Para asegurar su permanencia y futuro en el mercado, así como el hecho de que van a poder crecer, desarrollarse y prosperar, toda pequeña y mediana empresa necesita buscar las herramientas e instrumentos que le ayuden a asegura que esto sea verdaderamente una realidad.
Independientemente de las campañas de publicidad y marketing que la organización realice, del fantástico equipo de ventas que tenga para colocar sus productos y la buena atención al cliente; los resultados no se van a ver reflejados o a la larga van a traer problemas, si no se atiende la parte financiera, se evalúa si efectivamente se están generando ganancias y si las utilidades están creciendo.
Las pregunta que un director general, director financiero y/o gerente normalmente se hacen, van normalmente encaminadas a cubrir estos objetivos, como son:
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¿Cuales son las razones que llevaron a aumentar las ventas en un determinado periodo a fin de poder replicarlo?
- ¿Los ingresos por ventas alcanzan a cubrir los gastos generados y los objetivos planteados en el periodo?
- ¿Los gastos de un periodo se ajustaron o no a los recursos que se tenían disponibles?
- Etcétera…
Los análisis financieros deben realizarse con la suficiente periodicidad que permita evaluar si el camino que se esta tomando para cumplir los objetivos es o no el adecuado para, en caso de que no sea así, poder plantear estrategias anticipadas que permitan corregir el rumbo. Un buen gerente no debe parar en las preguntas arriba planteadas, si no que debe seguir explorando todas las opciones.
Más allá de ingresos generados por las ventas, donde verdaderamente deben enfocarse los análisis es en las condiciones financieras y el flujo de efectivo.
Pudiera ser que el equipo de ventas esta cerrando muchos tratos, pero una gran mayoría de los clientes van a realizar el pago a crédito y a diferentes plazos; lo que va a afectar el efectivo disponible. 5 beneficios de introductor KPI en una pyme.
Las cuentas por cobrar es el lugar donde se puede ver reflejada esta situación que es donde se refleja el saldo de las ventas no cobradas. La relación entre los ingresos por ventas y el saldo en la cuenta por cobrar ayuda a determinar cuanto es el tiempo promedio en que tardan en liquidarse un crédito.
De esta forma se puede determinar si el tiempo para esperar el pago que se esta ofreciendo a los clientes esta afectando el dinero que la organización necesita para cubrir gastos de forma que ya sea se hagan más cortos los plazos de crédito o se elimine esa opción de la metodología de trabajo.
Mantener los productos en inventario también puede representar un gasto para las empresas. Para las organizaciones que tienen algún proceso de producción representa la mayor inversión.
Para poder vender o fabricar algún producto la mayoría de las pequeñas y medianas empresas tienen un almacén, donde pueden tener los artículos a mano, que es lo que se conoce como inventario. El activo del inventario se representa por su valor de adquisición y no el precio de venta, y va a permanecer en esta cuenta hasta su venta; de esta forma mientras más tiempo permanezca en esta sección mayor va a ser el costo de mantenimiento y fabricación. Por esta razón una buena estrategia es mantener el inventario en los niveles más bajos sin que se corra el riesgo de que se agoten antes de poder volver a surtirlos.
La parte que le interesa a los gerentes o inversionistas de una pequeña y mediana empresa es el tiempo que los inventarios permanecen en almacén antes de la venta ya que puede afectar de forma importante el flujo de efectivo; se esta desperdiciando capital y generando ganancias demasiado bajas.
Los gastos de operación se refiere a los generados por compras, administración, y todos los gastos comerciales con excepción de los bienes vendidos, intereses, depreciación e impuestos.
Una pequeña y mediana empresa debe tener en cuenta cuanto es el tiempo que se tarda en realizar los pagos y/o cuentas por pagar para determinar cuantos son los gastos operativos y cual será el efectivo que necesitan tener disponible para hacerles frente.
Independientemente de la estrategia de ventas existen formas de asegurar el crecimiento y desarrollo de la organización, incluso con los vienes y recursos de los que dispone en el momento a través de análisis financieros que le permitan desmenuzar sus actividades diarias y encontrar oportunidades donde pueda disminuir gastos y mejorar las utilidades generados con el mismo volumen de ventas, por ejemplo.
En algunas ocasiones los dueños o gerentes de las pequeñas y medianas empresas no toman en cuenta este tipo de información, sin embargo, se traga de datos que van a asegurar la permanencia de la empresa en el mercado.