso hoy quiero hablarte de este tema y responder, en una sola publicación, a todas esas personas que me preguntan día tras día sobre como pueden dedicar menos días al cierre del fin de mes.
El proceso de cierre de mes empieza a correr cuando se genera el balance de prueba y termina hasta que se obtienen los estados financieros consolidados. Este tiempo incluye tanto el tiempo que realmente se dedica a realizar el proceso como el tiempo que se pasa esperando para poder avanzar.
Las principales barreras que ocasionan que este proceso se detenga son:
- Uso de un plan de cuentas no estandarizado. Cuando no hay una nomenclatura consistente de nombres y números de identificación para las cuentas contables el equipo de finanzas tiene que dedicar mucho tiempo a adivinar donde tienen que contabilizar cada una de las operaciones, lo que ocasiona mucho desperdicio de tiempo.
- Mal gobierno de los datos. Cuando los datos son de baja calidad se necesita mucho trabajo para limpiarlos, se pierde la confianza en la información y se aumentan las tareas innecesarias que disminuyen la eficiencia.
- Falta de criterios comunes para el manejo de los datos financieros lo que ocasiona que la velocidad de procesamiento de la información se reduzca considerablemente.
- Dificultad de acceso a los datos necesarios para cerrar el periodo. Esto se debe a la presencia de múltiples sistemas de origen o a que los departamentos y unidades operativas están dispersos en múltiples ubicaciones, lo que significa que los contadores deben compartir documentos por correo electrónico, lo que provoca más demoras en el cierre.
- Si bien hay ciertas tareas que todas las empresas realizan como parte de su cierre de fin de mes, por ejemplo la conciliación bancaria, hay una gran cantidad de tareas que son específicas para cada empresa. Normalmente estas tareas no están documentadas y el conocimiento para realizarlas reside en unos pocos empleados clave.
- En la mayoría de las organizaciones, el cierre de fin de mes implica una gran cantidad de tareas que deben realizarse. Esto ocasiona que muy a menudo se pasen por alto transacciones o actividades y estar constantemente revisando se convierte en una verdadera molestia.
- A pesar de las capacidades de la tecnología muchos contadores siguen utilizando numerosas hojas de cálculo para realizar las conciliaciones y mantener otros datos financieros.
Como podrás ver, ninguna de las razones anteriores tiene que ver con las capacidades o funcionalidades del ERP.
Más bien tiene que ver en como se organizan y relacionan entre ellas las personas de tu organización.
Y si quieres conocer el método que yo utilizo para ayudar a los CEOs y Directores Financieros a que el cierre contable sea más eficiente y preciso
