Cuando una pequeña y mediana empresa busca un sistema ERP que sustituya la plataforma tecnológica que les ayuda a gestionar sus actividades, pueden llegar a pensar que el problema es el software que se utiliza ya que sus alcances son ineficientes y no hay forma de que sirvan de punto de despegue para que la organización siga creciendo.
Sin embargo, independientemente de si el software es o no escalable, en muchas ocasiones si se escarba más a fondo se puede descubrir que la raíz de gran parte de la problemática radica en el hecho de que los procesos que se realizan en la pequeña y mediana empresa no están definidos.
Cuando una micro empresa pasa a entrar dentro de la clasificación de las pequeñas y medianas empresas muchas veces crecen con la misma estructura de trabajo que se venia manejando, sin que haya una adecuada definición de cuales son las actividades y roles que les corresponden a los diversos puestos de trabajo.
Más allá de las consecuencias que estas situaciones puedan traer a largo plazo para las organizaciones, una de las áreas donde esta falta de una clara definición de las operaciones es en lo referente a los datos maestros.
Y es que en muchas ocasiones no se cuenta con una clasificación eficiente de la información que se maneja en los sistemas de gestión empresarial, estos valores, mejor conocidos como datos maestros, se refieren a los productos, clientes, proveedores, etc.
Contar con una clasificación adecuada va a permitir realizar sobre la misma, en el momento en que se requiera, análisis para determinar cual es el estado del mercado al que se dirige la organización, cual es alcance de los productos y/o servicios ofrecidos y el rendimiento que se esta obteniendo de las actividades de venta y marketing, etc.
Muchas veces cuando hablo con algún cliente les hacemos la referencia de que en esta situación es similar contar con un gran número y variedad de lapices de colores que se ponen en una gran bolsa, todos juntos. Cuando se quiere conocer, por ejemplo, cuantos lapices de color azul tenemos va a ser necesario vaciar la bolsa e ir clasificando y escogiendo los que son del color deseado para posteriormente contarlos, si tenemos más de 500 lapices en la bolsa, ya podrás imaginar el tiempo que se va a necesitar para hacer esta separación. Sería más fácil que desde un principio fuéramos depositando todos los lapices azules en una bolsa, los rojos en otra, etc.
Lo mismo pasa con los sistemas de gestión empresarial; por más que le introduzcamos información, si los datos no se han ido clasificando desde un inicio va a tomar muchas horas, por no decir días, generar cualquier análisis.
Y si a esta falta de división previa de la información le sumamos el hecho que describía arriba de que muchas veces las pequeñas y medianas empresas no tienen roles y responsabilidades delimitados se puede presentar la situación de que la carga de datos maestros la realiza cualquier persona en el momento en que lo necesite.
Y puede ser que no siempre sea porque no esta capturada la información, puede ser simplemente porque no la busco, y resultar que ya estaba cargado y llegar al caso de tener el mismo artículo cargado más de 50 veces con diferentes nombres.
Si a esto se suma que la persona de almacén, puede que no conozca nada de contabilidad y por lo tanto no tenga idea de cuales son las cuentas donde deben irse asentando las entradas de productos, se tiene un escenario bastante grave para confiar verdaderamente en la información contable que presenta el sistema.
Lo que va a llevar al área contable a pasar horas verificando la información y se acaba con situaciones donde ningún miembro de la organización ve la plataforma tecnológica verdaderamente como una herramienta de negocios, si no, más bien como un estorbo a sus actividades.
Y es aquí donde verdaderamente se ve al importancia de contar dentro de la organización con un encargado de hacer la carga y gestión de los datos maestros del sistema, y asegurarse de que no se dupliquen, que estén afectando las cuentas contables correspondientes, etc.
Independientemente de que tan potente sea o no la herramienta tecnológica con la que se este trabajando dentro de una empresa, o que se este pensando introducir, si no se cuidan los pequeños detalles y se empieza asegurando un encargado de la información vital de la organización no importará ni la inversión ni el alcance de la herramienta, no se van a obtener los resultados esperados.
En OpenPyme una de nuestras prioridades es asegurar que las pequeñas y medianas empresas cuenten con las herramienta que les ayuden a alcanzar el éxito en el cumplimiento de sus objetivos empresariales. Contamos con talleres de negocios que te ayudarán a hacer de esto una realidad, si quieres conocer más sobre los mismos contactanos y con gusto te orientemos.