Cuando nos embarcamos en la implementación de un ERP podemos apreciar que se trata de un proceso dinámico y continuo que puede verse seriamente retrasado por incidentes imprevistos que no se habían visualizado con anterioridad; y sin embargo, muchos de ellos han estado presente desde el inicio del proyecto, pero no los habíamos contemplado.

Al tratarse de un proyecto que afecta todas y cada una de las áreas de la empresa es muy importante que se tenga un punto de vista completo de todos los aspectos particulares, así como de las áreas que conforman la empresa a fin de garantizar el éxito de la implementación. Sin embargo, a la hora de plantearnos y empezar con este tipo de proyectos, en muchas ocasiones nos enfocamos solamente a la parte tecnológica buscando las soluciones más modernas delegando esta tarea únicamente al área informática y descuidamos aspectos que van a afectar de manera importante los resultados obtenidos; los cuales al momento que los detectamos van a requerir un mayor esfuerzo e inversión que si en un inicio.

En relación a esto existen tres situaciones que debemos tener en cuenta y que derivan en graves problemas para el proceso de implementación:

1. Falta de planeación: cuando se trata de un proyecto de implementación de cualquier ERP no es algo que se deba de tomar a la ligera e iniciar sin haber establecido antes los alcances y una planificación completa. En ERP no es un sistema estático que se instala y del cual ya no nos volvemos a preocupar más, es una plataforma altamente dinámica que permite la completa utilización de recursos e información que se desprende de las actividades de la empresa.

   Un mal inicio siempre trae consigo un mal fin, por lo que antes de iniciar cualquier implementación de ERP es importante conocer cuales son las implicaciones, recursos y metas esperadas.

2. Prepararse para el éxito, no el fracaso: Muchos usuarios asumen que si el ERP funciona de manera eficiente la implementación fue un éxito y ya no necesitan preocuparse de nada más; esta postura a largo plazo va a comprometer la viabilidad del nuestras operaciones.

   Es importante contar con un programa de mantenimiento que asegure no solo que el sistema va a funcionar sin problemas, si no que nos proporcione contar con las actualizaciones necesarias que garanticen la viabilidad de la plataforma. Por otro lado también es fundamental contar con un plan de respaldo que garantice la protección de la información y la recuperación de los datos en caso de que cualquier imprevisto.

3. Dejar todo en manos del área tecnológica: es importante que en la implementación del sistema se este atento a las necesidades de cada uno de los usuarios del ERP, en todas las áreas de la empresa. Las necesidades de cada usuario son diferentes, una persona de ventas seguramente necesitará tener a su disposición toda la información de cada uno de los clientes; mientras que esta es información que no le interesará al encargado de almacén que no podrá realizar sus actividades si no puede acceder a la cantidad de existencias que hay sobre determinado producto o de cuales son los proveedores, y tiempos de entrega, a los que puede dirigirse en caso de necesitar re abastecimiento.

   Los encargados de las Tecnologías de la Información es difícil que conozcan al 100% cuales son las exigencias de cada área, por lo que todos los encargados de departamento deben involucrarse, solo ellos saben cuales son las necesidades particulares y cuales los procedimientos que harán más eficientes sus actividades.

La implementación de un ERP es un proyecto en el que vale la pena embarcarse por los grandes beneficios e importantes herramientas que pone a disposición de los usuarios del sistema. Es un entorno dinámico que permite la interacción entre departamentos y pone su disposición la información necesaria para realizar con eficiencia sus actividades. Por su mismo alcance no nos debemos embarcar sin haber analizado antes cuales son las metas que esperamos conseguir; y sobre todo hay que tener presente que este es un proyecto que va a afectar a todos las áreas de la empresa, por lo no se puede dejar solo en las manos del área de tecnología, se deben visualizar las necesidades de cada departamento y para eso es necesario que los encargados se involucren en el proyecto, asegurando así que el sistema va a ser de utilidad para sus actividades.