La implementación de un sistema ERP es una tarea complicada. Al tratarse de un sistema de gestión empresarial su incorporación en las actividades de una organización es algo más profundo que una instalación de software.
Y es que más allá de instalar el sistema, agregar módulos o funcionalidades; una implementación exitosa depende de que los usuarios conozcan como llevar a cabo sus actividades a través de la herramienta y de que esta este correctamente configurada para ofrecer la información esperada como resultado de un ciclo de trabajo.
Tratándose de un proyecto que incluye tantas variables como son los diferentes usuarios y departamentos de una empresa, cada uno con necesidades diferentes, el plan de crecimiento para la organización, entre otros; es muy sencillo que no se alcancen los objetivos deseados si el director o gerente general no se involucra directamente y asegura de que se realicen las actividades necesarias por parte de todos los interesados y de que se persigan los mismos objetivos.
Una planeación basada en expectativas poco realistas, la falta de una adecuada gestión de proyectos, darle demasiada prioridad a los aspectos técnicos, no elegir la plataforma adecuada para las necesidades de la pequeña y mediana empresa, son otros factores que pueden llevar el proyecto de implementación por un mal camino.
El hecho de realizar una excesiva personalización del sistema, o no realizar un seguimiento constante del desarrollo del proyecto con para identificar o mitigar cualquier situación de peligro pueden ser otros factores a tener en cuenta.
Si bien, hablando de un proyecto donde se involucran un gran número de variables es complicado asegurar al 100% que todo va a desarrollarse de acuerdo a lo planeado; si existen formas de corregir el rumbo y volver a poner una implementación por buen camino.
¿Como identificar y corregir el rumbo de una implementación?
Primer paso: Valoración del estado actual del proyecto
Identificar cual fue el momento donde la implementación comenzó a ir por un camino diferente al esperado desde un punto de vista objetivo va a permitir crear estrategias correctivas. En esta valoración deben incluirse todos los elementos involucrados en el proyecto; desde las personas, los procesos, la plataforma tecnológica, datos maestros, cambio organizacional y los objetivos de negocios.
Segundo paso: Identificar las señales de alerta
Existen situaciones que, a pesar de que en momento no sean de peligro, a la larga van conducir al fallo de una implementación. Estas situaciones pueden presentarse cuando en un proyecto no existe comunicación entre los diferentes departamentos para consensuar sus necesidades, no ha habido un manejo adecuada del cambio organizacional que trae consigo la utilización de una herramienta diferente, se tiene un enfoque puramente técnico, no se capacita a todos los usuarios en el uso de la plataforma. Estos escenarios a la larga van a orillar a que no se utilice el sistema debido a que no es posible hacer la captura de información de forma eficaz, no se puede obtener la información actualizada en el momento en que se requiere o no se obtiene el análisis de la información para establecer estrategias de crecimiento.
Tercer paso: Establecer un plan de contingencias
Identificar señales de alarma es el momento adecuado para establecer medidas correctivas. Un plan de contingencia adecuado debe incluir todas las áreas, procesos y personal al interior de una pequeña y mediana empresa. Lo importante para que una estrategia correctiva tenga éxito es ir de lo pequeño a lo complejo y atacando los problemas por departamento hasta involucrar a toda la organización. Abordar el problema de un solo golpe va a originar los mismos problemas que se tratan de subsanar ya que cuando se trata de un entorno tan amplio es muy posible que no se logre involucrar a todas las variables y haya alguna a la que no se le de el debido tratamiento.
Independientemente del estado que se encuentre un proyecto de implementación, cualquier situación por adversa que sea tiene una solución, la evaluación constante del cumplimiento de objetivos es la mejor arma para atender cualquier problema de forma oportuna. La experiencia y el análisis de un consultor especializado es otra estrategia efectiva para volver a poner un proyecto de implementación por buen camino.
En OpenPyme somos expertos en la implementación, capacitación, seguimiento y análisis de negocios para las pequeñas y medianas empresas. Si estas interesado en platicar con un consultor que te oriente en las estrategias para corregir el rumbo de tu proyecto de implementación ERP ponte en contacto con nosotros.