Puede que no sea el sistema...

La dolorosa verdad sobre tu empresa

Agustín Cruz Lozano
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Han pasado un par de meses desde que pusiste en operación tu nuevo sistema ERP. Te llevaste un poco más de tiempo y dinero del que habías presupuestado, pero al final lo hiciste.

Es hora de analizar los resultados.

Así que empiezas a hacer preguntas, ¿mejoramos el servicio al cliente? ¿mejoró el flujo de efectivo? ¿se redujo la inversión en inventario? ¿mejoró la gestión de nuestros recursos financieros? ¿tenemos una mejor gestión de nuestros recursos humanos?

Pronto te das cuenta de que el sistema no está funcionando como lo esperabas.

Llamas a todos los responsables y empiezas a pedir cuentas. Pero ellos no paran de inventar excusas, que si el proveedor sobre valoró las capacidades de su sistema o que si los consultores eran malos y no nos supieron enseñar como usar el sistema correctamente.

Sin embargo, existe otra explicación mucho más dolorosa pero también más certera... tu personal no tiene la experiencia ni el conocimiento adecuado para sacar provecho de tu nuevo sistema.

En el fondo, sabes que es cierto:
  • Nombraste líder de proyecto a una persona que estudió sistemas hace más de 30 años y que toda su vida ha trabajado en el área de cobranza.
  • El responsable de los inventarios empezó trabajando a nivel de piso y lo ascendiste por sus buenos resultados. El problema es que no conoce de metodologías para gestionar una cadena de suministro ni sabe como vaciar lo que si conoce en el sistema.
  • El programador de producción estudió educación física pero lo contrataste porque mientras estudiaba la universidad pasó todas sus vacaciones de verano trabajando contigo.
  • Tienes a la esposa de un amigo que pasó 20 años trabajando en una línea de empaque como encargada de las cuentas por cobrar.
  • El resto de los puestos de responsabilidad los tienes ocupados por practicantes y estudiantes de medio tiempo.

Te asusta contratar personal más preparado porque la última vez que lo intentaste, la persona salió corriendo a los 4 días de haber entrado. Quemó a tu empresa en las redes sociales y ya no tuviste nuevos candidatos. Se te olvida que la única inducción que le diste fue para presentarla con el vigilante y entregarle el manual del ERP para que aprendiera a usarlo.

Si estás tratando de que tu empresa se vuelva más competitiva necesitas asegurarte de tener a las personas adecuadas que sean capaces de tomar las decisiones adecuadas en el momento adecuado.

La única forma de lograrlo es invirtiendo en la educación tanto práctica como conceptual de todo tu personal. Midiendo continuamente el índice de tu capital de conocimiento para saber cuándo y donde invertir.

Además debes asegurarte de que todos en tu empresa conozcan:

  • La prioridad de cada una de las tareas que tienen que realizar en sus diferentes puestos
  • Como validar que la información que reciben y que van a utilizar para ejecutar sus tareas
  • Como garantizar que toda la información que pasen a la siguiente etapa del proceso sea precisa y esté en un formato que permita que el próximo usuario pueda aprovecharla de inmediato.

Ok Agustín, compro lo que me dices.

Pero estoy completamente perdido ahora. No se si tengo a las personas adecuadas, no se si las personas tienen la formación y la información adecuada para actuar, no se si estamos haciendo las acciones correctas, no se por donde empezar.

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