Esta semana durante una presentación de ventas para un prospecto, realizaba un recorrido guiado por los diferentes módulos del sistema y cuando llegué al módulo contable, donde me gusta detenerme un poco más que en el resto por el trabajo que le hemos dedicado, inmediatamente mi interlocutor me detuvo para explicarme que esa parte era la que a él menos le interesaba porque la contabilidad de su empresa ya la tenía resuelta.

En OpenPyme creemos que la contabilidad no es otra cosa que el registro de los movimientos de dinero que se llevan a cabo durante la operación de una empresa y por tanto, en todas las implementaciones que realizamos, tratamos el Libro Mayor como el repositorio de información más importante con que puede contar un ERP.

Para tener más argumentos de ventas, anticipando tener que explicarle las ventajas de tener la información contable y operativa en un solo sistema y evitar complicados procesos de sincronización, le pregunté con que software trabajaba. Para mi sorpresa su respuesta fue que el no lo sabía; todos los meses se limitaba a imprimir sus facturas de venta y de compra, se las entregaba a su contador y éste le indicaba cuanto tenía que pagar de impuestos. ¡Esa era toda su contabilidad!

Lamentablemente esta posición es bastante común entre los empresarios, especialmente en las PyMEs: consideran que la contabilidad se reduce a cumplir con el SAT realizando el pago de impuestos y poco más. Sin embargo para que un negocio pueda prosperar el empresario necesita entender que elaborar e interpretar algunos reportes financieros es vital. A continuación les dejo los 5 reportes que, de acuerdo con mi experiencia, son los reportes más importantes para la operación de un negocio.

1. Libro Mayor

El Libro Mayor es el registro de cada una de las transacciones que se llevan a cabo en su empresa, incluye ventas, compras, pagos de clientes y a proveedores, gastos y capital. Es la principal fuente de información para conocer la salud de su negocio y por lo tanto debe revisarse constantemente.

Si su software de contabilidad nada más le permite obtener este reporte una vez al mes, debería pensar en utilizar un ERP. Con un ERP podrá ver el Libro Mayor de forma tan frecuente como quiera, con lo que podrá tener una idea mejor y más actualizada sobre el escenario actual de su negocio.

2. Pérdidas y Ganancias

El reporte de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados le ayudará a entender rápidamente la posición actual de su empresa. La clave para interpretar el Estado de Resultados es la de realizar análisis comparativos entre diferentes periodos de la operación. Una de las comparaciones que más comúnmente se realizan es año con año o trimestre con trimestre.

Si utiliza un ERP no solamente podrá realizar este tipo de comparaciones sino que incluso podrá profundizar en los detalles de cualquiera de estos periodos sin necesidad de cargar ningún archivo o copia de seguridad. Esto le da a su negocio la ventaja competitiva no solo de visualizar cualquier cambio potencial, sino que también podrá entender las razones del cambio sin tener que buscar manualmente esta información.

3. Reporte de Ventas

En su forma más básica un Reporte de Ventas debe permitir que un vendedor conozca cual es su objetivo de ventas, en donde se encuentra parado en este momento y cual es la diferencia es decir las ventas pendientes por realizar. Además, el gerente de ventas debe poder ver el reporte de ventas de cada uno de los vendedores en cualquier momento.

Tener toda esta información en un sistema que además contenga otra información relevante como la disponibilidad de existencias, los precios o el historial de ventas de los clientes hace que la generación de los reportes de ventas no solo sea más fácil sino también más precisa.

Podrá ver el estado actual de las negociaciones de venta de cada uno de sus vendedores, que ventas están próximas a cerrar, que ventas ya se han cerrado, etc. Contar con esta información le dará la posibilidad de transformar la operación de su negocio; pasará de ser reactivo, tratando de alcanzar las metas los últimos días de cada mes, a ser proactivo, planeando cada uno de los meses con anticipación, generando más ventas, aumentando el volumen de negocios y, en última instancia, aumentando las utilidades.

4. Rentabilidad por trabajo y/o por proyecto

Muchas empresas que trabajan en el área de ingeniería, construcción, manufactura, servicios profesionales y las organizaciones sin ánimo de lucro, se benefician de hacer un análisis de la rentabilidad por proyecto o por producto.

Generalmente en un software de contabilidad, una vez que el trabajo se ha terminado, se puede cotejar la información y realizar un análisis básico comparando los costos de materiales y mano de obra contra los ingresos totales, pudiendo así obtener la rentabilidad de cada proyecto o trabajo.

Sin embargo, para ganar una ventaja competitiva, cualquier PyME necesita saber de forma casi instantánea que tan rentable está siendo un proyecto mientras aún está en progreso. Saber si la tarea que se está ejecutando está a tiempo o va atrasada, o si los costos se han disparado. Este tipo de visión cambia el funcionamiento de una empresa de reactivo a pro activo y le permiten controlar eficientemente el resultado de su trabajo.

5. Pronósticos

Realizar un pronóstico es la habilidad de “casi” predecir el futuro. Para la gran mayoría de las empresas, esto es prácticamente imposible. Para cuando logran obtener la información que necesitan, ya pasaron semanas o incluso meses.

Sin embargo, poder obtener informes precisos es una herramienta fundamental para cualquier empresa, ya que necesitan conocer que productos son los que se están vendiendo mejor y cuales son los que se desplazan lentamente. Con una visibilidad adecuada es posible identificar rápidamente que productos son los más rentables y cuales necesitan ser reemplazados. Lamentablemente este tipo de análisis es muy difícil de realizar en una hoja de cálculo. Se necesita un sistema que sea capaz de analizar los datos históricos y comparar uno con uno los productos en un periodo de tiempo específico.

Utilizando un buen sistema de gestión empresarial podrá pasar más tiempo atendiendo a su negocio que buscando la información que necesita. Un sistema de información empresarial le permitirá obtener reportes de prácticamente cualquier parte de su negocio – desde conocer las ventas diarias hasta saber exactamente cuanto tiene que pagar a sus vendedores externos por concepto de comisiones de ventas. Los mejores sistemas le permiten obtener desde una vista panorámica de sus datos hasta navegar por cada uno de ellos hasta alcanzar el nivel de detalle que requiera para su análisis.