Los sistemas ERP´s fueron desarrollados como sistemas globales de planificación de recursos y gestión de la información integrando las partes de una empresa, promoviendo la eficiencia operativa y sirviendo de soporte en aspectos críticos de la administración. De esta manera permiten evaluar, implementar, automatizar, integrar y gestionar de forma eficiente las diferentes operaciones que se presentan en éstas.
El desarrollo de las empresas en la actualidad implica la optimización de los procesos y la planeación de sus procedimientos para que puedan hacer frente a las demandas del mercado y competir en un mercado cada vez más creciente. En el desarrollo cotidiano, las empresas presentan un gran número de desafíos y retos a vencer, sobre todo en la comunicación entre departamentos, disponibilidad de la información administrativa, operativa y productiva de sus diferentes áreas, desarrollo de procesos, atención al cliente, entre otros.
Algunos de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas, y que pueden ser resueltos con la implementación de un ERP son:
1. Control en el Inventario
Un manejo adecuado del inventario proporciona grandes beneficios. Mantener los niveles básicos de inventario garantiza poder hacer frente a las demandas de los clientes y ofrecer los artículos a un precio que permita competir en el mercado. La falta de mercancía a la hora de surtir el pedido de un cliente puede afectar en los plazos de entrega, por el tiempo que tarde el proveedor en surtir nuevamente las existencias; los costos de envío para recibir el artículo con mayor rapidez pueden verse reflejados en un aumento en los costos de producción, y por consiguiente en la atención que se le brinde al cliente.
Por medio de un sistema ERP se puede tener una visión real del número de artículos que se tienen disponibles ya sea para la realización de procesos como para venta al publico. Al llegar al límite mínimo establecido en el sistema, se mostrará el estatus como agotado e incluso permitirá programar una orden de pedido al proveedor calculando el número de materiales solicitados y el tiempo de entrega.
Este módulo permite también hacer seguimientos de las ventas por artículo, generar reportes para conocer cuales con los artículos más solicitados, cuales intervienen en los diferentes procesos de la empresa, cuales necesitan una mayor atención de publicidad, ofertas, etc.
2. Información en Tiempo Real
Una de las principales características de estos sistemas es su propiedad de poder disponer de la información referente a todas las áreas y procesos de una empresa en el momento en que estos se están llevando acabo.
En el caso de una industria de manufactura, tener los datos reales de la cantidad de materia prima disponible, el tiempo necesario para recibir las entregas por parte de los proveedores, el valor de producción de los procesos realizados, son herramientas eficaces a la hora de realizar planeaciones futuras y detectar errores de funcionamiento para tomar decisiones con respeto a actividades y estrategias futuras.
En el desarrollo y funcionamiento interno de cualquier empresa esta cualidad también tiene importantes efectos ya que incrementa los lazos de cooperación y coordinación entre los distintos departamentos, esto por que considera todas las áreas de la empresa como unidades interrelacionadas, y los cambios efectuados en uno de ellos desencadena movimientos y alertas en todos los demás departamentos permitiéndoles estar preparados para responder cualquier situación.
3. Trazabilidad
Antes del surgimiento de los sistemas ERP las empresas tenían que realizar todos los registros de sus actividades de manera manual. Este método tiene las grandes desventajas de que pueden haber variaciones en las hojas de entrada cuando los datos que hay que introducir son muy numerosos y hay que llenar diferentes registros; los datos pueden estar repetidos y la comunicación entre departamentos muy limitada lo que impide tener una visión real del estado en el que se encuentra la empresa.
La implementación de un ERP permite realizar un seguimiento detallado de los productos desde la llegada de las materias primas a la bodega, hasta el momento en que son distribuidas entre los diferentes clientes. Esto permite un control completo del origen y final de cada artículo y todas las ventajas que esto conlleva.
Para las empresas en el área alimenticia esto representa una propiedad fundamental a la hora de tener un seguimiento y registro de todos y cada uno de los procesos y movimientos a los que se someten este tipo de productos perecederos, esto permite un registro completo que les permitirá hacer frente a cualquier problema que pueda presentarse en el mercado, y lo más importante, garantizar la viabilidad y calidad de sus productos y procesos.
El control en los lotes de artículos, cuales están asignados a los diferentes procesos, los tiempos e intervalos de producción es una herramienta muy útil para optimizar y mejorar las capacidades de fabricación.
La cualidad de los ERPs en esa área es está precisamente; esta herramienta de planeación empresaria ayuda a reducir el flujo de efectivo y obtener una mayor rentabilidad a través del calculo preciso del número de materia prima necesaria para cada proceso y los tiempos de producción óptimos. A través de al evaluación de la información generada en los ciclos anteriores, el pronostico de las ventas, el estatus del inventario, las ordenes abiertas y las listas de materiales disponibles es posible la creación del plan maestro de producción que permite optimizar todos estos los procesos que se realizan en el interior de las empresas.
5. Informes
Un derivado de las características ya explicadas es la posibilidad de visualizar de forma actualizada y efectiva todos los datos financieros, contables, de inventario, ventas, recursos humanos, etc.; lo que permitirá realizar análisis de la situación económica de la empresa, las relaciones entre las diferentes áreas, la obtención de resúmenes para fijarse proyecciones de objetivos en ventas y procesos; y lo más importante tener puntos de referencias para tomar decisiones futuras sobre el rumbo a seguir por la empresa.
6. Una Fuente Única de Datos
Cuando no se tienen instalado un sistema ERP se emplea un tiempo muy valioso en el proceso de complementar y empatar la información que se obtiene de diversas hojas de datos procedentes de las diferentes áreas; todo esto para descubrir el estado y desarrollo financiero de la empresa.
La utilización de un ERP permite tener esta información en una misma fuente; además, los cambios realizados en un departamento, producen los consiguientes movimientos en los demás departamentos, con esto se evita el gasto de un tiempo valioso realizando estas operaciones por partida doble reflejando los movimientos en los diferentes departamentos; esto sin contar los errores de este proceso al realizarse todo esto manera manual.
De esta manera los ERP´s ponen a de los usuarios los datos necesarios para la realización de sus funciones en cualquier momento que estos lo necesiten, y con la integración necesaria con la que funciona una empresa.
Conclusión
Los sistemas ERP son una herramienta que va a permitir tener una respuesta más pronta y eficiente a las necesidades de los clientes. No se trata solo de una instrumento asilado que va a permitir mejorar el funcionamiento de cada una o diferentes áreas que componen una empresa. Si no que va a permitir la integración de todas estas áreas.
Esto es fundamental para su correcto funcionamiento, la interacción entre estas es lo que conforma una empresa, si esto no funciona correctamente no es posible lograr un crecimiento y una mejor en procesos y servicios ofrecidos al mercado, permitiendo los datos necesarios para plantear el futuro desarrollo de la empresa.
Un ERP es un instrumento muy útil para poder hacer frente a los desafíos que representa manejar o tener una empresa en el cambiante y cada vez más demandante mercado actual, donde aquellos que no den una adecuada respuesta a las necesidades del mercado, no ofrezcan las soluciones más óptimas, ni estén preparados para los cambios no tienen grandes posibilidades de mantenerse en competencia y poco a poco dejaran de ser rentables. Es importante considerar la utilidad de las tecnologías de la información tienen en el desarrollo y beneficio de todas las operaciones de trabajo que representen una oferta económica.