Retomando el tema de la gestión y control de inventarios pase el fin de semana pensando en cuales serían las técnicas más efectivas para asegurar la precisión del inventario sin que eso signifique tener grandes cantidades de productos parados o correr el riesgo de quedarse sin artículos.

Pensando el eso me vino a la memoria el caso de una empresa que había incorporado un sistema de gestión y planificación de recursos empresariales ERP, que incluía el control de almacén.

El sistema ERP que habían implementado se trataba de uno de los mejores y más reputados del mercado. Que si bien es muy bueno,  también puede llegar a ser bastante caro, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas.

La empresa en cuestión tenía tres almacenes, y para abaratar costos decidió contratar únicamente una licencia de usuario para el almacén.

De esta forma los tres encargados de almacén utilizaban las mismas credenciales de acceso, obviamente solo tenían de alta un almacén y desde ahí hacían la gestión de los productos, las entradas y salidas, etc.

Al final del día el mayor inconveniente de esta situación es que una herramienta de gestión de inventario no sirve para desempeñar su función más importante.

La utilidad de las herramientas tecnológicas es la de presentar cual es al realidad dentro de un almacén en cuanto a la cantidad de inventario de cada producto, e incluso su ubicación real. De esta forma poder crear alertas cuando se esta a punto de quedarse sin artículos para poder tomar las acciones de compra necesarias y asegurar que los clientes encuentren la solución a sus necesidades.

Si no es así, ¿cual es la utilidad de una herramienta tecnológica?

Los errores en los niveles exacto de inventario, el desabastecimiento para dar una adecuada atención al cliente puede llevar a situaciones de compras de último momento a los costos que el proveedor quiera poner o incluso consumidores molestos y descontentos, los escenarios son muchos.

Para evitar estas situaciones hay algunas técnicas que las pequeñas y medianas empresas pueden implementar para asegurar que verdaderamente tienen una herramienta de gestión efectiva:

1. Entrada a almacén. Registra todo lo que pasa por la puerta del almacén. De ser necesario consigue un lector de código de barras que te permita el registro individual de cada uno de los artículos de forma particular para identificarlos y quede registrado su ingreso, ubicación, etc.

2. Control exhaustivo. Registra todo tipo de movimientos; si cambiar algún artículo de ubicación, si transfieres productos a otro almacén o sucursal de la misma empresa,etc. Es bueno saber cuales son los recursos de los que dispones y conocer cual es su ubicación exacta.

3. Registra todas las salidas de almacén. Una salida de almacén incluye aquellos productos que se destinan al proceso productivo de la organización. Si se cuenta con algún proceso de manufactura es importante que la materia prima que se emplee en las lineas de trabajo se registre como una salida de almacén para poder realizar las estimaciones de compra de cuerdo al stock real con que se cuenta, y que no se vea afectado por producto que aun no sale de la empresa pero que ya esta siendo utilizado.

4. Plazos de entrega. Si parte de los servicios que proporciona la organización incluyen al entrega de productos,es importante llevar un registro completo de el tiempo que tardo la entrega, si fue cancelado, si hubo alguna devolución, las causas, etc. Todo esto va a ayudar en el momento del análisis y la creación de estrategias que le permitan a la organización seguir mejorando sus procesos.

5. Control de calidad. Muchas veces la rutina y la misma carga de trabajo pueden llevar a los usuarios a dejar de usar las herramientas por considerarlas un estorbo en sus actividades. Esta situación puede presentarse cuando los usuarios no tienen un conocimiento adecuado sobre el uso de la misma o si no da una adecuada respuesta a las necesidades de la organización. Para evitar esto es importante que antes de elegir el sistema a implementar se haya aclarado cualquier duda y se verifique que verdaderamente de adapta a las necesidades de la empresa.

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