En estos momentos estás buscando implementar un sistema ERP porque sabes que la eficiencia y rentabilidad de tu empresa dependen de que tengas los datos correctos, en el momento y en el lugares correctos.
Y necesitas un ERP para facilitarte la obtención de estos datos y no depender de la intervención humana.
Mi consejo del día es un plan de trabajo detallado para que puedas adoptar el nuevo sistema rápidamente:
- Semana 1: En esta semana debes llevar a cabo la instalación y la identificación de los datos maestros que se alimentarán en el nuevo sistema:
- Usuarios y permisos. Utiliza el organigrama y los perfiles de puesto para obtener esta información.
- Plan de cuentas contable y secuencias de identificación de documentos. Para evitar discusiones inútiles utiliza las configuraciones que vienen por defecto en el nuevo sistema.
- Datos maestros de clientes, proveedores, productos y listas de materiales. Aprovecha para hacer una depuración y asegurarte de que no cargas datos duplicados u obsoletos al nuevo sistema.
- Semanas 2 y 3: Pruebas y entrenamiento
- Migración de datos maestros. Es tu responsabilidad verificar que los datos cargados en el nuevo sistema estén correctos.
- Personalización de documentos. Los únicos documentos que vale la pena personalizar son aquellos que entregas a los clientes. En los demás, con que aparezca tu logo es suficiente.
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- Pruebas de aceptación. En una base de datos o instancia de pruebas pon a tus usuarios a realizar ejercicios de cada operación. Se necesita un mínimo de 20 transacciones para que empiecen a sentirse cómodos con el flujo del proceso en el nuevo sistema.
- Semana 3: Definición de la fecha de corte
- La fecha de corte es a partir de la cual se van a estar capturando los datos de producción en el nuevo sistema. No debe pasar mucho tiempo entre esta fecha y el entrenamiento de los usuarios.
- Saldos de apertura. Se refiere a la cantidad de productos en inventario y el balance en las cuentas contables. Después de cargarlo debes verificar que los datos sean los correctos.
- Semana 4: Comprobación y puesta en producción
- Puesta en operación. A partir de la fecha de corte todas las operaciones se deben realizar en el nuevo sistema y diariamente se deben verificar todos los reportes de control.
- Ejecución paralela. Para garantizar la precisión de los datos se puede comparar el resultado del nuevo sistema contra el anterior. En caso de discrepancias deben corregirse inmediatamente.
- Dejar de usar el sistema anterior una vez que se han validado todos los datos. Este es el paso más importante para permitir que los usuarios se dediquen al nuevo sistema.
Para lograr cumplir con este acelerado programa necesitas involucrarte personalmente durante estas cuatro semanas para realizar un seguimiento diario del avance del proyecto.
Además, deberás comunicar a tu personal la importancia de ajustarse al calendario y proporcionarles un mínimo de 4 horas al día para trabajar en el proyecto.
¿Te ha gustado mi consejo del día?
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Agustín “Pisando el acelerador” Cruz Lozano