Para los dueños y gerentes de una pequeña y mediana empresa (pyme) uno de sus objetivos más importantes es la de diferenciarse en el mercado y el crecimiento de la organización a través de asegurar la preferencia en el gusto de los consumidores.

En términos generales unas de las preocupaciones más importantes para las pymes son las de mejorar la eficiencia de cualquiera de las actividades que se realicen al interior, eliminar los costos extras e innecesarios en la cadena de suministros, y de esta forma aumentar las ganancias de generadas en sus procesos de ventas.

Para lograr estas metas es importante que las empresas conozcan cuales son los procesos que se realizan al interior y el resultado que se obtiene de cada uno de ellos para de ir implementado técnicas y procedimientos que permitan mejorarlos.

Estos análisis se basan en métricas que permiten conocer cual es el estado de una empresa para a partir de esto tomar acciones que permitan dirigir a la organización por el camino adecuado que conduzca al cumplimiento de sos objetivos específicos.

Así surgen los indicadores de desempeño clave (KPI, por sus siglas en ingles) que son medidas cuantificables y permite identificar si las diferentes áreas de una empresa están alcanzando objetivos, ya sea diariamente, semanal, mensual o anualmente.

La cantidad de información que genera una pyme diariamente es muy grande, y si no se establecen indicadores a evaluar, es muy fácil extraviarse en ese mar de datos y no llegar a ningún lado. ¿Cuales son los beneficios más importantes para las empresas al establecer KPIs?

Cumplimiento de objetivos

Muy fácilmente pueden ser confundidos pero es importante recordar que los KPI no son objetivos de una empresa, se trata de una medida de cuan cerca se esta de cumplir metas. Por ejemplo, si el objetivo del mes es aumentar en un 50% la venta de un determinado producto, los indicadores de desempeño mostraran cuan cerca se esta de llegar al porcentaje esperado.

Así, a mediados del mes o termino del mismo los KPI ayudaran a determinar que solo se aumento las ventas en un 30%, y el encargado del departamento de ventas, por ejemplo, por un lado será consciente del progreso de su equipo y por otro lado evaluará las razones que han impedido cumplir la meta esperada.

Cuando se cuentan con la información necesaria y es posible conocer la situación real de una empresa es posible tomar las decisiones y acciones adecuadas para alcanzar objetivos.

Aprendizaje continuo

Conocer cuan cerca o lejos se esta de alcanzar los objetivos deseados debe de fomentar una atmósfera de aprendizaje dentro de las organizaciones permitiéndoles a los involucrados conocer cual es la actividad que no esta resultando exitosa y se planeen nuevas estrategias que permitan mejores resultados.

Cambios graduales

Los KPI permiten conocer cual es el rendimiento general de la empresa lo que es crucial para que las pymes puedan hacer frente al competitivo ambiente económico actual. Realizar un seguimiento constante de los avances que tienen las diferentes áreas que permite ir realizando ajustes graduales para no alejarse de la meta, evitando estrategias de ultimo momento que no se garantice que sena de utilidad.

Conocimiento real de la empresa

No contar con el conocimiento real del rendimiento de una organización, las decisiones se vuelven imprecisas ya que se puede asumir debido a diferentes circunstancias o percepciones personales que se están cumpliendo los objetivos. Este puede ser el caso de la demanda sobre determinado artículo que haya aumentado porque se tenia a un precio especial porque se acercaba su fecha de caducidad, por ejemplo, gerencia pudiera creer que efectivamente se han aumentado las ventas cuando la realidad es que en cuanto el producto deje de estar en rebaja lo más probable es que disminuya nuevamente la demanda.

Empleados más satisfechos

El rendimiento de una empresa esta también relacionado con la motivación y compromiso que tengan los empleados de la misma para que puedan realizar sus actividades de forma más efectiva. A menudo es complicado motivar a un equipo de trabajo cuando los objetivos son desproporcionados o se tiene un gran espacio de tiempo para cumplirlos, esto puede disminuir su moral.

Los KPIs permiten ir conociendo el cumplimiento de los objetivos de manera regular sin que sea necesario esperar a fin de año para realizar la evaluación anual. De esta forma puede ir obteniendo resultados positivos en un menor espacio de tiempo y la consecuente gratificación y retroalimentación por parte de la empresa lo que va a favorecer su motivación y satisfacción de los trabajadores.

Para asegurar el logro de objetivos empresariales los indicadores de rendimiento (KPI) son una importante fuente de información que asegure que la organización siga en todo momento el camino que la vaya acercando a los mismos. Un factor importante al momento de establecer metas es que sea posible hacer un seguimiento cuantitativo de las mismas para aplicar los indicadores correspondientes.

Los KPI son una importante herramienta para diferenciarse en el mercado y deben ser parte de la estrategia de toda pyme.