Una de las preguntas más importantes que se plantean las empresas cuando se trata de introducir herramientas que permitan mejorar la eficiencia, el control y la gestión de sus operaciones para poder seguir creciendo y mejorar su competitividad es, por cual de la gran variedad de opciones deben decidirse.

Más en concreto podemos plantearnos otra pregunta importante : ¿apostar por un sistema ERP o buscar la Transformación Digital de la empresa?

Cuando hablamos de los sistemas ERP la historia nos muestra una gran cantidad de empresas e historias de introducción de sistemas ERP que no lograron los resultados esperados, incluso algunas de estas historias llevaron a las organizaciones a perder dinero, hacerse acreedoras a grandes multas o incluso embarcarse en pleitos legales, estos escenarios pudieran hacernos pensar que implementar sistemas ERP no es una buena idea.

Antes de llegar a una conclusión es importante también considerar aquellas empresas que si tuvieron éxito en su implementación ERP, cumpliendo las metas y objetivos estratégicos de la organización; que incluso les ha permitido reducir sus costos de operación en más del 30%.

Se trata de empresas que antes de iniciar su proyecto se plantearon metas empresariales, evaluaron sus procesos para asegurarse de que fueran los más óptimos y no cargar basura a sus plataformas tecnológicas.

En estas empresas, el director general estuvo 100% al pendiente de que realmente se fueran cumpliendo objetivos, se dio capacitación y seguimiento a los usuarios para que se sintieran cómodos utilizando las nuevas herramientas.

Una de las principales razones que fracasen los proyectos de implementación ERP es no visualizar el impacto e importancia que tienen dentro del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.

Existen un gran número de empresas que se embarcan es este tipo de proyectos con metas poco realistas sobre lo que esperan obtener, o con objetivos que se quedan muy cortos en su alcance.

Para ir respondiendo a la pregunta del principio vamos a empezar por definir ambos términos.

En OpenPyme definimos a la Transformación Digital como:

“La reorientación de toda la organización hacia un modelo eficaz de relación digital en cada uno de los puntos de contacto de la experiencia del cliente”.

Estos puntos de contacto van desde los consumidores que llegan a comprar los productos y/o servicios de una empresa, hasta los clientes internos, es decir, los trabajadores, para que realmente puedan realizar sus actividades de forma eficiente y de esta forma dar un mejor servicio a los consumidores, es un circulo virtuoso.

Un sistema ERP es:

Una plataforma tecnológica para la planificación y gestión de los recursos empresariales de una organización, que integra todas las áreas de una organización para mantener la comunicación y el acceso a toda la información actualizada en el momento en que lo necesiten.

Entonces la implementación de un sistema ERP es una parte de un proyecto de Transformación Digital que busca mejorar la experiencia del cliente y que forma parte de las herramientas para cumplir los objetivos de crecimiento de la organización.

La Transformación Digital no se limita a la tecnología, el punto medular de la Transformación Digital es el sistema empresarial, que esta conformado por: personas, procesos, proveedores y al último la tecnología.

Para que la transformación de una empresa sea realmente exitosa el cambio debe empezar por el director general.

Es la oportunidad perfecta para que el director general vuelva a una hoja en blanco para imaginar el lugar ideal al que se quiere llevar a la empresa, los objetivos y metas estratégicas a futuro, y como asegurar se de que realmente se cumplan.

Por otro lado, cuando hablamos del sistema empresarial, son las personas y los procesos los protagonistas más importantes.

Las personas porque son precisamente ellas las que deben lleva a cabo los cambios. Cambiar la forma en la que normalmente se hacen las cosas no es una tarea sencilla, la resistencia al cambio es una de las razones que llevan a fracasar cualquier proyecto de transformación. Es necesario hacer a las personas participes de estos cambios y acompañarlas durante todo el proceso para que se sientan cómodas y seguras en sus actividades diarias.

La evaluación de procesos es la clave para lograr la optimización. Peter Drucker decía: “No hay nada más inútil como hacer más eficiente algo que no debería de hacerse desde un principio”.

Antes de pensar en la automatización y eficiencia es necesario evaluar si lo que se esta haciendo y como se esta haciendo realmente aporta un valor a la organización.

Una de las razones que llevan a fracasar un proyecto de Transformación Digital es que las empresas solamente buscan una forma más rápida de realizar lo que actualmente hacen.

Si bien la disminución del tiempo en realizar las tareas cotidianas es un objetivo valido, no se deben esperar obtener beneficios significativos o que tengan efecto en el crecimiento y competitividad de la organización.

La Transformación Digital no es un intento de mejorar las formas de trabajo actuales, sino un proyecto para transformar la empresa y la forma en que funciona, es un cambio radical y las empresas deben ser honestas consigo mismas sobre realmente lo que quieren lograr.

La clave no esta en decidir si aportar por la Transformación Digital o la implementación ERP, si no en el objetivo estratégico de la organización y a donde se visualiza en el futuro, la transformación es una parte importante de la ecuación para lograr esta meta.