Hablar de las pequeñas y medianas empresas es hacerlo sobre estrategias de competencia que les permitan competir con las grandes compañías y transnacionales. De que ofrezcan productos y/o servicios novedosos para atraer clientes, y de que su atención y seguimiento posterior les permita asegurar su fidelidad para que regresen constantemente a comprar.

Las pequeñas y medianas empresa se enfrentan a una gran competencia en el mercado económico y una débil demanda; ante esto su principal prioridad es buscar las estrategias que les permitan atraer más clientes. Para esto deben contar con la flexibilidad necesaria para llegar a más segmentos de clientes e incursionar en nuevos mercados.

Las empresas pueden poner en marcha muchas estrategias para lograr estos objetivos; sin embargo, si no cuentan con los recursos necesarios será casi imposible que lleguen a cumplirlos.

Una de las áreas a las que menos atención se le presta es a las cuentas por pagar. En muchas ocasiones es visto como una tarea puramente administrativa de liquidar facturas y salir de la deuda.

Sin embargo, este punto de vista de saldar facturas y deudas tiene un gran número de inconvenientes que a la larga lleva a las pequeñas y medianas empresas a dejar escapar los ingresos ganados con esfuerzo.

Aquí te presento 5 formas en las que gestionar de forma adecuada las cuentas por pagar ayuda fortalecer a la organización:

1. Beneficiarse de los intereses mediante los límites de pago

Cuando llega una factura de pago una de las tareas más comunes es automáticamente realizar el cheque o la transferencia bancaria para liquidar el mismo.

Hablando del efectivo los intereses que generan el valor total de los activos de una empresa no va a depender solo de la cantidad de efectivo de la disponga, también del tiempo en que estos activos permanezcan en la cuenta. Y para lograr un mayor rendimiento de los intereses una estrategia efectiva es retrasar el pago de las facturas el tiempo máximo concedido por los proveedores.

Aquí se presente otro reto para las empresas ya que recordar cuando es la fecha límite de pago antes de generar intereses con el proveedor es algo bastante complicado; sin embargo, actualmente existen un gran número de herramientas tecnológicas que facilitan este proceso mediante recordatorios de pago, la generación automática del pago en borrador para se aprobado por el encargado, etc.

Si bien contar con alguno de estas plataformas tecnologías implica un gasto más para la empresa el costo a largo plazo es mucho menor en comparación a los intereses generados.

2. Los descuentos por pronto pago

Dependiendo de la política del proveedor hay momentos en los que resulta mucho más beneficioso realizar el pago adelantado o en cuanto se recibe la factura.

Hay proveedores que ofrecen descuentos desde el 5 hasta el 20 o incluso el 30 por ciento sobre pagos realizados con anticipación lo que representa un mucho mejor aprovechamiento de recursos que lo que pueda venir de los intereses de los activos.

Nuevamente aquí es de gran utilidad contar con una herramienta tecnológica que permita identificar cuales son los proveedores que conceden este tipo de descuentos y programar alarmas para notificar en el momento en que entra una factura para poder realizar el pago aprovechando el descuento ofrecido.

3. Evitar a toda costo los pagos atrasados

Si bien alargar el pago el mayor tiempo posible dentro de los límites de pago establecidos es una buena estrategia para aumentar el ingreso generado por los intereses; debe evitarse retrasar el pago más allá de la fecha limite.

Los costos de generados por pagar fuera de la fecha limite no solo van a contrarrestar los intereses que se pudieran haber generado por el punto número 1, si no que además a larga pueden incluso crear una deuda impagable por parte de la empresa.

Muchas pequeñas y medianas empresas no tienen mucho conocimiento de cual es el impacto que los intereses generados por pago atrasado tiene para la compañía, ni cuanto dinero pierden por esta causa. Contar con una herramienta de gestión correctamente configurada para poder visualizar cuales son los gastos de forma individual generados mes con mes y la correspondiente estadística permitirá identificar cual es el costo que los pagos atrasados tienen para la organización.

4. Realizar pagos utilizando el método preferido del proveedor

Los proveedores generalmente cuentan con un método preferido de pago sobre el que ofrecen un descuento adicional. Otros proveedores también pueden realizan un cargo adicional sobre cualquier otro de los métodos ofrecidos.

La razón de esto es que generalmente la empresa que a su vez les permite ofrecer la modalidad del pago, por ejemplo por tarjeta de crédito, aplica una tarifa adicional por sus servicios.

La herramienta de cuentas por pagar ayuda a identificar cual es el pago preferido por el proveedor, cuales son los descuentos que aplican, así como un recordatorio de esto para que el encargado lo tenga presente al momento de saldar la factura.

5. Reducir costos administrativos

Aprovechar descuentos por pronto pago o fechas límites no son las únicas formas en las que el departamento de cuentas por pagar puede beneficiar a la pequeña y mediana empresa. Realizar sus actividades de forma más eficiente permite disminuir costos administrativos.

Disminuir el tiempo que los empleados utilizan en tareas administrativas, que les va a permitir emplearlo en actividades que generen ingresos como asegurarse que las estrategias propuestas en los puntos anteriores sean una realidad.

Liberar su tiempo, además, les va a permitir crear estrategias para mejorar el desempeño financiero y permitir el crecimiento de las utilidades de la organización.

Un sistema de gestión como un ERP es la herramienta que les va a permitir automatizar sus actividades de forma que la creación de una orden de compra genere el correspondiente recordatorio para el pago incluyendo cual es el pago que prefiere el proveedor dentro de los límites de tiempo permitidos. Tener sistemas separados no solo implica tiempo en estar haciendo las capturas de información; también puede atraer errores de captura que impacten seriamente el efectivo generado.

Conclusión

Contar con una plataforma de gestión al interior de una pequeña y mediana empresa le va a permitir contar con las herramientas necesarias para competir con los grandes corporativos y contar con los recursos necesarios para seguir generando estrategias de crecimiento, estos recursos pueden ir desde los económicos, hasta tener el tiempo necesario para implementarlos, aplicarlos y evaluar los resultados obtenidos.

Existen en el mercado un gran número de soluciones ERP orientadas a las pequeñas y medianas empresas, el respaldo de un proveedor que conozca de inteligencia de negocios y gestión empresarial es lo que va a permitirle a la organización extraer del mismo todos estos beneficios, para que el ERP sea más que un software y se convierta en una herramienta de gestión empresarial.