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NS Global Trade Inc

Contabilidad electrónica y ERP para lograr la mejor gestión empresarial

Javier Granados, como encargado del área de sistemas en NS Global Trade Inc, buscaba una herramienta que permitiera a la empresa cumplir con las nuevas regulaciones en materia de Contabilidad Electrónica impuestas por la Secretaría de Administración Tributaria (SAT).

Además, necesitaba que la herramienta seleccionada facilitara al equipo de trabajo la realización de las actividades propias de la gestión de la empresa, y que dotara a la gerencia con información útil y efectiva para la toma de decisiones para afianzar el crecimiento y desarrollo de la empresa.

Antes de trabajar con OpenPyme probaron diferentes plataformas tecnológicas y trabajaron con diferentes consultores externos en la implementación del sistema OpenERP. Cada una de las pruebas les representaba inversiones considerables sin que en verdad pudieran alcanzar los resultados esperados: “poder gestionar de manera fácil y efectiva la contabilidad y actividades comerciales de la empresa”.

EL DESAFÍO

NS Global Trade Inc había invertido mucho tiempo buscado una herramienta que les permitiera gestionar de manera efectiva las actividades contables de la empresa. Empezaron trabajando con QuickBooks, debido a las actividades comerciales que mantenían en Estados Unidos. Pero pronto se dieron cuenta de que las limitaciones de la aplicación les impedían hacer frente a las cambiantes condiciones del mercado. Buscando alternativas conocieron la versión 7 de OpenERP, ahora Odoo, lo instalaron, y lo empezaron a utilizar el software a cappella, sin ayuda y configurando solamente las opciones básicas del sistema.

El primer reto surgió cuando tuvieron que empezar a realizar la emisión de facturas electrónicas para soportar sus ventas en México por lo que decidieron contratar los servicios de un consultor externo que les ayudara a instalar y configurar los módulos de la Localización Mexicana y contabilidad electrónica.

Por las mismas fechas se dieron cuenta de que también habían surgido algunos errores en la información contable y financiera, como el hecho de que al cancelar una factura no siempre se borraba la póliza correspondiente, o de que había facturas que no se cerraban a pesar de haberse cubierto el pago completo.

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Ante este panorama decidieron continuar trabajando con el consultor que les había instalado la facturación electrónica y que comenzó a desarrollar e instalar nuevos módulos que trataban de solucionar estos problemas. Empezó así a generarse un círculo vicioso en el que el consultor solicitaba constantemente más recursos sin ofrecer una solución real a los problemas del sistema.

Empezaron a tener problemas no solo en la gestión contable de la empresa, sino que la poca confiabilidad información afectó seriamente su proceso de toma de decisiones y fijación de objetivos lo que les ocasionó situaciones complicadas con algunos clientes.

Finalmente, con la entrada en vigor de las nuevas disposiciones fiscales que los obligan a llevar los registros contables por medios electrónicos y presentar de forma mensual esta información ante la autoridad competente (contabilidad electrónica) se vieron en la necesidad de buscar otras soluciones que ofrecieran una respuesta real a sus problemas.

LA SOLUCIÓN

La implementación de los módulos de contabilidad electrónica y localización mexicana desarrollados por OpenPyme les ha permitido solucionar los problemas de cobranza que traían arrastrando en el pasado, hacer frente a las nuevas reglamentaciones y cumplir oportunamente con sus obligaciones fiscales.

El proceso de instalación y configuración se llevó a cabo de manera efectiva lo que permitió que la empresa continuara con sus operaciones sin alterar las actividades diarias de los empleados. Estos se adaptaron rápidamente a las nuevas características del sistema porque se integran de forma ágil e intuitiva con el resto de la aplicación.

Además, la funcionalidad incluida en los nuevos módulos y el hecho de que verdaderamente se implementen las características ofertadas tuvieron un papel decisivo en el éxito de la implementación.

Gracias al apoyo de OpenPyme, NS Global Trade Inc ha podido aumentar la efectividad de sus actividades, mejorar el flujo de la información contable y sus empleados ahora disponen de más tiempo para enfocarse en lograr los objetivos empresariales propuestos por los directivos.

MEJORA CONTINUA...

NS Global Trade Inc tiene como objetivo lograr una mayor cuota de mercado, y para eso necesitan lograr una mayor automatización de sus procesos de tal forma que puedan ofrecer una mejor respuesta a las necesidades de sus clientes.

Están convencidos de que OpenPyme ERP es el sistema ERP open source que les permitirá reaccionar de forma rápida a las cambiantes necesidades del mercando adaptándose a sus necesidades específicas. Y en OpenPyme han encontrado un aliado que les brinda el soporte de calidad necesario para seguir optimizando su sistema de gestión empresarial.

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"La organización y la atención inmediata por parte de OpenPyme para resolver los conflictos que se presentaron durante los primeros días de uso del sistema fueron la pieza clave para lograr completar con éxito el proceso de implementación".

 Javier Granados

Acerca de NS Global Trace Inc.

NS Global Trade Inc. es una empresa que comercializa componentes de neumática, todo tipo de basculas y otros productos relacionados con las automatizaciones. Además, ofrecen servicios de capacitación y asesoría para resolver todo tipo de problemas relacionados con los sistemas de pesaje. Cuentan con oficinas en México y en Estados Unidos.

Contacto

NS Global Trade Mexico, S de RL de CV

Ing. Javier Granados

Correo: [email protected]

Tel: 8119-347373

Página Oficial: https://nsglobaltrade.com/mx/