Sobre los beneficios de un sistema ERP para las pequeñas y medianas empresas (pymes) se habla mucho en el universo del internet. En este mismo blog ya hemos hablado sobre el tema en otras ocasiones.

A pesar de las ventajas que ofrecen a las empresa, en muchas ocasiones, por la inexperiencia de la persona encargada en llevar a cabo el proyecto o la falta de una correcta planificación, no se alcanzan los resultados esperados o incluso puede ser que la herramienta llegue a ser un estorbo dentro de la organización.

A fin de evitar esta situación esta es una pequeña guía para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a lograr el máximo rendimiento de su herramienta de gestión:

1. Integración completa de la pyme a través del ERP

   Tener todos los departamentos integrados en una misma plataforma permite que a todos los usuarios les llegue la información en tiempo real simplificando los flujos de trabajo. Las herramientas tecnológicas pueden aplicarse para ayudar a los empleados a realizar el menor trabajo administrativo posible.

   Mantener las actividades de CRM, control de inventario, contabilidad, nómina, compras y ventas en plataformas separadas además del desperdicio de tiempo que conlleva abre las puertas a errores de información.

   La integración permite hacer un eficiente seguimiento de la cantidad de materias primas en almacén, los productos terminados, el rendimiento de los trabajadores, tiempos de producción, etc. todo a fin de poder reducir costos al máximo y que la pyme pueda competir con las grandes empresa y/o las transnacionales.

2. Sistemas ERP adaptados a las pymes

   El éxito de las pequeñas y medianas empresas frente a los grandes corporativos se centra en la diferenciación y trato de calidad que ofrezcan a sus clientes para que estos regresen. Además, reducir los costos de sus actividades le va permitir ofrecer un precio más competitivo o poder explorar nuevos mercados.

   Un sistema ERP como herramienta de gestión debe tener la capacidad de adaptarse a las necesidades particulares de cada pequeña y mediana empresa. Una fácil configuración y adaptación de la herramienta a las necesidades particulares de la pyme, sin ofrecer características de más va a facilitar que se cumplan estos objetivos y que los usuarios tengan el tiempo y los recursos suficientes para asegurar que la organización logre diferenciarse.

3. Automatización de actividades

   Cada empresa tiene su objetivos y de acuerdo a estos una forma particular de realizar sus actividades. El sistema ERP adecuado es aquel que que adapta a su ciclo de trabajo y permite automatizar sus actividades para poder dedicar tiempo a la generación de nuevas oportunidades de venta que pueden ir desde llegar a más clientes, explorar nuevos mercados o implementar nuevas estrategias administrativas.

   La automatización de actividades va desde la generación de ordenes de compra al momento en que los artículos del inventario lleguen a un mínimo establecido. Actualizar los niveles de productos al registrar la entrada de los mismo en el almacén. Generar ordenes de producción con la entrada de nuevos pedidos. Incluso generar predicciones de las ordenes de producción esperadas para un futuro. Etc.

4. CRM y ERP

   Una de las integraciones de sistemas de gestión más eficientes es la que integra un ERP y un CRM. De esta forma se pueden obtener todos los beneficios de un adecuado seguimiento de los clientes, desde la creación de iniciativas y cotizaciones hasta el cierre de la venta hasta la entrega de producto, generación de factura y todas las actividades relacionadas con la venta de un producto.

   Mientras que por un lado los vendedores van a tener a la mano los costos actualizados y la disponibilidad de productos en el almacén; los demás departamentos, una vez realizada la venta tienen conocimiento de cuales artículos hay que entregar al cliente, las facturas que hay que crear por venta y las pólizas contables generadas para agilizar el trabajo del área contable.

   Una atención rápida, veraz y precisa es uno de los factores decisivos para asegurar el retorno y fidelidad de los clientes.

5. Flujo de efectivo

   Uno de los grandes hoyos negros para el flujo de caja esta en los inventarios de almacenes. En mucha ocasiones se desconoce el nivel de los mismos y se realizan compras apresuradas para poder cumplir con los requerimientos de los clientes. Un sistema ERP debe ofrecer la funcionalidad de mostrar alertas cuando se lleguen a los límites mínimos o máximos, hacer un seguimiento de los almacenes cuando se tienen diferentes ubicaciones, obtener un historial de las entradas, salidas y lineas de producto a fin de poder realizar planeaciones futuras y estar preparados para temporadas altas de demanda de productos.

6. Las hojas de calculo

   Una de las herramientas más usadas para llevar la información de las actividades realizadas cuando una empresa esta iniciando son las hojas de calculo. Permiten llevar un control y seguimiento de los datos; pero a medida que crecen la operaciones y actividades se hace más difícil su gestión porque no es posible la clasificación automática de la información para su análisis. Cuando se implementa un sistema ERP lo mejor es eliminar del ciclo de trabajo las hojas de calculo para que todos los usuarios se acostumbren a vaciar sus actividades a la nueva plataforma para poder realizar el análisis de la información. De no ser así, y como es la herramienta que mejor saben utilizar de cara a la nueva plataforma los usuarios seguirán usando las hojas de calculo y el ERP presentará información incompleta e inexacta lo que va a llevar la implementación al fracaso.

7. Seguimiento constante de la empresa

   Un indicador clave de rendimiento (KIP, por sus siglas en ingles) permiten conocer cual es el estado de una empresa y saber cual es su estado de salud. Realizar estos análisis de forma regular permiten detectar fallas o puntos negros desde sus primeros síntomas lo que facilita aplicar tratamientos efectivos antes de que se conviertan en verdaderos problemas que puedan influir en el cierre de la empresa.

   Otro de los beneficios es la de adelantarse a las oportunidades y asegurarse de contar con todos los frentes cubiertos antes de enfrentar nuevos desafíos.