Cuando se habla de sistemas de gestión o ERP hay una serie de características que las empresas buscan, por ejemplo, que tengan con un módulo de de compras, ventas, almacén para registrar entradas y salidas de inventario; que realice el timbrado electrónico de facturas, que permita generar la contabilidad electrónica para presentar ante el SAT, etc.

Existen, sin embargo, funcionalidades que ofrecen estos sistemas que son de gran utilidad para las empresas y que muchas veces no se toman en cuenta pero que aplicarlos en las actividades de una empresa las ayudara a diferenciarse y seguir su crecimiento.

1. Los calendarios. No solo se aplican al departamento de manufactura, todas las áreas de una empresa tienen algún proyecto, cita o fecha importante que recordar y un calendario donde hacer esa programación es de gran utilidad. Los eventos pueden incluir alarmas para recordarle al usuario de la cita o terminar el proyecto a tiempo para la reunión del día siguiente.

   Cada actividad se puede asociar a determinada tarea y de esta forma tener un control del número de reuniones que tuvo cada proyecto y la cantidad de recursos de personas y tiempo empleados lo que será adicionalmente de gran utilidad para determinar costos y precios de productos y servicios.

2. Un proceso de validación. Un proceso de validación ayuda a prevenir errores de información ya sea de captura por alguna incongruencia que haya, ya sea por error de captura o información errónea. Además, cuando se trata de algún proceso de venta como en el caso de que un cliente haya sobrepasado su limite de crédito contar con un proceso de validación que solicite la aprobación de gerencia para aceptar la venta es de gran ayuda para centralizar la información y se lleve un control al ser una sola persona la responsable de permitir ciertas actividades y evitar perdidas innecesarias.

3. Niveles de seguridad. Cuando se hace uso de un sistema ERP una de las principales recomendaciones es que cada persona que vaya hacer uso del mismo tenga su sesión con usuario y contraseña. Esto permite no solo tener un registro de quien hace los movimientos y dividir responsabilidades sino que de esta forma se pueden dar niveles de permisos para que cada usuario tenga acceso únicamente a las tareas de su puesto y evitar fuga de información.

4. Datos maestros. Los datos maestros van desde el nombre de un cliente y su información de contacto, teléfono, dirección, correo electrónico. Hasta proveedores, productos, materias primas, etc. esta información es de vital importancia para las empresas, para realizar compras más rápidas sabiendo donde adquirir determinados productos, las materias primas para la fabricación de productos, etc.

   La información de los clientes sirve para realizar campañas de marketing y volver a tener contacto con aquellos compradores que hace tiempo no realizan compras, hacer un seguimiento del grado de satisfacción post-venta, etc. Contar con un encargado de esta información ayudará a que este siempre actualizada evitando duplicados y datos obsoletos, para que sea verdaderamente una fuente de consulta para los usuarios.

5. Niveles de inventario. Tener materia prima o productos disponibles es importante, pero tener un almacén demasiado surtido representa dinero parado que no esta teniendo utilidad; un inventario pobre tampoco es efectivo si en algún momento llegan los clientes y no se les puede dar respuesta a sus requerimientos lo que hará que se vayan con otra empresa. Lo más adecuado es determinar cual es el nivel óptimo de máximos y mínimos y programar alertas para que el departamento de compras pueda mantenerlo en el nivel justo, ni tan poco ni demasiado.

Estas son parte de las características que diferencian un sistema ERP de paquetes independientes como puede ser software de contabilidad, CRM o facturación electrónica. Es importante asegurarse de que el sistema va a proporcionar estas cualidades, que se conoce su uso y de que se emplean en cada uno de los departamentos; de esta forma la empresa asegura que cuenta con la herramienta de gestión que le permita enfocarse en diferenciarse de la competencia, aumentar su facturación y crecer en utilidades.