Recientemente platicaba con un amigo que tiene un pequeña empresa de elaboración de productos orgánicos. Me comentaba lo preocupado que estaba por que, a pesar de que se trata de una organización de menos de 10 trabajadores, le cuesta trabajo mantener el control; a veces le hacen pedidos que se le han llegado a olvidar y en ocasiones se estresa mucho para poder cumplir con todos los pedidos prometidos y tener el inventario completo para los mismos.

Como yo estoy en el área de las tecnologías de la información y las plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP) claro que mi recomendación fue la de sugerirle introducir un sistema de esta naturaleza para que la administración de su empresa fuera más eficiente sin que le diera tantos dolores de cabeza. Sin embargo, mi amigo no estaba tan convencido por que como dice arriba su empresa es en realidad muy pequeña.

Actualmente son cada vez son más las pequeñas y medianas empresas (pymes) que incursionan en el universo de las plataformas tecnológicas, cada vez existe un mayor número de opciones que se ajustan a las necesidades de empresas que no tiene el número de usuarios que puede haber en una gran empresa, ni el volumen de facturación; pero que igualmente se van a beneficiar de forma importante con la integración de su información y su disposición en tiempo real.

Pensando en los beneficios que mi amigo puede tener al hacer uso de una herramienta de gestión decidí presentar las habilidades más importantes que ofrecen para las pymes y que les permite competir y estar a la altura de las grandes empresas y transnacionales:

1. Integración de la información: controlar la información que se desprende de las operaciones diarias puede ser un ejercicio muy tedioso aunque se traten de pocas operaciones. Para un adecuado control se deben registrar las transacciones diariamente, lo que necesariamente va a representar destinar tiempo que se podría emplear a otras actividades. Sin contar el hecho de que por más que se registre diariamente el cambio de inventario y las ventas, puede fallarse en la atención al cliente por que no se están tomando en cuenta las operaciones del día. Contar con una herramienta que integra la información en tiempo real permitirá evitar estos errores.
2. Servicio al cliente: la percepción por parte del cliente de que se le da una atención personalizada viene del hecho de que se tiene disponible en todo momento la información sobre los artículos disponibles, su historial de compra, tiempos de entrega, etc. de forma que se pueda responder a todas sus inquietudes de forma rápida, eficaz y precisa construyendo una relación de confianza.

3. Disminución de costos: contar con un sistema que integre la información de todas las actividades de una pyme va a permitir destinar el tiempo que antes se dedicaba a tener actualizada la base de datos en otras actividades como puede ser llegar a más mercado, atender de mejor forma a los clientes para que queden satisfechos con la atención y sea la pyme su empresa de confianza a la que acudan cuando necesitan del servicio y beneficiarse de las recomendaciones que harán entre sus conocidos sobre la calidad del servicio.
4. Productividad: Además de ahorrar tiempo que antes se destinaba a tareas de oficina, contar con toda la información en una sola plataforma y disponible en tiempo real, permite que todos los que trabajen en la pyme realizar sus actividades de forma más rápida y eficiente. Generar resultados se torna una tarea más sencilla porque ya no hay que recurrir a otros departamentos para obtener algún dato por lo que la planeación de estrategias de crecimiento se basará en información real y actualizada.
5. Cooperación: cuando todos los trabajadores tienen disponible la información que necesitan para sus actividades se pueden enfocar en lograr objetivos, para esto se necesita el trabajo en conjunto por parte de todos los empleados y enfocar sus energías sin necesidad de molestar y distraer de sus actividades a los demás integrantes de la pyme.
6. Seguridad de la información: Un sistema ERP no se trata únicamente de una plataforma integradora. El acceso a la misma solo esta permitido por las personas autorizadas, desde persona ajena a la compañía, hasta dentro de la empresa misma debido a los niveles de permiso que se puede asignar a cada usuario. Por otro lado, muchos sistemas ERP ofrecen un servicio de respaldo de la base de datos, lo que es de gran ayuda cuando por algún motivo se llegara a dañar el servidor donde se tiene instalada la base de datos del sistema.
7. Decisiones estratégicas: Uno de los beneficios más importantes de este tipo de plataformas para las empresas de todos los tamaños es disponer de la información resultado de sus actividades para la generación de reportes financieros que les permitan conocer cual es su situación actual y puedan plantear estrategias, ya sea de crecimiento y consolidación en el mercado o para modificar el rumbo actual al que dirige la organización.

Estas son algunas de las razones más importantes para introducir un sistema de gestión ERP a una pequeña y mediana empresa; seguramente hay muchas más, pero lo más importante es que les proporciona las herramientas necesarias para que aseguren su lugar en el mercado y puedan competir con las grandes empresas y no morir en el intento asegurando la prosperidad de la organización, que es, a final de cuentas la finalidad de toda compañía y empresario.