Aunque existen muchos factores externos que pueden afectar la rentabilidad de su negocio y que se encuentran totalmente fuera de su control – el Brexit, las declaraciones de Donal Trump o las elecciones del 2018 por mencionar algunas – siempre le quedan algunas acciones para hacer la diferencia. Entender y controlar los gastos de su empresa es una forma; aumentar sus márgenes de ventas es otra. Pero para lograr un impacto significativo en la rentabilidad de su negocio, necesita que su software trabaje para usted.
En el dinámico mundo de los negocios del siglo XXI el margen se ha vuelto una variable muy importante para asegurar la continuidad de las empresas. Lamentablemente las tareas cotidianas necesarias para administrar un negocio dejan poco tiempo para analizar a profundidad los costos y los margenes para encontrar formas de mejorar los resultados.
Por tal motivo en este artículo le presento algunas de las mejores maneras de mejorar la rentabilidad de su empresa a través del uso efectivo de su sistema de información empresarial (ERP).
Entienda sus costos
Todo aquello en lo que gasta el dinero de su empresa constituye un costo, pero lo que verdaderamente puede marcar la diferencia es la manera en como administrar esos costos en su sistema. ¿Qué método de costeo está utilizando actualmente: costo promedio, costo promedio ponderado, el último precio de compra, primeras entradas primeras salidas (PEPS o FIFO), costo de transportación, algún otro? Existen diferentes opiniones sobre las ventajas y desventajas de cada uno de estos métodos de costeo, pero lo importante es que defina un método para calcular los costos de sus productos y configure su sistema para que mantenga el cálculo actualizado por usted. Si no conoce cuales son sus costos, tampoco podrá establecer correctamente sus margenes.
Es importante definir cuanto antes el sistema que va a utilizar para realizar el cálculo del costo de sus productos. Este sistema puede ser tan simple o tan complejo como su negocio lo requiera: puede incluir variaciones cambiarías, gastos de transportación, pago de impuestos y derechos, etc.
Optimice los perfiles de su fuerza de ventas
No siempre es fácil mantener bajo control cada una de las ventas, especialmente si tiene un equipo ventas compuesto por varias personas y cada uno con diferentes objetivos y responsabilidades. Una forma fácil y efectiva de controlar lo que cada uno de ellos está vendiendo y el precio al que está ofertando los productos es establecer un precio máximo así como un descuento máximo, ya sea en cantidad o en porcentaje, que puede establecer cada uno de los vendedores de acuerdo con su nivel de autoridad. De esta manera puede conceder cierta independencia de acción para cada uno de ellos manteniendo los precios en un nivel aceptable para la operación de su negocio. Estas reglas pueden ser diferentes dependiendo del nivel de cada uno de los vendedores en la organización, pueden estar protegidas por usuarios y contraseñas o requerir de un cierto proceso de autorizaciones.
Otra manera de proteger sus margenes es utilizando un colchón adicional para un usuario o producto determinados de tal manera que el precio de venta sea más alto de lo normal. Esto se puede lograr configurando el sistema para que aumente una cierta cantidad o porcentaje al precio de venta de uno o varios productos.
Una forma muy efectiva para aumentar la rentabilidad de su negocio es lograr que su fuerza de ventas promocione activamente los productos con mayores margenes. Normalmente esta es estrategia muy fácil de configurar en su sistema, basta con crear algún tipo de notificación para destacar ciertos productos cada cada vez que su personal mantenga contacto con sus clientes.
Configure sus productos correctamente
Una tarea clave para cuidar y mantener sus margenes es dedicar el tiempo necesario para configurar sus productos correctamente. Si establece reglas para los descuentos máximos o los margenes mínimos permitidos por producto podrá lanzar alertas, bloquear operaciones o establecer un proceso de autorización para aquellas operaciones que pongan en peligro su margen, antes de que estas sean realizadas. Este tipo de controles le permitirán reaccionar más rápidamente y tomar decisiones que le acerquen a alcanzar sus objetivos como empresa.
Si configura sus productos para que el precio de venta sea calculado de forma automática en base al precio de costo tendrá la certeza de que en ningún momento verá reducido su margen en caso de que ocurra un aumento inesperado en los precios de compra.
Ofertas especiales y promociones
A los clientes les encantan las ofertas y promociones pero, si a la hora de hacer la compra el sistema no reconoce la oferta, o hay una discrepancia de precios en la factura, la reputación de su negocio puede verse afectada seriamente. Por lo tanto es muy importante que se asegure de que, cuando ofrece algún descuento o promoción especial, su sistema refleje los precios correctamente.
También es esencial que las fechas de inicio y fin de estos descuentos estén controladas directamente en el sistema. Se evitará muchos problemas y tanto sus clientes como sus empleados se lo agradecerán.
Compre mejor
Un elemento clave para mantener o mejorar sus margenes es administrar sus compras de manera efectiva. Utilice la información estadística que está generando su sistema para hacer buenas compras y maximizar sus margenes alcanzables. Algunas herramientas que puede utilizar en su sistema para maximizar sus margenes alcanzables son desde el uso de los pedidos de compra sugeridos y listado de proveedores alternativos, hasta el manejo de licitaciones para comparar y seleccionar las mejores condiciones en cada compra.
Obtenga la información que necesita
Los reportes son importantes para entender su negocio. Es importante decidir con que frecuencia quiere recibir información sobre el estado de su negocio, ¿todos los días?, ¿una vez a la semana?, ¿una vez al mes?, ¿al instante?. También debe pensar como quiere recibir la información: por correo electrónico, en pantalla o en un reporte impreso. Pero sobre todo es importante saber que va a hacer con la información cuando la reciba. De nada sirve recibir una alerta o un correo electrónico si no los va a leer o no va a reaccionar inmediatamente.
En muchas ocasiones los dueños de negocio se quejan de que los reportes que reciben no se encuentran actualizados o los reciben demasiado tarde para poder reaccionar. En su negocio no tiene porque ser de esta forma; los modernos Sistemas de Información Empresarial le pueden presentar la información que necesita, en el momento que la necesita y en el formato que más le convenga.
Por ejemplo, si alguno de sus vendedores está a punto de realizar una venta por debajo de los margenes establecidos puede recibir una alerta en su teléfono para reaccionar de manera inmediata. También puede enviar un reporte detallado a su Gerente de Ventas de cada venta realizada por debajo del margen así como de los vendedores involucrados para que pueda investigar las causas. Las posibilidades son infinitas, solo necesita pensar en la información que requiere y como le gustaría recibirla. Solo así podrá estar al tanto de sus margenes de ventas y podrá actuar con base en la información que reciba para establecer controles efectivos para su empresa.
Negocie listas de precios por cliente
En muchos negocios los clientes no pagan un precio de lista estandarizado sino que el precio final para cada uno de los clientes se determina a través de un proceso de negociación entre el comprador y el vendedor. En lugar de dejar que cada una de las interacciones con sus clientes se conviertan en una batalla por el precio, puede establecer una lista de precios para cada uno de sus clientes. Usando esas listas de precios puede darle un descuento especial al cliente en los artículos que compra regularmente y mantener un precio de lista en el resto de los artículos que le ayude a proteger sus margenes.
Proporcione herramientas a sus representantes de ventas
Sus representantes de ventas deben tener la información correcta a la mano en todo momento. La mayoría de los modernos sistemas de información empresarial le permiten que sus vendedores accedan al sistema desde las mismas oficinas de los clientes para acceder a la lista de precios establecida para cada uno de ellos. De esta forma su personal de ventas puede ser completamente auto suficiente y no necesita depender de una oficina central para confirmar pedidos, comprobar la disponibilidad de los artículos, etc. Una vez más esto le ayuda para mejorar su servicio al cliente, controlar sus precios de venta y mantener sus margenes.
Espero que estas ideas le hayan demostrado como haciendo algunos pequeños cambios en su sistema puede obtener un incremento importante en la rentabilidad de su negocio.
Tomar unos minutos al día para revisar cuidadosamente los margenes de su negocio, buscar aquellos lugares donde el margen se está perdiendo y realizar algunos ajustes en sus sistemas podrían mejorar sustancialmente sus margenes de ganancia.
Lo mejor de todo es que una vez que ha configurado su sistema, no tendrá que preocuparse nuevamente por sus utilidades.