Una de las grandes incertidumbres de las pequeñas y medianas empresas es la falta de capital. Esta falta de capital puede afectar desde el flujo de efectivo para pagar a los propios trabajadores, hasta contar con los recursos para incursionar en más mercados o mejorar la calidad del servicio al cliente y de los productos y/o servicios.

Independientemente de que los productos y/o servicios se estén vendiendo a un precio competitivo que permita generar utilidades, esto de nada va a servir si no se cobran a tiempo las facturas generadas. Al rededor del 50% de las pequeñas y medianas empresas sufre complicaciones por el flujo de efectivo al menos una vez durante el año.

Una empresa que tiene problemas con el flujo de efectivo generalmente es porque no esta cobrando las facturas generadas dentro del tiempo establecido. Si un cliente con el que se ha negociado un limite de crédito de 30 días y realiza el pago hasta los 45 días, son quince días que el dinero esta generando intereses en las cuentas del cliente, mientras que la pequeña y mediana empresa esta perdiéndose no solo esos intereses si no el efectivo para poder solventar sus operaciones y realizar sus propios pagos a proveedores lo que puede traer desde pagos atrasados hasta los intereses propios de esos retrasos.

Para evitar esta situación estas son algunas estrategias que las pequeñas y medianas empresas pueden implementar para asegurar un flujo de efectivo constante:

1. Envío automático de facturas

De acuerdo a las normativas que aplican para la ley fiscal mexicana es obligatorio generar los comprobantes de las transacciones de compra-venta por medio de una factura electrónica o Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en formato xml. Este tipo de comprobantes deben enviarse por correo electrónico al correo del comprador y como documento físico que avale esta operación generalmente se imprime la factura en formato PDF.

Sin embargo, la parte importante y necesaria es que todos los contribuyentes presenten sus declaraciones ante el SAT en formato xml. En muchas ocasiones las empresas generan la factura y entregan al cliente el documento físico pero no realizan el envío de la factura y les toma a los clientes un gran esfuerzo conseguir el xml.

Independientemente de la mala imagen que esto representa para los clientes, también puede traer otra complicaciones como que los clientes olviden liquidarlas ya que no cuentan con los documentos electrónicos que las avalen.

2. Múltiples opciones de pago

Una adecuada estrategia es ofrecer a los clientes varias opciones de pago para que puedan realizar la que más se les facilite. La opción de pago por transferencia electrónica de fondos es actualmente una de las más usadas por la facilidad para realizar el mismo y la rapidez con que se aplica.

Muchas veces los clientes además de encontrar facilidad para el pago agradecen al proveedor esta atención y lo catalogan como una empresa comprometida e interesada en sus necesidades, por lo que además de tener el pago de forma rápida también aseguran la fidelidad de los clientes.

3. Penalidades por retraso en pagos

Otra buena estrategia es la generación de recargos una vez vencido el límite de crédito de una factura. Estos intereses pueden ir desde un pequeño porcentaje los primeros días de retraso hasta ir aumentando el porcentaje conforme pasan los días.

Una herramienta tecnológica es aquí de gran ayuda para gestionar el envío automático de recordatorios una vez que se acercan o pasan su limite de crédito para que estén informados sobre los recargos que se van generando y se van a generar.

Además, evitar ventas a clientes que han sobrepasados su límite de crédito evitará que se sigan generando cargos. Si les ha sido complicado liquidar las primeras facturas con forme aumente el monto del adeudo les será cada vez más difícil.

La plataforma de gestión ERP que ayude a la pequeña y mediana empresa en el manejo de esta área debe estar configurada de forma adecuada para enviar los recordatorios de forma automática y bloquear las ventas a clientes morosos.

4. Envío de recordatorios

Hablando del pago de facturas hay que recordar que existen dos tipos de clientes, aquellos que liquidan sus deudas en tiempo y forma dentro de la condiciones de pago establecidas con el proveedor; y los que buscan retrasar el pago el mayor tiempo posible.

Estos dos tipos de cliente de deben manejar de formas distintas; si bien aquellos que pagan en tiempo van a necesitar que se les haga saber las facturas que tienen pendientes de pago no necesitan, e incluso les resultará molesto, que se les este haciendo este recordatorio de forma regular.

En cambio aquellos que alargan el pago SI se les debe enviar recordatorios y mantener informados de los recargos que se van generando o que generarán de no realiza el pago a fin de que puedan ponerse al corriente con sus facturas.

La herramienta ERP que utilice la pequeña y mediana empresa debe permitirles establecer la configuración adecuada para el envío automático de recordatorios y poder establecer filtros para poder enviarlos de acuerdo al tipo de cliente del que se trate.

5. Pago anticipado

Una forma para asegurar que los clientes no retrase el pago es ofrecer descuentos por pago anticipado y el porcentaje puede variar de acuerdo a los días de anticipo. Si bien se podría pensar que es una perdida regalarle dinero al cliente por saldar sus deudas, es importante evaluar cual es el porcentaje de facturas cobradas de forma mensual, si por un descuento del 1 o 2 por ciento se consigue que esta cifra aumente en realidad la empresa esta ahorrando dinero que de otra forma estará empleando en actividades propias de la cobranza, desde envío de recordatorios, seguimientos, etc.

Conclusión

Estas son algunas estrategias que una pequeña o mediana empresa puede implementar para mejorar su flujo de efectivo y los recursos necesarios para asegurar su lugar en el mercado.

El sistema de gestión ERP es la herramienta clave que ayuda a conseguir esta meta por medio de un cronograma de alertas y recordatorios para alentar la liquidación de facturas con los clientes. Los intereses generados deben ser del conocimiento de los clientes y su calculo, se debe realizar de forma automática para evitar posibles errores humanos que lleve a los clientes a no tomarlos en serio. Y lo más importante, evitar seguir haciendo crecer la deuda de un cliente con problemas de pago.

Independientemente de la estrategia una de las herramientas que asegurarán el crecimiento y fortalecimiento de la pequeña y mediana empresa es contar con los sistemas y herramientas adecuadas que les ayuden a que esto sea una realidad.

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