Actualmente, y debido al crecimiento del número de empresas y los grandes corporativos y trasnacionales, mejorar la productividad de una organización es un plus que les va a permitir diferenciarse de la competencia.

Sin embargo, mantenerse 100% concentrado y productivo no es una tarea sencilla y esta comprobado que la multi-tarea puede jugar en contra de la concentración y el logro de objetivos.

En el caso de las pequeñas y medianas empresas asegurar y mejorar la tasa de productividad puede representar una ventaja competitiva.

Con esto en mente, cuando una pequeña y mediana empresa se encuentra en la búsqueda de una herramienta tecnológica que mejor le convenga; puede centrar su atención en cinco características efectivas que, adicional a los beneficiosos de gestión, le permita aumentar la productividad de sus empleados.

1.Tablero de proyectos

Contar con un tablero de proyectos que tenga el plus de representar un pizarrón y tarjetas que se pueden arrastrar y cambiar de estado con forme se avanza y completan tareas permite evaluar de forma rápida cual es el porcentaje de avance. Adicionalmente si se puede incluir a todos los involucrados en el mismo estos pueden estar al corriente si necesidad de perder tiempo preguntando personalmente ni distrayendo al encargado en sus actividades.

2.Bandeja de entrada

Una herramienta de gestión que este integrada al correo electrónico permite el manejo eficiente de cualquier correo, conversación y/o actividad que se realiza en una determinada tarea. Adicionalmente permite hacer un seguimiento de quien fue la persona que realizo determinada actividad en un documento como cotización, factura, etc. para poder delimitar responsabilidades y hacer un uso eficiente del tiempo.

3.Gestor de documentos

Un sistema que permita almacenar archivos y asociarlos al documento que dio origen a los mismos como en el caso de facturas, cotizaciones, etc. es un plus importante para evitar perder el tiempo cuando producción necesita que compras, se hace la compra de materia prima, cuando su prioridad es encargarse del proceso productivo y no visitar a la persona de compra para que haga la gestión con el proveedor. Cuando el departamento de almacén puede aprobar la entrada de productos y compras recibir la factura correspondiente sin que hayan descuidado sus actividades es una característica importante para asegurar la productividad.

4.Monitoreo del tiempo

El desperdicio de tiempo es el mayor enemigo en una pequeña y mediana empresa. Hacer un seguimiento de cuanto tiempo se emplea en una determinada tarea y seguir el progreso de un proyecto y el cumplimiento de objetivos permite combatir este enemigo de forma efectiva. Contar con una herramienta que permita hacer esta captura facilitará el trabajo efectivo de las personas que laboran en una organización.