Implementar una herramienta tecnológica para facilitar las operaciones al interior de una empresa, es un proyecto de gran magnitud que trae consigo un gran numero de cambios y nuevos panoramas para tanto para las instituciones como para las personas que laboran en ellas.

Las ventajas y beneficios son muy variados y visualizarlos va a depender de la persona que dirija el proyecto. Cuando es impulsado desde la gerencia o dirección de una pequeña o mediana empresa (pymes) ya sea para actualizar la plataforma heredada que ya no alcanza a cubrir todas las necesidades que actualmente tiene la compañía, o porque se ha llegado al punto en que las hojas de calculo no son suficientes y se necesita herramientas que faciliten la gestión de toda la información que se genera diariamente; existen aspectos importantes que se deben cubrir al momento de elegir al proveedor adecuado.

De estos factores va a depender el éxito que tenga el proyecto y la velocidad con que se genere el retorno de la inversión realizada en la plataforma de Tecnología de la Información (IT) que se elija.

1. Documentación de procesos.

   ¿Porque documentar?, sobre todo si se tiene presente que los procesos van a cambiar adaptándose a la nueva plataforma. Esta es una filosofía que se utiliza en muchos proyectos de implementación de sistemas ERP realizando la instalación del software y dejando el resto a la empresa y los usuarios para que modifiquen la forma en la que realizaban sus operaciones para hacerlas tal y como el nuevo sistema las propone. Hacerlo de esta forma, además del importante impacto que esto representa para los usuarios haciendo el proceso lento y pesado; es contraproducente porque en muchas ocasiones el ERP puede no ser el adecuado para la empresa.

   Para poder determinar cual es el software que verdaderamente se adapta a las necesidades de cada pyme se deben definir claramente cuales son los procesos y requisitos buscados por la empresa. Actualmente los sistemas ERP son muy robustos y flexibles lo que les permite adaptarse a las necesidades de cada compañía por lo que definir los procesos permitirá realizar una adecuada configuración de la herramienta. Como punto adicional esta reingenieria de procesos permitirá realizar la implementación de una forma más eficiente y efectiva permitiendo considerables ahorros de tiempo, dinero e incertidumbre.

2. Costo y tiempo.

La implementación de una plataforma IT, como por ejemplo un sistema ERP, debe verse como una herramienta que permitirá realizar una transformación empresarial de cara a su consolidación en el mercado; por esta razón no debe dejarse únicamente en manos del departamento de sistemas, si no que incluye a todos los departamentos debido a que tarde o temprano va a afectar la forma en la que realizan sus actividades, la información que tengan disponible y la facilidad para interactuar con las distintas áreas facilitando o no su trabajo.

Los beneficios y ventajas que la herramienta de gestión proporcione a las empresas esta en gran parte determinada por la planeación que se le dio al proyecto. Se estima que una empresa promedio tarda aproximadamente 18 meses en realizar una implementación completa de un sistema ERP, desde la introducción de la plataforma hasta el uso cómodo y adecuado por parte de los usuarios. También se ha calculado que gastan al rededor del 4% de los ingresos anuales en este tipo de proyectos. Los costos y tiempos varían dependiendo del rango que la empresa se encuentre con respecto a su tamaño y velocidad de crecimiento.

Independientemente de los estadísticos la mejor forma de reducir costos y tiempo es no saltando ningún paso de la implementación. Instalar un sistema y dejar que los usuarios se familiaricen con el de forma intuitiva puede traer una disminución importante en la inversión realizada a corto plazo pero el tiempo que tardarán en conocer completamente como realizar sus operaciones representará un mayor gasto en tiempo y posible atención al consumidor. Hacer uso de un sistema de forma genérica sin realizar ninguna configuración parecerá más fácil, sin embargo el replanteamiento de los procesos y adaptación llevarán aun más tiempo y puede ser que incluso nunca llegue el sistema a cumplir las expectativas ni abarcar todas las área de la empresa.

3. Gestión del cambio organizacional.

Introducir un sistema de esta naturaleza no se trata únicamente de obligar a los usuarios a hacer uso de la nueva herramienta porque si no entienden o conocen como realizar sus operaciones simplemente no van a poder hacer sus actividades ni podrán adaptarse a los nuevos cambios. Un adecuada gestión debe incluir más que una capacitación básica sobre la nueva plataforma, iniciando por casos de estudios enfocándose tanto al giro de la compañía como a los recursos que los usuarios tienen disponibles; otro aspecto importante es establecer un canal de comunicación que les permita resolver cualquier tipo de dudas que surjan durante la instrucción hasta atender cualquier imprevisto, vacilación, duda u olvido que pueda surgir al hacer uso del sistema en un ambiente productivo que aseguren un adecuado cambio organizativo por parte de los trabajadores que a la larga se va a ver reflejado en una reducción de costos que maximizara el retorno de la inversión en menor tiempo.

Implementar un sistema de Tecnologías de la Información como puede ser una plataforma de gestión y planificación de recursos empresariales (ERP) trae consigo muchos riesgos y cambios importantes; independientemente estos pueden mitigarse con las practicas apropiadas no solo con el procedimiento de cada actividad realizada por parte de todo el personal que labora en la empresa, tomar el tiempo para documentar los procesos permitirá determinar que se espera para el futuro, abordar efectivamente la resistencia de los empleados al cambio y desarrollar un sólido plan de crecimiento permitirá determinar los niveles de rendimiento que optimizarán las probabilidades de alcanzar las metas.

Independientemente de la herramienta IT que se vaya a implementar antes de embarcarse en el proyecto se debe estar seguro que el proveedor ofrezca y cubra todos estos puntos como garantía de que no se trata únicamente de cumplir con un requisito de instalar un nuevo software, si no que va a ser el aliado que ayudara y se comprometerá con el crecimiento empresarial de la compañía.