Actualmente cada vez crece más el número de empresa que introducen un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) para maximizar el beneficio de tener la información centralizada y poder disponer de ella en el momento en que la necesitan para la toma de decisiones estratégicas.

El universo de los ERP se ha ido diversificando cada vez más ofreciendo una gran variedad de sistemas; desde los que se han especializado en diferentes nichos, hasta los más sencillos para las micro-empresas o mucho más complejos que sirven para los grandes corporativos. Existen sistemas ERP modulares que tiene la facilidad de adaptarse al tamaño de la empresa y al giro económico que esta tenga. Sistemas propietarios o de código abierto. La variedad es muy grande y va a depender de los objetivos a largo plazo de cada compañía.

Independientemente de por cual de los sistemas ERP se elija uno de los principales puntos a considerar es el servicio de soporte y mantenimiento que ofrezca el proveedor, o en su defecto que haya alguna empresa que pueda ofrecer este servicio.

Normalmente se considera que al adquirir un sistema ERP que se ajusta a las necesidades particulares de la empresa ya se ha cubierto este área y no hay necesidad de tener tener algún otro servicio por parte de la empresa proveedora.

Sin embargo, es importante considerar que la empresa es un ente dinámico que se encuentra en constante cambio y que interacciona con el cada vez más cambiante ambiente económico en el que vivimos que diversifica y multiplica las exigencias del mercado; y que esta circunstancia necesariamente va a afectar a la herramienta de gestión.

Algunas de las principales razones para considerar un servicio de soporte son:

1. Cambos legislativos. Actualmente la Secretaria de Administración Tributaria esta realizando una serie de cambios para renovar la forma en la que se presentaba las declaraciones fiscales para todos los contribuyentes. Una de las principales características es la de enviar por medios electrónicos la información financiera que hace necesario contar con un software que ayude a cumplir con esta obligación; estos cambios aun se encuentran en curso y en lo que va del año han habido varias reformas y se prevé que haya más para el año entrante.

   Es importante asegurar que el servicio de mantenimiento proporcione el acceso a estas modificaciones en el momento en que entran en vigor y con todas las características solicitadas por la autoridad.

2. Mesa de ayuda. Existen una gran variedad de panoramas donde es importante contar con el respaldo de algún experto en el funcionamiento del sistema. Puede tratarse de usuarios nuevos que necesiten aprender como realizar sus actividades, o de procesos donde los usuarios no recuerden como realizarlos.

3. Incidencias. Un software ERP por sencilla que sea su operación es difícil que no haya momentos en los que no funcione como es conveniente, pueden tratarse de información errónea o errores al intentar realizar alguna operación.

   Los errores pueden ser propios de alguna parte del código mal configurado en el sistema, que hace indispensable la intervención de un conocedor de la estructura técnica del sistema. O puede tratarse de manipulaciones equivocadas por parte de los usuarios al saltarse pasos en el proceso o realizarlo de forma inadecuada al olvidar la forma correcta de realizarlo. Sea cual sea la situación es necesario realizar una revisión de código que asegure que la información que se obtiene es la correcta.

4. Actualizaciones. Un software de esta naturaleza necesita estar en constante cambio y renovación que le permita a la compañía adaptarse a su vez a los constantes cambios. Es importante asegurar que las actualizaciones se nutren de una variedad de escenarios y situaciones que solo pueden proporcionar una significativa cartera de clientes que asegure que cuando la empresa se encuentre en una determinada situación ese panorama este cubierto en el sistema.

5. Mantenimiento a la base de datos. Una base de datos de una entidad dinamia necesita de una administración y manutención constante ya que de lo contrario van almacenando información obsoleta o fragmentos de esta, que van haciendo la base de datos cada vez más lenta e ineficiente independientemente de que en un principio quedara en perfecto funcionamiento.

   Un software de esta naturaleza necesita revisiones constantes durante toda su vida útil.

6. Respaldo de información. Como todos sabemos siempre hay situaciones en las que la tecnología no es confiable, hay empresas que han tenido experiencias como la inundación de sus instalaciones que ha dejado sus equipos de computo y toda la información que tenían almacenada el estos. Contar con un servicio que realice copia y respaldo de la base de datos del sistema de gestión es indispensable para asegurar que las actividades empresariales no se van a detener independientemente de los imprevistos que sucedan.

7. Monitoreo constante. Adelantarse a los errores que pueda presentar el sistema es un plus que ayuda a garantizar que las operaciones nunca se van a detener y que todos los usuarios van a poder maximizar el desarrollo de sus operaciones.

Un servicio de mantenimiento y soporte no se trata de un gasto adicional que el proveedor de sistemas ofrece si no que, por el contrario, se trata de un acompañamiento que garantice que la plataforma de gestión va a responder de forma adecuada y ágil a cualquier situación que tengan los usuarios a lo largo de la jornada laboral y resolver todos y cada uno de sus retos facilitándoles el trabajo. Es importante considerar una inversión para este tipo de prestaciones que ayuden a potenciar los beneficios que un software de esta naturaleza representa para las empresa.

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