Si estás intentando implementar un sistema ERP sabrás que uno de los mayores retos a vencer es la resistencia de tus empleados a cambiar su forma de trabajo.
Implementar un ERP es una tarea difícil y estresante pero importante. La mejor forma de reducir el cuestionamiento natural de porque se tomó esta decisión es mantener informados a tus colaboradores.
Mantener el proyecto en secreto afecta de forma negativa las actitudes de tu personal, y les genera sentimientos de ansiedad y frustración al no poder comunicar de forma efectiva sus necesidades.
Para evitar que crezca esa sensación de estar fuera de contacto, aumentar el grado de confianza y la satisfacción general de toda tu empresa debes establecer un plan de comunicación del proyecto.
Este plan se utilizará durante todo el proceso de implementación y hasta la etapa posterior a la puesta en marcha del sistema.
Para lograr que el plan sea efectivo toma en cuenta los siguientes puntos:
- Identifica las diversas audiencias de empleados en tu empresa y las necesidades específicas de comunicación de cada una de ellas. Es importante adaptar el mensaje a sus necesidades específicas debido a que diferentes grupos de personas en diferentes sitios o departamentos pueden no tener el mismo nivel de información a su alcance.
- Designa a una persona o grupo específico para que esté a cargo de la comunicación con el resto de la organización. Esto ayudará a reducir la confusión haciendo que toda la comunicación provenga de una fuente centralizada.
- Define el método por el cual se realizará la comunicación y envía mensajes de manera constante y consistente. Los métodos de comunicación pueden ser: correo electrónico, reuniones públicas, foros de preguntas y respuestas, actualizaciones en video, etc.
- Crea agentes de cambio que actúen como enlaces entre los líderes del proyecto y el resto de la compañía. Ellos responderán de forma natural a las preguntas e inquietudes de sus compañeros en su área de influencia.
Además, para que la comunicación sea efectiva debes continuar promocionando el proyecto entre tus colaboradores a lo largo de la implementación.
- Creando una imagen clara de cómo la iniciativa va a beneficiar a tus empleados de forma que puedas despertar en ellos el entusiasmo por los beneficios del nuevo sistema.
- Explicando por qué es necesario el cambio y qué sucederá si la empresa no cambia. Esto te permitirá crear un sentido de urgencia que comunique y justifique la iniciativa.
- Promoviendo y celebrando los hitos y logros del proyecto. Explicando de manera completa y honesta cuando debas ajustarlos.
¿Qué te parece? ¿A que ahora te resulta más fácil abordar la creación de un plan de comunicación?
Pon este plan en marcha y empieza a implementar un sistema que te permita conocer la utilidad real de cada unidad de negocio, disminuir costos de operación, mejorar el servicio al cliente y aumentar tus ventas.
Y si quieres que te ayude a implementar tu sistema ERP.