La introducción de una herramienta tecnológica a una empresa y en particular las pequeñas y medianas (pymes), constituye un cambio significativo que va a afectar todas y cada una de sus áreas, desde la forma en la que se realizarán sus operaciones hasta la obtención de los resultados de las mismas, como puede verse en el artículo: Tecnologías de la Información, herramientas para el crecimiento empresarial.
Un ejemplo es cuando se implementa una plataforma en una empresa en crecimiento; en muchas ocasiones en el momento de la introducción no se cuenta con determina área al interior de la organización y sería contraproducente incluirla dentro de la herramienta aunque se vaya a utilizar más tarde porque confundiría a los usuarios.
Siguiendo con el ejemplo, una estrategia de introducción sería iniciar con las funcionalidades estándar que ofrezca una plataforma e ir realizando la configuración y especialización de los diferentes módulos o áreas de la empresa conforme se vayan necesitando.
Cualquiera que sea la estrategia empleada se trata de un reto importante y por esta razón hay una seria de factores que se deben considerar desde el inicio del proyecto a fin de garantizar su éxito:
1. Estrategia de cambio. Como ya mencione toda transformación digital constituye un importante cambio que afecta desde las funciones y actividades que desarrolla una persona, sus responsabilidades y habilidades necesarias, hasta la forma en la que gestionan el resultado de las mismas. Hay que tener bien presente a medida que se vayan agregando funcionalidades se debe manejar correctamente la inclusión del usuario en estas actividades para que vaya asimilando la plataforma y la sienta como una herramienta que le ayudará a realizar de forma más efectica las funciones de su puesto de trabajo. No abordar el proyecto desde la perspectiva del usuario y el personal que al final hará uso del mismo aumentará las probabilidades de fracaso; por esta razón es de gran importancia tomar en cuenta su punto de vista, establecer una comunicación constante para oír sus inquietudes y mantenerlos informados en todo momento.
La introducción de una sistema TI es un buen momento para evaluar la interacción que realizan entre si las diferentes áreas de la empresa y ofrecer modelos organizaciones que les permitan tener una mayor comunicación y asegurar que tengan en todo momento la información disponible para realizar sus actividades.
2. Mejorar los procesos de negocio. Los procesos de negocio al interior de una empresa deben ser los impulsores de la transformación digital; por esta razón deben estar en constante mejora y alineación de acuerdo a los objetivos determinados con anterioridad. Los beneficios y resultados que se obtendrán de la plataforma IT deben estar orientados a alcanzar estas metas; por esta razón al momento de elegir la solución adecuada se debe evaluar la metodología de implementación y cuales serán los beneficios empresariales que ofrece.
3. El éxito no radica en la herramienta. Muchas empresas buscan las tecnologías más modernas, la ultima versión disponible en el mercado y de más reciente lanzamiento. En muchas ocasiones basan su decisión en función de la apariencia más moderna y de vanguardia.
El tipo de tecnología que se adquiera no tienen tanta importancia frente a la forma en la que se aborde el proyecto, la forma en la que se realice la introducción y los usuarios la asimilen; como se redefinen los procesos empresariales y se vinculen con la estrategia de crecimiento que tiene la empresa y de que forma facilitan el logro de estos objetivos.
Un plan de implementación que tome en cuenta desde la visión directiva de a donde quiere llegar la empresa y el punto de vista de cada uno de los que trabajan al interior de la misma para lograr sus objetivos particulares constituye una de las claves principales para lograr el éxito en la introducción de una plataforma IT.
Visualizar el proyecto como una transformación empresarial más que como una mera herramienta tecnológica y abordar su seguimiento desde este punto de vista asegurarán el éxito del mismo.