SAAS Industrial
Un proveedor de ERP profesional que cumpla las expectativas es fundamental para el crecimiento de las PyMEs
Durante casi 5 años, el Ing. Mario Alberto Valadéz García, Director General de la empresa SAAS Industrial, había utilizado OpenERP para gestionar las actividades de su empresa en los departamentos de compras, ventas y almacén. Aunque los resultados habían sido satisfactorios, necesitaba poder cumplir con las nuevas regulaciones en materia fiscal implementadas por la Secretaria de Hacienda tales como la generación de facturas electrónicas, timbrado de las boletas de nómina y la contabilidad electrónica.
EL DESAFÍO
SAAS Industrial es una empresa de manufactura y comercialización que desde hace varios años realizaba la administración de sus actividades de la cadena de distribución (compras – almacén – ventas), a través del software de planificación empresarial OpenERP, ahora llamado Odoo. Adicionalmente, para la emisión de facturas, llevar los registros contables de la empresa, emisión de reportes y estados financieros, así como para presentar sus declaraciones anuales, utilizaban el software de la empresa Microsip.
En el año 2014 el Servicio de Administración Tributaria (SAT) realizó modificaciones a la Miscelánea Fiscal que afectan la forma en la que las empresas deben presentar sus declaraciones fiscales. Estas modificaciones hicieron necesario llevar los registros contables a través de medios electrónicos; además, los contribuyentes deben enviar mensualmente su información contable a través del Buzón Tributario.
Ante este panorama, el Ingeniero Valadéz se vio en la necesidad de integrar en una sola herramienta la gestión de todas sus actividades empresariales para no tener que duplicar los registros de su operación en dos sistemas evitando posibles discrepancias en la información por errores de captura y otros inconvenientes similares.
El sistema OpenERP/Odoo es una plataforma de código abierto que dispone de módulos para los departamentos de manufactura, compras, ventas, almacén, contabilidad, entre otros. Pone a disposición de todo el personal de la empresa la información generada por los diferentes departamentos de forma automática lo que facilita el flujo de trabajo. Debido a que se tiene acceso al código fuente del sistema, es posible personalizar los módulos para que el funcionamiento se adapte a las necesidades particulares de la empresa. Finalmente, cuenta con un entorno de trabajo intuitivo y con el que el personal se puede familiarizar fácilmente.
Después de considerar los beneficios que obtenían con el uso de un sistema ERP de código abierto, el Ing. Valadéz decidió buscar una forma de integrar a OpenERP/Odoo las funcionalidades necesarias para llevar el registro de su contabilidad en medios electrónicos.
OpenPyme es una empresa desarrolladora que creó y mantiene una localización mexicana para OpenERP/Odoo que cubre desde la emisión y validación de facturas electrónicas CFDI 3.2; la generación de los reportes contables para presentar a la autoridad los formatos correspondientes (plan de cuentas contables, balanza de comprobación mensual, listado de pólizas y auxiliares, entre otros); la preparación de la información para la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT), entre otros.
Actualmente la localización ofertada por OpenPyme también incluye un módulo para la generación y cálculo de la nómina de las empresas: cálculo de impuestos, control de vacaciones y prestaciones y timbrado de los recibos de nómina.
Lamentablemente, cuando el Ing. Valadéz de SAAS Industrial realizó la introducción, el módulo de nóminas se encontraba en una de sus primeras versiones y debido a un par de errores graves en el código el proceso de implementación fue mucho más lento de lo esperado y la relación de trabajo se volvió bastante complicada.
Ante esta situación, OpenPyme en su compromiso de cumplir con los servicios acordados y ofrecer siempre a las empresas los mejores resultados; tomó como objetivo prioritario la identificación y corrección de las discrepancias que había en el módulo de nómina, y que impedía entregarle al cliente un completo sistema estable y funcional que integrara todos sus departamentos.
Poniendo en el proyect a sus desarrolladores senior OpenPyme realizó las tareas de identificación, corrección, testeo y prueba de los módulos antes de presentarlos nuevamente a la empresa SAAS Industrial, buscando solucionarlo en el menor tiempo posible y asegurando una solución estable.
Con la entrega de los módulos de nómina se realizaron sesiones de capacitación y configuración con el Ing. Veladéz y un consultor OpenPyme que estuvo en todo momento disponible para atender cualquier consulta y garantizar que la plataforma entregada en producción a la empresa SAAS Industrial cumpliera con sus expectativas y sobre todo le permitiera ser la herramienta de gestión para potenciar sus cualidades diferenciadoras en el mercado.
Que hay después de la implementación...
Actualmente, a través de un plan de suscripción, OpenPyme proporciona a la empresa los servicios de soporte para corregir posibles errores al interior del sistema; así como para proporcionarle las actualizaciones necesarias para mantener su sistema al día con los requisitos fiscales, como el complemento de nómina 1.2 el cual entró en vigor el 1 de enero del 2017.
Otro parte importante del servicio de suscripción consiste en la atención personalizado para que el Ingeniero Valadez pueda aclarar cualquier duda referente al funcionamiento del sistema ERP, ayudarle a resolver problemas de configuración así como encontrar las mejores formas de utilizar el sistema para facilitar las tareas diarias de su personal mientras mejora el control y los resultados de su empresa .
