Iniciar o tener una pequeña o mediana empresa no es una tarea sencilla. Hay muchas variables que considerar y diferentes áreas en donde centrar la atención.

A menos que se trate de una empresa de servicios, una de las áreas donde se debe de tener un especial cuidado es en el manejo del inventario, ya sea que se trate de materias primas o productos terminados.

Cuando una empresa, sobre todo si es pequeña, esta iniciando, es sencillo mantener el seguimiento de sos productos mediante hojas de calculo, y utilizando un espacio reducido dentro de las mismas oficinas.

Sin embargo, a medida que la empresa va dando a conocer su producto y van llegando a más clientes el pequeño espacio inicial donde se almacenan los productos puede llegar a ser insuficiente; y hacer el seguimiento y registro de todos lo artículos puede ser un trabajo que requiere de una gran cantidad de tiempo.

Hay empresas que debido a la carga de trabajo y el tiempo que esta actividad necesita, dejan de llevar un registro actualizado, e incluso pasado un tiempo encontrarse con que los artículos desaparecen de forma misteriosa y no tienen la certeza de que sucede con ellos.

Para una empresa que depende de la venta de sus productos, para generar ganancias y poder tener recursos para seguir funcionando, tener el seguimiento de su inventario es de vital importancia, sobre todo si se trata de una pequeña empresa, tener algún tipo de perdida puede representar un fuerte golpe para su flujo de efectivo.

Cuando el capital disponible para resurtir los artículos del inventario es limitado, y el espacio del que se dispone para almacenarlos también es también reducido, las pequeñas empresas deben encontrar técnicas creativas para mantener el control de sus productos.

A continuación voy a en listar 5 técnicas que pueden ayudar a las pequeñas empresas a tener una administración de su inventario más eficiente.

Mantener cerca los artículos más vendidos.

Si se preguntará a las empresas, sobre todo a las pequeñas empresas, la mayoría estará de acuerdo en l regla 80/20. Lo que es igual a que el 80 % de las ventas mensuales vienen del 20 % de los productos que se tienen a la venta.

Esto significa que se tiene un pequeño porcentaje de productos que son los que se venden más y que son los responsables de generar las mayores ganancias para la organización.

Es importante que la empresa determine cuales son estos productos y que los almacene en la parte principal del área designada como bodega o cerca de la entrada. Incluso pueden tener un pequeño stock de artículos a la mano cercano al área de ventas para agilizar la atención al cliente.

De esta forma y priorizando cada producto de acuerdo a su importancia o frecuencia de ventas es posible mantener un inventario ordenado y acceder a él con rapidez.

No dejar las cosas para más tarde.

No se es posible realizar un trabajo eficiente si el área donde se trabaja esta desordenada. Cuando la carga de trabajo crece es muy común que se dejen cosas que no se ven tan importantes para que se realizaran en otro momento.

Ubicar los productos recién recibidos en su lugar correspondiente puede ser una de las actividades que se deje para después. Sin embargo, con más de una vez que se dejen fuera de lugar, será más difícil que haya tiempo para acomodarlos, porque la cantidad será cada vez mayor.

Estos productos mal acomodados van a traer consigo desorden, porque cada vez que alguien necesite algo va a tener que moverlos para buscar el producto deseado.

Este desorden a la larga va a afectar la productividad y eficiencia de las personas que laboran en la organización, incluso si no tienen actividades relacionadas con esa área. El desorden y la falta de organización se transmiten y contagian rápidamente.

Lo ideal es, una vez recibido el producto llevarlo a su área correspondiente y acomodarlo como es debido. Aunque puede parecer que se emplean minutos valiosos en actividades poco importantes, este tiempo invertido no se compara con el que se perdería a la larga si se tiene una oficina con poco orden.

Apoyarse en herramientas tecnológicas

Como mencioné al inicio de este artículo mientras aumenta el volumen de las actividades en una pequeña empresa se hace cada vez más complicado llevar el control de forma manual o utilizando hojas de calculo por el tiempo que implica mantener los informes actualizados.

Muchas pequeñas empresas consideran antes de plantearse hacer uso de una herramienta tecnológicas, deben de tener una gran volumen de ventas y sobre todo deben haber realizado el salto para convertirse en medianas empresas.

Sin embargo, introducir una herramienta cuando ya se tiene un gran volumen de operaciones también implica emplear una gran cantidad de tiempo en su implementación: captura de datos maestros, ajustar la plataforma a las necesidades y objetivos particulares de la empresa, etc.

Mientras más complicados sean los procesos de una empresa más complicada será el proceso de implementación.

La ventaja que tienen las pequeñas empresas es que al no tener un volumen y una gran cantidad de información la introducción de una herramienta tecnológica será un proceso mucho más rápido y estarán mucho mejor preparadas para crecer y que este crecimiento sea mucho más ordenado.

Por otro lado, el hecho de contar con una herramienta tecnológica va a proporcionar a las pequeñas empresas una gran cantidad de beneficios:

• Un control actualizado y en tiempo real de sus productos en inventario.
• Una fuente de consulta sobre donde se encuentran localizados los productos.
• Alarmas para cuando es necesario comprar más productos.
• Precio de coste de los productos.
• Etcétera.

De forma adicional muchas herramientas ofrece beneficios adicionales que pueden ser de gran utilidad para agilizar las actividades de las pequeñas empresas.

• Integración con un lector del código de barras de los productos.
• Impresión de códigos de barras.
• Seguimiento de números de serie.
• Seguimiento de fechas de caducidad.
• Impresión de etiquetas personalizadas.
• Manejo independiente de almacenes.
• Etcétera.

El manejo del inventario es un punto sensible dentro de las empresas, ya que es la materia prima de una organización. En particular para las pequeñas empresas que tienen recursos y espacios limitados hacer una adecuada gestión de sus productos puede ser la clave entre escalar hacia un crecimiento sostenible o no.

Es muy útil poner en practica buenos hábitos cuando una empresa comienza para que crezca sobre bases firmes. Sin embargo, nunca es demasiado tarde para mejorar una estrategia de gestión que se ha quedado obsoleta o que no esta dando los resultados esperados.

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