Debido al crecimiento que una pequeña empresa (pyme) que se dedica a la fabricación de estantes metálicos ha tenido, se encontró en un momento en el que el sistema con el que habían estado gestionando sus operaciones les había quedando chico. En un principio habían intentado ir agregando parches pero habían llegado al tope y ya no era una opción.

La gerencia realizó una cuidadosa selección de las opciones que había en el mercado, enumero los beneficios de cada una, se tomó el tiempo necesario para evaluar cada propuesta y priorizó sus requisitos particulares para ver cual se ajustaba mejor a sus necesidades. Eligió cuidadosamente el equipo de trabajo que se encargaría del proyecto al interior de la organización y garantizó el apoyo completo por parte de la dirección.

Sin embargo, pasado un año de la implementación seguían teniendo los mismos problemas que venían arrastrando con su anterior plataforma MRP, ¿Cúal había sido el problema?

1. Los sistemas de gestión son solo un pequeño porcentaje de la solución

   En el mercado abundan las opciones de sistemas MRP, los hay que vienen integrados a una plataforma más integral como un ERP. Los hay de costo por licencia, por número de usuarios que vayan a ingresar al sistema. También hay plataformas de código abierto que permiten a la solución convertirse en un activo de la empresa, etc. Todos excelentes productos

   Independientemente de la solución que se vaya a elegir y de las garantías que ofrezca el vendedor es importante recordar y evaluar quien será el equipo de soporte por parte de la empresa proveedora que se encargará de hacer la implementación. Más allá de las características que un sistema MRP ofrezca, es el apoyo del proveedor el que garantizará que el proceso de cambio no será una situación traumática para los usuarios por que desconozcan su uso o porque se lleguen a sentir solos en el uso de una nueva plataforma.

2. El proveedor adecuado es el socio de la empresa

   Más allá de un mero instalador de una plataforma de software o encargado de sistemas, el proveedor adecuado de aquel que no solo va a proporcionar y adecuar el sistema a las necesidades particulares de la empresa. Además, debe enfocar sus esfuerzos en lograr que la plataforma sea la herramienta que la pyme necesita para asegurar y maximizar su crecimiento.

   Para esto debe iniciar por conocer cuales son los objetivos de desarrollo que gerencia tienen y lo que espera de incluir o sustituir su viejo sistema de gestión con el que habían estado trabajando. A partir de estos objetivos el proveedor debe orientar sus esfuerzos y proporcionar una plataforma enfocada a estas metas.

   Y, para la pyme un punto importante es dejarse guiar por el proveedor; tal vez no conozca y esté presentes todo el tiempo en el ciclo de trabajo de la empresa, pero implementar sistemas es su trabajo y conocen la mejor manera de añadir el valor que la empresa necesita.

3. Ignorar la cultura de la empresa

   Un proveedor adecuado es aquel que se toma el tiempo de conocer los objetivos de crecimiento de la organización y de comprender cual es el proceso que la pyme sigue para generar su ciclo de producción. Y, en caso de ser necesario sugerir mejoras o procesos de trabajo más óptimos.

   A menudo las empresas insisten en realizar personalizaciones que coincidan con el ciclo de trabajo establecido, pero puede que el mismo le genere más trabajo del necesario a los encargados y que a fin de cuentas no va a proporcionar los resultados deseados que pueden ser mejorar el tiempo en generar el producto o hacer el proceso más eficiente.

   Hay que recordar que un MRP se trata de una herramienta que va a dar como producto final la materia prima de la que sea alimentada; si se alimenta de basura dará de resultado basura.

   Este es un requisito que todo proveedor de MRP debe conocer, tener en cuenta en todo momento y aplicar con cada una de las empresas con las que trabaje para asegurar el éxito de la implementación.

Un proyecto de implementación de una plataforma MRP, lo mismo que sucede con un ERP, se trata de una herramienta empresarial que debe ser considerada como tal desde el inicio. Si bien es importante tener en cuenta cuales son las necesidades particulares de cada organización y asegurarse que la plataforma elegida proporcione estas características; un punto que asegurará el éxito del mismo radica en elegir el proveedor adecuado que sea el aliado que la organización necesita para asegurar su crecimiento, garantizar su lugar en el mercado y generar más utilidades.