Uno de los consejos más importantes que te puedo dar durante el proceso de implementación de tu sistema ERP es que nunca lo pongas en operación si no lo has probado antes.
Incluso si crees que tu empresa es muy pequeña o si solo estás pasando de una versión a otra, siempre debes realizar un Laboratorio de Pruebas para asegurarte de que no tienes sorpresas desagradables durante el gran día.
El laboratorio de pruebas viene a ser algo así como el "ensayo general" de una obra de teatro.
Durante el ensayo general no vas a ver al autor de la obra leyendo las líneas ni al director paseando por el escenario con un vestuario.
El propósito del ensayo general es asegurar que los actores, tramoyistas, apuntadores y demás participantes están listos para la presentación.
De la misma manera, en el laboratorio de pruebas no solamente vas a asegurarte de que el software está corriendo adecuadamente y de que cada pantalla muestra lo que se supone que debe de mostrar.
Sino que también debes revisar que tanto las personas como los procesos y los procedimientos producen los resultados esperados.
De nada sirve tener un software que funciona si no está respaldado por un manual de instrucciones claras e inequívocas sobre como usarlo correctamente.
O, si no se puede usar de manera eficiente y efectiva porque las personas no han recibido el entrenamiento adecuado o no fueron capaces de retener el conocimiento que se impartió durante ese entrenamiento.
Por lo tanto el laboratorio de pruebas debe ser lo más parecido a un día de trabajo en la empresa:
- Con datos reales tanto de clientes, proveedores, productos, etc.
- Con tantos escenarios como sea posible
- Revisando específicamente las excepciones y la forma en como superarlas
- Tratando de identificar la mayor cantidad de problemas posibles
- Y comunicando a todo el equipo cual es el objetivo de este proceso
Al final del día se trata de validar que la empresa está lista para empezar a trabajar con el nuevo sistema.
Además, como máximo responsable del proyecto deberás estar presente durante todo el tiempo que dure el Laboratorio de pruebas.
Y, si descubrieras que hay algunas fallas que ameriten posponer la puesta en operación, debes comunicar claramente las razones a todo tu equipo para que no pierdan la fe en el sistema.
El tiempo que le dediques a este proceso es un pequeño precio a pagar por un sistema que te ayude a reducir los costos operativos y administrativos durante los próximos 20 años.
Después de todo es más fácil recuperarse de un Laboratorio de pruebas fallido que de una puesta en marcha fallida.
Y si necesitas ayuda para asegurar que la puesta en marcha de tu sistema ERP sea exitosa,
